Создание проектов конфиденциальных документов

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. Рукописным способом изготавливаются проекты чертежно-графических документов (непосредственно на носителях) и могут изготавливаться отдельные текстовые внутренние документы, авторами которых являются должностные лица (докладные записки, справки и др.), а также может вноситься переменная часть в типовые формы документов. Проекты других текстовых документов изготавливаются печатным способом либо без использования бумажных носителей под диктовку или со звуковоспроизводящих устройств, либо в два этапа: составление на бумажном носителе черновика проекта документа рукописным способом и последующее печатание проекта документа с черновика.

Проекты документов, изготовляемые рукописным способом, и составляемые на учтенных бумажных носителях черновики проектов текстовых документов должны отвечать требованиям, предъявляемым к соответствующим видам документов как по способу воспроизведения информации, так и по порядку оформления. Они должны содержать все необходимые на стадии подготовки данного вида документа реквизиты, состав и порядок оформления которых изложены в подразделе 3. Кроме того, на первом листе черновика текстового документа должны быть проставлены количество необходимых экземпляров проекта документа и фамилия исполнителя. Если подлежащий изданию документ не предусмотрен перечнем издаваемых конфиденциальных документов, то на черновике должна быть виза - разрешение руководителей соответствующего подразделения и службы безопасности.

Черновики и проекты текстовых документов должны также отвечать существующим нормам по содержательной части и способу изложения. Такие нормы в определенной степени зависят от конкретного вида документа, однако существуют и общие требования, которые необходимо учитывать при составлении любого вида текстовых документов. Эти требования изложены в подразделе 3. при рассмотрении реквизита «текст документа».

Конфиденциальные документы создаются только в рабочее время и только на своем рабочем месте.

Создаваемые документы, над которыми работа еще не закончена, должны храниться таким же образом, как и готовые.

Включение конфиденциального фрагмента из другого документа в создаваемый делает новый конфиденциальным.

Конфиденциальные документы запрещено вторично использовать (под черновики других документов, для копирования на обратной стороне и пр.).