Правила составления и оформления документов

Правила составления и оформления документов

1.3.1. Бланки документов

Правильно составленный и хорошо оформленный документ, на­печатанный разборчивым шрифтом на соответствующей бумаге и содержащий полный набор сведении об организации, создает благо­приятные условия для работы и способствует уважительному отно­шению со стороны партнера. Высококачественному оформлению документа служит использование бланков документов, которые стро­ятся на основе формуляра-образца, с учетом межстрочных интерва­лов.

Бланки имеют установленный комплекс реквизитов и определен­ный порядок их расположения в соответствии с государственным стандартом.

В настоящее время большинство организационно-распорядитель­ных документов оформляется на бланках как в государственных, так и коммерческих организациях. Бланки предприятия изготавливают­ся типографским способом или с помощью компьютера.

При использовании ЭВМ бланк может быть введен в память ма­шины, а при распечатке документа — автоматически выведен. Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, име­ющие в качестве реквизита «Государственный герб Российской Фе­дерации» или «Герб субъекта Российской Федерации». Эти бланки являются полиграфической продукцией строгой отчетности. Их изготовление осуществляется по заявкам организаций, которым предо­ставлено право пользования этими бланками.

Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210 х 297 мм) и А5(148 х 210 мм). Допускается, также изготавливать бланки на бумаге форматов АЗ (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). Бланки формата АЗ могут применяться для оформления докумен­тов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таб­лицы или специального трафарета. Применение формата А6 допус­кается при изготовлении особых видов должностных бланков для оформления резолюции (поручения). Бланки документов обязатель­но должны иметь поля следующих размеров: левое поле — не менее 20, правое — не менее 10 мм, верхнее — не менее 20 мм, нижнее - 10 мм.

В соответствии с ГОСТ Р6.30 — 97 установлены следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного

• общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

• бланк письма;

• бланк конкретного вида документа (кроме письма) (см. схемы (формат А4) расположения реквизитов и границы зон на угловом н продольном бланках, а также формуляр-образец доку­мента).

Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются только при условии наличия права подписи руководителя данного подразделения или конкретного должностного лица.

Общий бланк используется для всех видов организационно-рас­порядительных документов, кроме писем, и может иметь следующий набор реквизитов:

«Государственный герб Российской Федерации» — (01);

«Герб субъекта Российской Федерации» — (02);

«Эмблема организации или товарный знак» — (03);

«Код организации по ОКПО» — (04);

«Наименование организации» — (06).

Реквизиты 01, 02 и 03 помещают над серединой реквизита 06 (до­пускается расположение реквизита 06 на уровне реквизита 03). Кро­ме того, на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок, обозначенных черточками и уголками, для следующих рек­визитов:

«Код формы документа по ОКУД» — (05);

«Дата документа» — (09);

«Регистрационный номер документа» — (10);

«Заголовок к тексту» — (17);

«Отметка о контроле» — (18).

«Место составления или издания документа» — (12).

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

В бланке для письма помимо вышеуказанных реквизитов для об­щего бланка проставляют также реквизит «Код формы документа по ОКУД» — (05) и размещают ограничительные отметки для следую­щих реквизитов:

«Дата документа» — (09);

«Регистрационный номер документа» — (10);

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» — (11);

«Адресат» — (14);

«Заголовок к тексту» — (17);

«Отметка о контроле» — (18);

«Место составления или издания документа» — (12).

Бланки конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества документов дан­ного вида. В бланках должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается ниже реквизита «Наиме­нование организации». При разработке бланков конкретных доку­ментов в общий бланк дополнительно вносятся следующие реквизи­ты:

«Код формы документа по ОКУД» — (05);

«Наименование вида документа» — (08).

Бланки каждого вида могут иметь как продольное, так и угловое расположение реквизитов.

При продольном расположении реквизиты на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа.

Бланки с угловым расположением реквизитов являются наиболее удобными, поэтому применяются чаще. Особенно удобен угловой бланк для писем и факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. В правой верхней части листа могут проставляться и другие реквизиты: «Гриф утверждения документа» (в актах, инструкциях); «Резолюция руководителя» (на поступивших документах). Кроме того, угловое расположение реквизитов являет­ся более экономичным, поскольку оно экономит около 20% площади листа документа. Текст документов печатается через 1,5 межстроч­ных интервала. Расстояние между реквизитами составляет 1,5 — 3 интервала.

На бланках организаций субъектов Российской Федерации, име­ющих наряду с русским языком в качестве государственного также и национальный язык, реквизиты 06, 07, 12 печатают на двух языках (русском и национальном) на одном уровне продольного бланка. В случае применения углового бланка каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже — на русском языке.

 

1.3.2. Правила составления и оформления

организационных документов

К организационным документам относятся: устав, положение, до­говор, штатное расписание, должностная инструкция. Эти докумен­ты содержат правила и нормы, определяющие статус организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их пра­ва, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

Организационные документы проходят обязательную процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверж­даться вышестоящей организацией, руководителем данной органи­зации, руководителем структурного подразделения или распоряди­тельным документом (постановлением, решением, приказом или рас­поряжением). Датой организационного документа является дата его утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обя­зательный набор реквизитов: название организации или подразделе­ния (если документ утверждает руководитель подразделения), наиме­нование вида документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверж­дения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными лицами и подразделениями, а также с юристом.

Устав — документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельнос­ти. Структура устава и его содержание определяются разработчиком и включают следующие разделы:

1) общие положения (указываются задачи и цели организации);

2) организационное единство (перечисляются структурные подраз­деления и их взаимосвязи);

3) регламент деятельности (содержатся сведения о формах управ­ления, правах и обязанностях должностных лиц);

4) финансово-материальная база (указываются источники финан­совых ресурсов, порядок распоряжения средствами);

5) отчетная и ревизионная деятельность;

6) порядок ликвидации и ответственность за дела организации.

Кроме перечисленных в устав могут быть включены и другие раз­делы в соответствии со спецификой деятельности организации.

Общие уставы утверждаются высшими органами государствен­ной власти; уставы общественных организаций — съездами этих орга­низаций; уставы государственных предприятий и учреждений — вы­шестоящими органами (министерствами, ведомствами). Уставы час­тных предприятий утверждаются их коллективами и регистрируются вышестоящими административными органами (областными, краевы­ми, городскими, районными).

Формуляр-образец включает следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства;

наименование организации;

• наименование вида документа (устав);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа (город);

• гриф утверждения документа (для частного предприятия указы­вается, кем зарегистрировано);

• текст документа;

• подпись руководителя.

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер и заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение —документ, определяющий задачи, обязанности, пра­ва, ответственность и организацию работы учреждения, предприятия или его подразделения. Различают положения об организациях и по­ложения о структурных подразделениях. Текст положения об органи­зации включает следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

Раздел «Общие положения» содержит полное и сокращенное наи­менования организации; основание для ее создания (соответствую­щий правовой акт, его номер и дата); цели функционирования; кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.

В разделе «Функции» перечисляются виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которы­ми наделяется организация в лице ее руководителя (право на издание распорядительных и нормативных документов, на ведение перепис­ки, право представительствовать в соответствующих органах и др.), и возложенные на него обязанности.

В разделе «Руководство» указывается, кто осуществляет руковод­ство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобож­дается от должности руководитель.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» содержит сведения о том, кто осуществляет проверки и ревизии финансово-хо­зяйственной деятельности, об их периодичности и сроках; порядке представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» указывается порядок реорганизации и ликвидации организации, кем она осуществляется.

Положение об организации утверждается вышестоящей органи­зацией.

 

Текст положения о подразделении включает следующие разделы.

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения.

В разделе «общие положения» указываются: полное наименова­ние подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение; чем оно ру­ководствуется в своей деятельности; кем возглавляется и кому подчи­няется; порядок назначения и освобождения от должности руководи­теля подразделения; наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные направле­ния деятельности подразделения.

В разделе «Функции» указываются виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя, и возложенные на него обязанности.

В разделе «Ответственность» устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости — и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае не выполнения им своих обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие; какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность к сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возни­кающие разногласия.

Положение оформляется на общем бланке организации. Положение о структурном подразделении подписывает его руко­водитель, вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение, и разработчик; положение согласовывается с юриди­ческим отделом.

Положение учреждения утверждается вышестоящей организацией. Формуляр-образец положения состоит из следующих реквизитов:

• наименование ведомства;

• наименование организации;

наименование структурного подразделения:

• гриф утверждения документа;

• наименование вида документа (положение);

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место составления или издания документа (город);

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа.

Договор (контракт) — документ, представляющий собой соглаше­ние сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений (характера сделки, условий и сроков поставки, транспортировки, оп­латы, гарантий и т.п.).

Договорные отношения могут быть установлены путем представ­ления одной из сторон проекта договора (контракта). Получив про­ект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, со­ставившей проект.

Составными частями договора (контракта) являются:

• заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на по­купку, контракт о техническом содействии и т.п.);

• дата, место составления, номер;

• наименование сторон (полное и сокращенное название фирм);

• предмет контракта;

• условия и сроки (поставки, перевода, хранения, упаковки, рек­ламы, реализации и т.п.);

• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

• порядок сдачи и приема выполненных работ;

• ответственность сторон (в том числе за невыполнениепринятыхобязательств);

• юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские рек­визиты, номера телефонов, факсов);

• подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшиф­ровок подписей и дат подписания документов);

• печати фирм-контрагентов.

Штатное расписание — документ, содержащий перечень должнос­тей сотрудников предприятия, учреждения, фирмы; сведения о коли­честве штатных единиц, должностных окладах, надбавках, месячном фонде заработной платы (в государственных учреждениях — с указа­нием разряда по единой тарифной сетке). Штатное расписание офор­мляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия и согласовывается с главным бухгалтером. Штатное расписание утверждается руководителем предприятия. В грифе утверждения указывается общая штатная численность предпри­ятия и месячный фонд заработной платы, на грифе утверждения ста­вится гербовая печать или печать организации. Текст штатного рас­писания составляется в табличной форме. В заголовке к тексту ука­зывается год, на который составляется штатное расписание.

Ответственность за подготовку штатного расписания несет ПФУ.

Должностная инструкция —документ, определяющий права, обя­занности, ответственность должностных лиц, их функции. Должнос­тная инструкция состоит из нескольких разделов.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, условия назначения на должность и освобождения от нее.

Раздел «Должностные обязанности» содержит перечень видов ра­бот, выполняемых сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, способствующие успешному выполнению работ.

Раздел «Ответственность» указывает, за что работник несет ответственность. Текст инструкции носит характер указаний с распоря­дительными словами: «должен», «не допускается» и т.п. и излагается от третьего лица.

Раздел «Взаимоотношения» содержит сведения о том, какую ин­формацию, в какие сроки и от кого получает работник, с кем совмес­тно готовит документы, в какие сроки представляет их, и другие воп­росы информационных взаимосвязей работника с другими подразде­лениями, организациями, сотрудниками.

Должностная инструкция разрабатывается руководителем струк­турного подразделения, отделом кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составите­лем и утверждается руководителем организации. Датой введения ин­струкции в действие является дата ее утверждения.

Инструкция по безопасности труда составляется отделами охра­ны труда и техники безопасности.

Формуляр-образец инструкции включает следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа (инструкция);

• дата документа:

регистрационный номер документа;

место составления или издания документа (город);

заголовок к тексту (в именительном падеже);

гриф утверждения документа;

текст документа;

подпись (автора);

гриф согласования документа;

визы согласования документа.