Перемещение по рабочему листуВвод данных. Понятие о строке формул. Основные приемы работы с таблицами. 32. Данные в ячейках таблицы могут относиться к одному из следующих типов: текст, числа, даты, формулы и функции. Текст – последовательность букв, иногда цифр или некоторых специальных символов. Числа могут включать цифры и различные символы: знак процента, знак мантиссы, круглые скобки, денежные обозначения, разделители и др. Например: 5; 3,14. Дата и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа и выравниваются по правому краю. Формулой в электронной таблице называют алгебраические и логические выражения. Формулы всегда начинаются со знака равенства (=) и вводятся в латинском регистре. Например: =А5*2/В1 Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов. Функции могут вводиться в таблицу в составе формул либо отдельно. Например, функция суммирования имеет вид =СУММ(А1:А2) Аргументами функции могут быть: числа; ссылки на ячейки и диапазоны ячеек; имена; текст; другие функции; логические значения и др. 33. Вкладка "Выравнивание" окна диалога "Формат ячеек" контролирует расположение текста и чисел в ячейках. Эту вкладку можно также использовать для создания многострочных надписей, повторения ряда символов в одной или нескольких ячейках, изменения ориентации текста. Область "Ориентация" позволяет размещать содержимое ячеек вертикально сверху вниз или наклонно под углом до 90 градусов по часовой или против часовой стрелки. Excel автоматически настраивает высоту строки при вертикальной ориентации в том случае, если вы сами ранее или впоследствии не установите высоту строки вручную.
34. Ссылки на ячейки можно вводить непосредственно в ячейки или путем выделения ячеек, что помогает избежать ошибок при вводе. Для автоматического заполнения смежных ячеек служит маркер заполнения, расположенный в правом нижнем углу рамки активной ячейки. На нем указатель мыши принимает вид крестика. С помощью маркера можно заполнить соседние ячейки одним и тем же числом или текстом, последовательностью чисел, дней недели, названиями месяцев и формулами.
35. Относительные ссылки. Относительная ссылка в формуле, например A1, основана на относительной позиции ячейки, содержащей формулу, и ячейку, на которую указывает ссылка. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, изменяется и ссылка. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов ссылка автоматически корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки. Например, при копировании относительной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она автоматически изменяется с =A1 на =A2. Скопированная формула с относительной ссылкой Абсолютные ссылки. Абсолютная ссылка ячейки в формуле, например $A$1, всегда ссылается на ячейку, расположенную в определенном месте. При изменении позиции ячейки, содержащей формулу, абсолютная ссылка не изменяется. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов абсолютная ссылка не корректируется. По умолчанию в новых формулах используются относительные ссылки, и для использования абсолютных ссылок надо выбрать соответствующий параметр. Например, при копировании абсолютной ссылки из ячейки B2 в ячейку B3, она остается прежней =$A$1.
36. Использование функций в формулах происходит по совершенно одинаковым правилам: - Каждая функция имеет свое неповторимое (уникальное) имя; - При обращении к функции после ее имени в круглых скобках указывается список аргументов, разделенных точкой с запятой; - Ввод функции в ячейку надо начинать со знака «=», а затем указать ее имя.
37. Можно вводить функции в рабочем листе прямо с клавиатуры или с помощью команды "Функция" меню "Вставка". При вводе функции с клавиатуры лучше использовать строчные буквы. Когда ввод функции закончен, Excel изменит буквы в имени функции на прописные, если оно было введено правильно. Если буквы не изменяются, значит, имя функции введено неверно.
38. Базой данных называется совокупность связанных данных конкретной предметной области. Базы данных используются: Для ведения торговых операций, т.к. необходимы инфо о ценах на товары, о поставщиках, об объемах продаж, о способах и длительности хранения. Хранение и обработка инфо при современных масштабах требует систематизации и она необходима во всех сферах жизни человека. Для управления процессом обработки данных применяются программные средства, которые позволяют вносить новые данные, корректировать и т.д. Такие программы называются СУБД (система управления базами данных). История баз данных в узком аспекте рассматривает базы данных в традиционном (современном) понимании. Эта история начинается с 1955 года, когда появилось программируемое оборудование обработки записей. Программное обеспечение этого времени поддерживало модель обработки записей на основе файлов. Для хранения данных использовались перфокарты. Предметная область - это целенаправленная первичная трансформация картины внешнего мира в некоторую умозрительную картину, определенная часть которой фиксируется в ИС в качестве алгоритмической модели фрагмента действительности.
39. Эти требования следующие: 1) целостность базы данных – требование полноты и непротиворечивости данных; 2) многократное использование данных; 3) быстрый поиск и получение информации по запросам пользователей; 4) простота обновления данных; 5) уменьшение излишней избыточности данных; 6) защита данных от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения. Це́лостность ба́зы да́нных — соответствие имеющейся в базе данных информации её внутренней логике, структуре и всем явно заданным правилам.
40. Модель данных – это способ структурирования данных, которые рассматриваются как некоторая абстракция в отрыве от предметной области. Иерархическая модель данных представляет собой совокупность элементов, расположенных в порядке их подчинения от общего к частному и образующих перевернутое дерево. Принцип работы модели – несколько узлов более узкого уровня соединяются при помощи связи с одним узлом более высокого уровня. К основным недостаткам модели следует отнести затруднение поиска и сортировки данных, невозможность перехода по записям одного уровня (необходимо выйти на предыдущий уровень и войти в другую ветвь связей). Иерархические БД являются некоторой разновидностью сетевых баз данных, поскольку в них допустим только один вид связи – "владелец-подчиненный". В итоге связи получаются направленными строго "сверху вниз". 41. Сетевая модель базы данных похожа на иерархическую. Она имеет те же основные составляющие (узел, уровень, связь), однако в сетевой модели принята свободная связь между элементами разных уровней. Сетевые БД реализуют связи посредством отношений, т.е. в них одни данные связаны с другими, другие – с третьими и т.д.; возможны также множественные связи. В результате данные в базе связаны между собой подобно сети. 42. Реляционная модель (от латинского relatio – отношение) хранение данных построена на взаимоотношении составляющих ее частей. Примером может служить двухмерная таблица или совокупность взаимосвязанных таблиц. Реляционные БД реализуют связи между данными посредством ссылок (или реляций), т.е. одни данные хранят ссылки на другие данные. Такие базы данных имеют жесткую структуру и могут быть представлены в виде таблиц. Над этой моделью базы данных очень удобно производить следующие действия: сортировку данных, выборку данных по группам, поиск записей.
43. Проектирование структур данных – разработка представления абстрактных структур данных в памяти ЭВМ. Основные учитываемые факторы: - размерность структуры данных и степень ее «динамичности»; - вид хранимой информации каждого элемента данных; - связи элементов данных и вложенных структур; - время хранения данных структуры («время жизни»); - набор операций над элементами данных, вложенными структурами и структурами в целом. Принципиальные решения, принимаемые в процессе проектирования: 1) Использование внутренней или внешней памяти. 2) Способ распределения памяти. 3) Способ выделения памяти.
44. Информационно – логическая модель базы данных. Информационно – логическая модель базы данных отражает: - предметную область в виде совокупности информационных объектов и их структурных связей; - предметную область как структурированные объкты; - базу данных как информационный объект. Описание некоторой сущности в виде совокупности логически связанных реквизитов называют - информационным объектом - базой данных - информационно – логической моделью - предметной областью.
45. Создание связей между таблицами — последний этап проектирования системы таблиц. На этом этапе фактически регистрируются связи между первичными и внешними ключами, запланированные при конструировании таблиц. После этого можно приступать к разработке интерфейса будущего приложения (создание запросов, форм, отчетов, программ и т.д.). Существует две причины для создания связей между таблицами: поддержание ссылочной целостности и задание способа выборки данных из нескольких таблиц. Связь задает отношение между полями таблиц, имеющими одинаковые по смыслу значения, например, между первичным ключом одной таблицы и внешним ключом другой таблицы. Связи можно задать на уровне базы данных (в этом случае возможна поддержка ссылочной целостности данных) и на уровне запросов. Связи на уровне базы данных являются постоянными связями и являются актуальными при любых действиях, выполняемых с таблицами (например, запросы на обновление или удаление, макросы или программы на Visual Basic, модифицирующие данные связанных таблиц и т.д.). Связи на уровне запросов являются временными и актуальны только на момент выполнения запроса, в котором они заданы. В этом разделе мы будем рассматривать связи на уровне базы данных (постоянные связи), хотя некоторые аспекты справедливы также и для временных связей. Между таблицами можно установить связи одного из трех видов: один-ко-многим (one-to-many), многие-ко-многим (many-to-many) и один-к-одному (one-to-one).
46. Первичный ключ (ключевое поле) – поле (или совокупность полей), значения которого позволяют однозначно определить каждую запись. Кроме того, для повышения эффективности поиска требуемых данных можно использовать индексы. Индексы – это внутренняя таблица, имеющая два столбца: значения выражения, содержащего все поля, включенные в индекс, и местоположение каждой записи таблицы с данным значением индексного выражения. Таким образом, MS Access осуществляет поиск данных именно в индексе. Если же индекс отсутствует, то Access рассматривает все записи таблицы.
47. Связь типаодин-ко-многим - межтабличное отношение, при котором любая связь в первой таблице может связана с несколькими записями во второй, но в тоже время любая запись второй таблицы связана только с одной записью в первой (пример: один читатель может сделать много заказов, но любой заказ относится только к одному читателю). Если при этом связующее поле в одной из таблиц является ключевым, то такая таблица называется главной. Главная таблица – таблица, в которой связующее поле является ключевым, при связи двух таблиц с отношением один-ко-многим. Вторая таблица, участвующая в связи, называется подчиненной. Одна и та же таблица может выступать в одной связи как главная, а в другой – как подчиненная. Связь типа один-к-одному – межтабличное отношение, при которомлюбая запись в первой таблице связана только с одной записью во второй таблице и наоборот. Наличие между таблицами связей один-ко-многим и один-к-одному свидетельствует о хорошо спроектированной базе данных. Связь типа многие-ко-многим – межтабличное отношение, при котором каждой записи в первой таблице могут соответствовать несколько записей во второй таблице, и каждой записи во второй таблице – несколько записей в первой таблице. При наличии подобной связи лучше разбить ее на две связи типа один-ко-многим с помощью дополнительной таблицы.
48. Тип данных определяет значения, которые можно сохранять в этом поле. Тип данных для конкретного поля выбирается в зависимости от того, какая информация там будет располагаться. Допустимые типы данных, их назначение и размеры приведены в таблице.
49. Основные требования к готовой прикладной базе данных: - Безопасное хранение данных, подразумевающее защиту как от сбоев и погрешностей оператора, так и от несанкционированного доступа и переноса. - Возможности поиска, сортировки и отбора данных по заданным пользователем признакам. - Возможность «неквалифицированного» ввода информации в базу персоналом с минимальной компьютерной подготовкой. - Оформление и выдача печатных материалов, желательно с прямым подключением драйверов принтера для ускорения процесса печати. - При необходимости – конвертация данных из других форматов и прием информации в базу.
50. По модели данных: - Иерархические - Сетевые - Реляционные - Объектно-ориентированные - Объектно-реляционные По степени распределённости: - Локальные СУБД (все части локальной СУБД размещаются на одном компьютере) - Распределённые СУБД (части СУБД могут размещаться на двух и более компьютерах). На самом общем уровне все СУБД можно разделить на: - профессиональные (промышленные), которые представляют собой программную основу для разработки автоматизированных систем управления крупными экономическими объектами. На их базе создаются комплексы управления и обработки информации крупных предприятий, банков или даже целых отраслей. - персональные (настольные). Это программное обеспечение, ориентированное на решение задач локального пользователя или компактной группы пользователей и предназначенная для использования на персональном компьютере, это объясняет их второе название – настольные. В информатике считается, что термин «режим» определяется как определённый порядок работы или состояния компьютера или программы. Все современные СУБД имеют графический пользовательский интерфейс, через который возможна работа пользователя с СУБД в трех режимах: 1) Через меню системы. Он реализуется чаще всего в виде различных меню и диалоговых окон, с помощью которых пользователь постепенно уточняет, какие действия он хочет выполнить и какую информацию получить из БД. Для этого не надо знать языка СУБД. 2) Командный режим – интерактивный режим. Это способ реализации возможностей языка, т.е. непосредственное выполнение команд. Система выдаёт подсказку и ожидает ответа – ввод соответствующей команды. После ввода команды система осуществляет синтаксический контроль текста введённой команды и (при отсутствии ошибок) выполняет команду. Команда в процессе её выполнения может проводить собственный диалог с пользователем или выдавать конкретные сообщения. После выполнения текущей команды система постоянно выдаёт подсказку (приглашение) о готовности принять очередную команду. Этот режим требует определенной подготовки пользователя, но обеспечивает более быстрый доступ к ресурсам БД. 3) Программный режим. Обеспечивает организацию доступа к данным и управление ими из прикладных программ. Пользователь может писать программы на языке команд, который поддерживает СУБД, производить отладку и выполнение программ. Текст программы можно вводить с помощью встроенного текстового или любого другого редактора.
51. Основные возможности СУБД: - определение данных – можно определить, какая именно информация будет храниться в базе данных, задать структуру данных, их тип, а также указать, как эти данные связаны между собой; - обработка данных – можно выбирать любые характеристики объектов, фильтровать и сортировать данные, можно объединять данные с другой связанной с ними информацией и вычислять итоговые значения; - управление данными – можно указать, кому разрешено знакомиться с данными, изменять их или добавлять новую информацию, можно определить правила коллективного использования данных. Важным требованием к реляционным таблицам является отсутствие дублирования записей. При наличии дублирования результаты анализа данных могут быть противоречивы, не соответствовать действительности. В электронных таблицах, текстовых файлах данные могут быть выделены цветом, шрифтом, заполнением. Таким образом, придается различный смысл разным группам данных, даже если эти данные совпадают. В базах данных это невозможно и поэтому дублирование записей недопустимо.
52. Особенности: - высокая степень универсальности и продуманности интерфейса, который рассчитан на работу с пользователями самой различной квалификации. В частности, реализована система управления объектами базы данных, позволяющая гибко и оперативно переходить из режима конструирования в режим их непосредственной эксплуатации; - глубоко развитые возможности интеграции с другими программными продуктами, входящими в состав МS Office, а также с любыми программными продуктами, поддерживающими технологию OLE. - богатый набор визуальных средств разработки. Функ. возм. см. 51.
53. В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц.
54. Под модификацией структуры таблицы будем понимать удаление существующих полей из таблицы, добавление новых полей, изменение имени, типа, размера, формата данных поля. В Access модификация структуры таблицы осуществляется в режиме Конструктор. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню За-писи\Сортировка, Сортировка по возрастанию {Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД (такие, как Access) никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу. Фильтр — это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.
55. Запрос – этотребование на извлечение данных из таблиц базы, на выполнение вычислений над данными, на внесение изменений в базу данных. Запрос может служить источником данных для форм, отчетов и страниц доступа к данным. access позволяет создавать запросы трех типов: запросы на выборку, перекрестные запросы, запросы на внесение изменений в базу данных.
· включать в результирующую таблицу поля из одной или нескольких таблиц в нужном порядке; · выбирать записи, удовлетворяющие условиям отбора; · осуществлять вычисления над полями базы данных; · группировать записи и находить для групп записей или для всех записей итоговые значения по некоторым полям с помощью статистических функций: Sum – сумма значений поля, Avg – среднее значение поля, Max – максимальное из значений поля, Min – минимальное из значений поля, Count – число значений поля и др. Разновидностью запроса на выборку является запрос с параметрами – это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввести интересующие пользователя значения критерия отбора записей.
· запрос на удаление - удаляет группу записей из одной таблицы или нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, для которых задано каскадное удаление связанных записей; · запрос на обновление – служит для изменения значений полей таблицы; · запрос на добавление – производит добавление записей из одной таблицы в другую; · запрос на создание таблицы – создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц базы данных.
56. При вводе данных в таблицу пользователь видит ее столбцы и строки. Если его не устраивает представление данных в таблице, он может подготовить форму. В форме пользователь располагает данные на экране компьютера в порядке, который ему требуется для работы. Создав форму, он в дальнейшем может вводить, редактировать и просматривать данные в этой форме. Формы создаются по готовой таблице или запросу. В дальнейшем рассмотрим создание формы по таблице. При этом достаточно иметь только структуру таблицы без данных. В последствии данные могут быть введены при работе с конкретной формой. Подобно вариантам создания таблиц СУБД Access позволяет использовать основные способы создания формы: Создание формы в режиме мастера и Создание формы в режиме конструктора. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Форма предоставляет возможности для: - ввода и просмотра информации базы данных - изменения данных - печати - создания сообщений.
|
