Описание систем автоматизированного документооборота

«ДЕЛО», производитель: компания «Электронные офисные системы»

«ДЕЛО» – это система, позволяющяя автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации. Первая версия системы «ДЕЛО» была выпущена в 1996 году. Двенадцать субъектов Российской Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО». Сегодня система «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в Российской Федерации. Имеет такие компоненты системы как «ЭЦП и шифрование» и «Мастер паролей».

Реализовать электронный документооборот на практике помогают следующие возможности системы «ДЕЛО»:

Ÿ создание проектов электронных документов «во исполнение» резолюций или с целью разработки инициативных документов;

Ÿ автоматизированное проведение процессов согласования и утверждения проектов с маршрутизацией пересылки, контролем сроков рассмотрения;

Ÿ регистрация в автоматизированном режиме электронных документов, возникших в результате утверждения проектов;

Ÿ регистрация в автоматизированном режиме переданных по электронной почте документов, в том числе снабженных электронной цифровой подписью (ЭЦП) и криптозащитой;

Ÿ сканирование и распознавание бумажных документов с помощью встроенной OCR-технологии, а также с помощью портативной цифровой ручки C-Pen;

Ÿ прикрепление к регистрационной карточке (РК) электронного образа документа;

Ÿ разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Ÿ предоставление каждому должностному лицу (участнику делопроизводственного процесса) своего личного «кабинета». Этим достигается доступ должностного лица только к документам, относящимся к его компетенции;

Ÿ рассылка электронных документов и поручений по ним по сети (по «кабинетам» должностных лиц);

Ÿ полнотекстовый и атрибутивный поиск электронных документов;

Ÿ отправка по электронной почте электронных исходящих документов, защищенных ЭЦП и шифрованием с помощью сертифицированных средств.

Компания «Электронные офисные системы», обладая сертификатами на право встраивания в свое ПО средств криптозащиты, обеспечивает лицензионную чистоту предлагаемого решения.

«ЕВФРАТ-Документооборот», производитель: компания «Cognitive Technologies»

Данная система позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в небольшом отделе, так и во всей организации со сложной схемой информационных потоков. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет повысить эффективность деятельности организации, отдела, департамента, улучшить исполнительскую дисциплину, сэкономить время на всех этапах деятельности сотрудников, создать единое информационное и управленческое пространство на предприятии. Кроме стандартных функций в системе имеются инструменты:

· криптографическое шифрование с помощью сертифицированных средств и использование электронной цифровой подписи.

· управление правами доступа, в том числе с использованием пользовательских «ролей».

В системах автоматизации документооборота предусмотрено использование различных инструментов для защиты, хранящейся и циркулирующей в них информации. Описание инструментов, отвечающих за это, на примере системы «Дело».