Формы деловой коммуникации в организации

К деловым коммуникациям относятся беседы, совещания, переговоры, конференции, разнообразные деловые встречи, обеспечивающие эффективность как внутренних, так и внешних взаимодействий.

Особенности каждой формы деловой коммуникации определяются следующими критериями: цель проведения; участники; регламент (как долго); средства реализации намерений; организация пространственной среды; ожидаемый результат.

Деловой разговор — самый распространенный ситуативный контактный метод. Цель — обмен информацией по конкретному вопросу. Ситуационный контакт состоит из следующих элементов: запрос, ответ, согласованные действия, ожидаемый результат.

Деловая беседа представляет собой своеобразную психологическую пьесу, включающую монологи и диалоги, определенный набор ролей, разыгрываемый в рамках конкретного времени. Основная цель деловой беседы — обмен информацией. В зависи­мости от предметного содержания различают деловые беседы сле­дующего содержания: найм и увольнение персонала, «поручение производственного задания», анализ и разрешение конфликтных ситуаций, внедрение новаций, трудовая и производственная дис­циплина, улучшение психологического климата в коллективе. Деловая беседа состоит из пяти фаз: начало беседы, передача ин­формации, аргументирование, опровержение доводов собеседни­ка, принятие решений.

Деловая беседа по телефону — самый быстрый деловой контакт, телефон является одним из самых эффективных средств экономии времени и одновременно самым распространенным «поглотителем» времени.

План беседы по телефону определяется количеством времени, отводимого на разговор, и состоит из следующих этапов: взаимное представление; введение собеседника в проблему; обсуждение проблемы, ситуации; заключительное резюме.

Деловое совещание — это общепринятая форма делового общения по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллек­тивного осмысления и решения.

Типы совещаний можно классифицировать в зависимости от уп­равленческих функций: совещания по планированию, по мотивации труда, по внутрифирменной организации, по контролю за деятельностью работников, специфические для организации совещания.

При подготовке совещания необходимо определить: цель сове­щания — описание ожидаемого результата, нужного решения, жела­тельного итога; предмет обсуждения — тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно сформулированной и пред­ставляющей интерес для участников совещания.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и результаты.

Пресс-конференция— мероприятие, направленное на информационную и рекламную поддержку имиджа организации. Этот вид деловых контактов во многом обеспечивает эффективность взаимодействия с внешней средой.

Деловые переговоры— специфический вид деловой коммуни­кации, имеющий свои правила и закономерности, использующий совместный анализ проблем. Деловые переговоры — инструмент как внутренних, так и внешних коммуникаций.

Выделяют два подхода к переговорам: конфронтационный и партнерский.

Конфронтационный подход — это про­тивостояние сторон, своеобразное поле битвы, т.е. каждая из сто­рон уверена, что целью переговоров является победа, а отказ от полной победы означает поражение.

Партнерский подход реализуется на основе совместного с партнером анализа проблем и поиска взаимоприемлемого реше­ния, при котором в выигрыше оказываются оба участника.

Цель переговоров может состоять в налаживании связей, приня­тии решений, заключении различных договоров, координации со­вместных условий, согласовании мероприятий. Стратегическая цель переговоров — найти взаимоприемлемое решение, избегая крайней формы появления конфликта.