Движение конфиденциальных документов внутри организации
В соответствии с системой доступа к конфиденциальным документам после учета документы рассматриваются и передаются для исполнения. Изданные документы, подлежащие рассмотрению непосредственно руководителем предприятия, если они не рассматриваются в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, передаются ему под подпись в журнале передачи конфиденциальных документов (табл. 2.6.). Таблица 2.6. Форма журнала передачи конфиденциальных документов
При одновременном получении и возврате нескольких документов может проставляться одна подпись за все документы. Если после рассмотрения документов в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства у руководителя остается их часть, то в журнал передачи конфиденциальных документов вносится только эта часть. При рассмотрении документов на них проставляются резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (предписываемое действие), срок исполнения (при необходимости), подпись, дата, например: И.В. Бородину И.И. Самойловой Прошу подготовить проект договора к 18.04.2003. Личная подпись 09.04.2003 Текст поручения должен быть конкретным и кратким. Не должны быть резолюции типа: «Прошу зайти», «Прошу переговорить» и т.п. Если для принятия решения необходим разговор с исполнителем, то приглашение исполнителя должно оформляться не резолюцией, а записью на отдельном прикрепляемом к документу листе или другим способом. После разговора с исполнителем должна быть оформлена резолюция на документе. Если поручение дается двум и более лицам, ответственным исполнителем является лицо, указанное первым. Ему предоставляется право координации работы соисполнителей. Если ответственным исполнителем назначается лицо, указанное в резолюции не первым, то рядом с его фамилией в скобках или через тире проставляется «отв.». На документах, не требующих указаний по исполнению и срокам исполнения, эти данные не проставляются. Резолюция пишется на отрезке документа между адресатом и текстом. Если она не помещается на указанном отрезке, то ее можно писать на свободном месте первого листа, за исключением полей. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем учетного номера и даты документа, к которому относится резолюция, однако не следует вводить это в систему, так как резолюция является составной частью документа и должна, как правило, оформляться на нем. На документах, требующих контроля исполнения, на левом поле на уровне заголовка может быть проставлен реквизит «Отметка о контроле», который обозначается буквой «К» либо словом или штампом «Контроль». После рассмотрения и написания резолюций, документы, требующие исполнения передаются исполнителям под подпись в соответствующих учетных формах. Если исполнителей несколько, то документ в первую очередь передаётся ответственному исполнителю, указанному в резолюции, а при отсутствии указания – поставленному в резолюции первым. При получении документа исполнитель должен проверить соответствие учетного номера документа и количества его листов записям в учетных формах. Передача документов между исполнителями должна производиться через подразделение конфиденциального делопроизводства или (при возврате в течение рабочего дня) по разовой расписке, минуя подразделение конфиденциального делопроизводства. При карточном способе учета при изменении местонахождения документа в контрольном журнале карандашом проставляется новое местонахождение документа, а карточка перемещается в соответствующую ячейку картотеки. Если документ одновременно выдается по частям нескольким исполнителям, то при карточном способе учета подписи за получение документа проставляются на основной карточке, которая ставится в ячейку картотеки под фамилией одного из исполнителей. В ячейки остальных исполнителей помещаются сигнальные карточки, которые могут быть либо дубликатом основной карточки с указанием количества листов (экземпляров), выданных исполнителю, либо лишь содержать сведения об учетном номере документа, фамилии соответствующего исполнителя, количестве полученных им листов (экземпляров). Документы, требующие подготовки ответа или принятия решения, подлежат контролю. Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов. Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители. Контроль сроков исполнения документов наряду с руководителями структурных подразделений осуществляет подразделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов при их исполнении. При журнальном способе учета для осуществления контроля исполнения документов изготовляются специальные контрольные карточки (табл. 2.7.). В контрольных карточках не должны содержаться конфиденциальные сведения. Таблица 2.7. Форма специальной контрольной карточки
При контроле документов, пункты которых имеют самостоятельного исполнителя и свой срок исполнения, на каждый из пунктов заполняется отдельный экземпляр карточки учета (контрольной карточки). Из карточек контролируемых документов формируется контрольная картотека по срокам исполнения документов. В пределах каждого срока карточки могут систематизироваться по видам учета документов, исполнителям, видам документов и др. При автоматизированном контроле исполнения документов соответствующие данные вводятся в компьютер. При контроле исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства должно периодически (в установленные на предприятии сроки) напоминать исполнителю о контролируемом документе, о чем в графе «Контрольные отметки» контрольной карточки проставляется соответствующая дата. О нарушении срока исполнения документа подразделение конфиденциального делопроизводства извещает соответствующего руководителя. После исполнения документа исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка включает следующие данные: - ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении данного документа, или при отсутствии такого документа краткую справку об исполнении; - слово «В дело»; - номер (индекс) дела, в которое должен быть подшит документ; - подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ; -дату, например: Исполнен 14.04.2003 № 9К Вдело 0210 подпись 15.04.2003 или Запрашиваемые материалы включены в сводную заявку, предприятию сообщено по телефону (В.М. Бушуеву) В дело 1402 подпись 16.04.2003 Исполненный документ вместе с документом-ответом (при наличии) сдается в подразделение конфиденциального делопроизводства. Сотрудник подразделения должен проверить правильность произведенной отметки об исполнении документа, соответствие вида и заголовка документа заголовку дела, в которое он направляется, просчитать количество листов документа и проверить соответствие их учетным данным, расписаться за получение документа в соответствующих графах учетных журналов (карточек). Контролируемый документ по решению соответствующего руководителя снимается с контроля, контрольная карточка (дубликат учетной карточки) или уничтожается, или помещается в справочную картотеку. Основная учетная карточка (при карточном способе учета) перекладывается в картотеку исполненных документов, в которой карточки располагаются в последовательности их номеров. Если конфиденциальный документ не требует исполнения, а адресован лишь для ознакомления, то он может не выдаваться на рабочее место исполнителя, а ознакомление с ним производится в подразделении конфиденциального делопроизводства (комнате для исполнителей). При этом если ознакомление производится в присутствии сотрудника подразделения конфиденциального делопроизводства, ответственного за учет документа, то подпись в учетной форме за получение документа может не проставляться. Подписи об ознакомлении с документами с проставлением даты производятся на самих документах, а подписи об ознакомлении с распорядительными документами могут проставляться на специальном листе ознакомления. В комнате для исполнителей или устанавливаемых в подразделении конфиденциального делопроизводства кабинах производится и исполнение документов, если на рабочих местах в служебных комнатах исполнителей нет необходимых условий, обеспечивающих сохранность документов и содержащейся в них информации. После исполнения поступившего документа или ознакомления с ним соответствующих должностных лиц негрифованные приложения, не подлежащие совместному хранению с основным конфиденциальным документом, передаются в службу открытого делопроизводства с заполнением соответствующих граф в журнале учета поступивших документов и с отметкой о передаче на основном документе (сопроводительном письме). Издаваемые на предприятии конфиденциальные распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения), а также протоколы, помимо учетного номера, должны иметь раздельную по видам тайны ежегодную порядковую нумерацию в пределах каждого из этих видов документов. Для обеспечения последовательности проставления таких номеров, ускорения поиска документов необходимо вести журналы учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов по каждому их виду отдельно (табл. 2.8). Таблица 2.8. Журнал учета изданных конфиденциальных распорядительных документов и протоколов
В графе 3 проставляется учетный номер документа, присвоенный ему по журналу учета конфиденциальных документов. Графы 1-4 обязательны, целесообразность же включения граф 5-7 должна определяться главным образом объемом и характером справочной работы по документам.
|
