Размножение документов
Размножение конфиденциальных документов должно производиться только при действительной служебной необходимости в их дополнительных экземплярах.
Весь процесс размножения можно разбить на этапы: 1)Подготовительный этап. На этом этапе необходимо проследить за выполнением следующих требований: а) конфиденциальные документы размножают в подразделении конфиденциального делопроизводства или в специальном множительном подразделении предприятия; б) предназначенные для размножения документов технические средства должны быть защищены от возможного перехвата возникающих при их работе электромагнитных излучений. 2)Получение разрешения на размножение конфиденциальных документов. Разрешение на размножение документов могут давать по усмотрению руководителя предприятия руководители соответствующих структурных подразделений самостоятельно либо совместно с руководителем службы безопасности (подразделения конфиденциального делопроизводства) предприятия. Подписанный руководителем предприятия список лиц, имеющих право давать разрешение на размножение конфиденциальных документов, должен находиться в множительном подразделении. Документы, поступившие из других предприятий, можно размножить только с письменного разрешения издавших их предприятий. Разрешение на изготовление дополнительных экземпляров документов оформляется на обороте последнего листа экземпляра, с которого должно производиться размножение. Этот экземпляр не должен в последующем направляться на другие предприятия, он подшивается в дело или переводится на учет документов выделенного хранения. Разрешение оформляется следующим образом:
Разрешение на изготовление копий оформляется записью: "Снять копию в экз. ________________.".
3)Размножение документов. Доступ посторонних лиц в помещение, в котором производится размножение конфиденциальных документов, запрещен. При возникновении в процессе размножения листов брака они помещаются в специальную папку. При размножении поступившего документа дополнительно делается ссылка на номер и дату разрешения. При невозможности оформления разрешения на размножение на самом документе оно оформляется в форме учета данного документа. При размножении документов в специальном множительном подразделении их передача на размножение производится специально назначенному для размножения конфиденциальных документов лицу под его подпись в форме учета или карточке выдачи документа. Подлежащие размножению документы регистрируются в подразделении конфиденциального делопроизводства или в специальном множительном подразделении(по месту размножения) в журнале учета размножения конфиденциальных документов (таблица 3.1). Таблица 3.1. Журнал учета размножения конфиденциальных документов
Правила заполнения журнала учета размножения конфиденциальных документов: При поступлении документа на размножение заполняются графы 1-2 журнала. В графе 1 гриф конфиденциальности проставляется аббревиатурой. В графе 2 указывается общее количество листов документа. После размножения документа заполняются графы 3, 4 и (при наличии брака) 6,7 журнала учета размножения конфиденциальных документов. В графе 3 указывается общее количество размноженных экземпляров (копий) без проставления их номеров. В графе 6 отражается общее количество листов брака без перечисления их номеров. Эти листы уничтожаются с помощью бумагорезательной машины или разрываются и помещаются в опечатанную урну, после чего работник, производивший размножение документа и уничтожение бракованных листов, расписывается в графе 7 с проставлением даты. Графа 8 включается в журнал в случаях, когда размножение производится в специальном множительном подразделении. Подпись за возврат документа, с которого производилось размножение, проставляется в учетной форме, по которой осуществлялась его передача в специальное множительное подразделение.
|
