Замечание. Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц

Иногда при удалении данных требуется удалить связанные с ними данные из других таблиц. Если при определении связи между таблицами был установлен флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records), то это удаление выполняется автоматически, в противном случае Access не позволит удалить данные в главной таблице, если для них существуют связанные записи в подчиненной таблице.

Контроль и проверка введенных данных

Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задать условие на значение. Кроме того, можно указать текст сообщения, которое должно появиться на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию. В Microsoft Access существует два типа условий на значение:

1. условия на значение поля;

2. условия на значения записи.

Очень важно, что оба типа условий вводятся в систему на уровне таблицы. Это означает, что проверка вводимых данных на соответствие этим условиям будет выполняться независимо от способа ввода данных, будь то прямое редактирование записей в режиме Таблицы, или импорт (копирование) из другой таблицы, или редактирование записи в форме (на странице доступа к данным). Это позволяет надежно защищать данные от ошибок ввода.

Условие на значение поля позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка введенного значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, на экран выводится сообщение, указанное пользователем, или стандартное сообщение, если пользователь не определил свое. Чтобы определить условие на значение поля, необходимо:

4. Открыть таблицу в режиме Конструктора.

5. В верхней части окна выбрать нужное поле.

6. Открыть на панели свойств поля вкладку Общие (General) и выбрать свойство Условие на значение (Validation Rule), а затем ввести необходимое условие. Задать условие на значение можно при помощи Построителя выражений (рис. 2.37), нажав на кнопку Построителя справа. Выражения, используемые в условиях, возвращают значения Истина (True), и в этом случае данные корректны, или Ложь (False) — данные некорректны. Одним из самых простых выражений, которое может встретиться в условии, является > 0, т. е. в поле могут вводиться только положительные числа. Для ввода более сложных выражений нужно знать правила построения выражений в Access. Эти правила, а также правила пользования Построителем выражений, подробно изложены в разд. "Создание выражений с помощью Построителя выражений" гл. 4.

7. Выбрать свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) и ввести сообщение, которое будет выводиться на экран, если данные не соответствуют заданному условию.

Если условие на значение накладывается на поле, которое уже содержит данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие к существующим данным.