Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста

Основание Управления:

1. Управление дано ОТЦОМ НЕБЕСНЫМ и передано через Нину Богданову 6 января 2011.

Основание к Активизации Управления:

Божественные Слова Управления: «Дети Мои, это Управление делать как можно чаще».

ВАРИАНТ 4

 

1. Дайте определение термина «бланк документа».

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ОАО «Русьимпорт» Вх. № 354 12.06.2011

 

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) ген.директор л.п. Краснов В.С.

б) о приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2011

в) Согласовано 12.04.05 ст.менеджер л.п. Круглов В.А.

 

Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архитекторов во главе с Марковым А.С.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапарка; срок окончания – 30.04.2005 (отв. – ст.мастер Т.Д.Сибирев)

Текст 2

08 октября 2011 года была проведена экспертиза качества поставленной продукции. В результате работы комиссии было установлено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2011 года.

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – отправка адресату;

б) письмо, телефонограмма, доверенность, постановление, протокол, акт.

 

6. Исходя из предложенной ситуации, определите соответствующий вид документа:

а) заседание кафедры;

б) сообщение о направлении каких-либо документов, материальных ценностей;

в) документ, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

 

Вставить ключевое слово в каком-либо понятии.

а) К документам … относятся: заявление; приказы по личному составу, трудовые книжки; личные карточки; личные дела.

б) Служебные письма, как правило, оформляются … экземплярах.

в) Сформированное дело должно содержать … листов.

8. Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: отметка об исполнителе, дата документа, резолюция, гриф утверждения документа.

Наименование реквизита

Виды документов, в которых оформляется реквизит

Расположение реквизита

Пример оформления реквизита

ВАРИАНТ 4

 

1. Дайте определение термина «бланк документа».

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: А4 и А5 допускается также использование бумаги форматов A3 и А6. Форматы бумаги имеют следующие размеры (в мм):

A3-297x420; А5-248x210;

А4-210x297; А6-105x148.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм):

левое — не менее 20; верхнее — не менее 15;

правое — не менее 10; нижнее — не менее 20.

Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением Государственного герба, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования (города, сельского населенного пункта). Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица установлены следующие виды бланков:

· общий бланк;

· бланк письма;

· бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06.

В бланке письма используются следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04,06,07.

Бланк конкретного вида документа включает в себя реквизиты: 01,

02,03,05,06,08,12.

Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо и др.), могут изготавливаться бланки с унифицированным текстом.

Кроме перечисленных реквизитов на бланке могут быть отмечены (уголками, черточками) места для размещения следующих реквизитов: 09, 10, 11, 14, 15, 16, 17, 18, 19. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов. При продольном расположении реквизиты бланка размещаются вдоль верхнего поля документа, при угловом концентрируются в верхнем левом углу документа; при этом реквизиты 06, 07, 08,12 и ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 размещают одним из двух способов:

· центрованным (начало и конец строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

· фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Вариант бланка с угловым расположением более экономичен и удобен с точки зрения использования рабочей площади документа.

В соответствии с действующим законодательством бланки документов могут изготавливаться на двух языках — русском и национальном (если на территории, на которой расположена организация, в качестве второго государственного языка используется национальный.

Если бланк организации составлен на русском и национальном языках, то слева угловым способом печатаются реквизиты на национальном языке, а справа — те же реквизиты организации — автора документа на русском языке.

При составлении бланка организации на русском и иностранном языках используется продольный способ расположения реквизитов и сначала печатается реквизит на русском языке, а под ним — на иностранном.

Угловое расположение реквизитов на бланке

Если документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Л/то/размеров 12, 13,14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами — 1,5-3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы

нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополни

тельных значков. Номер страницы проставляется в середине верх

него поля.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки документов с изображением Государственного герба, гербов субъектов Российской Федерации и гербов муниципальных образований являются полиграфической продукцией и подлежат учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления данного вида полиграфической продукции на высоком качественном уровне. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам организаций, которые ведут учет изготовленных бланков — на карточках или в журналах отдельно по каждому виду бланков. Учитывается количество изготовленных бланков, количество бланков, выданных сотрудникам для работы, количество испорченных бланков.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков осуществляет служба делопроизводства организации.

 

2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ОАО «Русьимпорт» Вх. № 354 12.06.2011

 

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Данный реквизит имеет номер 29, и называется «Отметка о поступлении документа в организацию». Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию" приведена ниже. (Рис. 1)

Рис. 1.
Расположение реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию";
20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа

 

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) ген.директор л.п. Краснов В.С.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

а) В состав реквизита "Подпись";(реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Словосочетание «Личная подпись» ставится под чертой и полностью.

б) о приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2011

Заголовок официального документа - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные и коммерческие данные _____________ № ___________ На № ________ от __________

 

«О приглашении на выставку
новых технологий»

в) Согласовано 12.04.05 ст.менеджер л.п. Круглов В.А.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

СОГЛАСОВАНО

старший менеджер
ЗАО "Термика"
Личная подпись В.А. Круглов

12.04.2005 г.

 

Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архитекторов во главе с Марковым А.С.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапарка; срок окончания – 30.04.2005 (отв. – ст.мастер Т.Д.Сибирев)

 

Распорядительный документ: Распоряжение. ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

 

Текст 2

08 октября 2011 года была проведена экспертиза качества поставленной продукции. В результате работы комиссии было установлено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2011 года.

Информационно-справочный документ.

 

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – отправка адресату;

б) письмо, телефонограмма, доверенность, постановление, протокол, акт.

а), т.к. это этапы обработки входящего документа.

6. Исходя из предложенной ситуации, определите соответствующий вид документа:

а) заседание кафедры; - ПРОТОКОЛ заседания кафедры

б) сообщение о направлении каких-либо документов, материальных ценностей; - Сопроводительное письмо;

в) документ, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией - ПРИКАЗ