Уничтожение конфиденциальных документов

 

Технологическая схема уничтожения конфиденциальных документов, дел и носителей информации включает следующие процедуры:

- подготовку документов, дел и носителей информации к уничтожению;

- оформление акта на уничтожение;

- уничтожение документов по акту;

- уничтожение документов и носителей информации без составления акта.

Процедура подготовки документов, дел и носителей информациик уничтожению включает:

- выделение документов, дел и носителей информации, подлежащих уничтожению по различным причинам;

- получение письменного разрешения на уничтожение от руководителей структурных подразделений (направлений деятельности) фирмы;

- систематизацию документов, дел и носителей информации по способам документирования и факта уничтожения.

С оформлением акта уничтожаются: документы и дела, включенные в номенклатуру дел. Акт подписывают члены экспертной комиссии, и утверждает первый руководитель фирмы.

При выполнении процедуры оформления акта на уничтожение документов осуществляются:

- включение отдельной позицией в акт каждого отобранного к уничтожению традиционного документа или дела (тома), документа или дела на магнитном или ином техническом носителе;

- оформление в акте итоговой записи, подписание итоговой записи сотрудниками, составившими акт;

- проверка наличия и комплектности документов и дел, включенных в акт;

- согласование акта с должностными лицами, подписание его членами экспертной комиссии и утверждение первым руководителем фирмы.

В процедуру уничтожения документов по акту входят:

- проверка специально назначаемой комиссией наличия документов, дел (томов), магнитных и других носителей, включенных в акт, их комплектности и соответствия записям в акте;

- физическое уничтожение этой комиссией документов, дел, томов и носителей информации;

- внесение в акт и учетные формы документов и носителей информации записи об уничтожении, роспись членов комиссии.

Без оформления акта уничтожаются: испорченные бумажные и технические носители, черновики и проекты документов, внутренние описи документов, находящихся у исполнителя, и другие материалы, образовавшиеся при исполнении конфиденциальных документов.

В процедуру уничтожения документов и носителей информации без оформления акта входят:

· - разрывание листов, разрушение магнитного или иного технического носителя в присутствии исполнителя или второго сотрудника службы КД;

· - накапливание остатков носителей в опечатываемом ящике (урне);

· - физическое уничтожение остатков носителей несколькими сотрудниками службы КД;

· - внесение отметок об уничтожении в учетные формы документов и носителей.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов должно производиться с помощью бумагорезательных технических средств или сжиганием. После уничтожения дел и учетных журналов производятся отметки в номенклатуре дел, при уничтожении отдельных документов из дел отметки проставляются во внутренних описях этих дел.

В проверке правильности включения в акт дел и документов, а также в их физическом уничтожении должно участвовать не менее двух сотрудников конфиденциального делопроизводства или членов комиссии.

 

Наименование организации Гриф конфиденциальности

(предприятия) (при необходимости)

 

АКТ УТВЕРЖДАЮ

о выделении к уничтожению ___________________

конфиденциальных дел (должность руководителя)

и документов __________________

№____________ (подпись, инициалы, фамилия)

«» ____________20 г.

 

Порядковый номер	Номер (индекс) дела или документа и гриф конфиденциальности	Заголовок дела или документа	Год дела или документа	Номер экземпляров документа, колличество	Кол-во листов в деле или экземпляре документа	Срок хранения и номера статей по перечню	Примечание

 

Всего подлежит уничтожению ___________ дел и документов.

(прописью)

____________________________________________________

(подписи, инициалы и фамилия)

Проверка правильности включения в акт дел и документов проведена.

_______________________________________

________________________________________

(подписи, инициалы и фамилии)

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК от «»______20 г.№___

Председатель ЭК_________________

(подпись, инициалы и фамилии)

«» ______________20 г.

Дела и документы полностью уничтожены путем ___________

___________________________________

«» _______________20 г

Отметки об уничтожении дел и документов в номенклатуре дел, журнале учета документов и в описях дел произведены:____________________ ____________________

«»__________20 г

 

Рис.. Пример акта на уничтожение дел и документов