Введення на посаду нових співробітників

Громадяни України, які вперше зараховуються на державну службу, відповідно до ст.17 Закону "Про державну службу" приймають Присягу, текст якої підписується державним службовцем і зберігається за місцем роботи. При прийнятті Присяги робиться відповідний запис у трудовій книжці. Крім того, вони підписують попередження про спеціальні обмеження, встановлені законодавством України.

Після виконання цих обов'язкових процедур розпочинається процес введення на посаду нового працівника. Це дуже відповідальний момент як для нового державного службовця, так і для організації. Введення на посаду можна визначити як процес порівняння необхідної кваліфікації для виконання службових обов'язків і наявних у працівника знань, навичок і здібностей.

Установа, приймаючи на роботу нового працівника, має на меті свої організаційні цілі, які в момент оформлення трудової угоди можуть не співпадати з очікуваннями особи від її нового службового середовища. Таке співвідношення між потребами організації та очікуваннями службовця від нової посади разом зі змістом вимог, які покладає посада, можна визначити так:

» Організаційні потреби:

-рівень продуктивності праці;

-сприйняття політики організації;

-пристосування до змін в організації праці;

-дотримання етики відносин у колективі.

» Індивідуальні потреби:

-використання наявних здібностей, знань і навичок;

-бажання просування по службі;

-бажання соціальної та фінансової незалежності;

-бажання співучасті в управлінні та самореалізації.

» Гармонізація організаційних та індивідуальних потреб у змісті вимог, які покладає посада:

-зміст службових обов'язків і поведінка, необхідна для їх виконання;

-рівень автономності працівника у виконанні службових завдань;

-характер відносин із керівником і підлеглими, визначений посадою.

Очевидно, що для узгодження всіх трьох вимірів потрібен час і здійснення цілої низки заходів, головними серед яких є: ознайомлення працівника з описом посади; проведення орієнтації працівника в новій організації; сприяння якнайшвидшій соціалізації працівника.

У деяких установах і організаціях службовці повинні пройти випробувальний термін, перш ніж стати постійними працівниками. В Україні ст. 18 Закону "Про державну службу" передбачає, що при прийнятті на державну службу може встановлюватися випробування терміном до шести місяців. Крім того, може проводитися стажування працівників у відповідному державному органі терміном до двох місяців. Таке стажування запроваджується як до осіб, які вперше претендують на посаду державного службовця, так і до тих державних службовців, які бажають зайняти більш високі посади.

Зрозуміло, що в такій ситуації підвищується рівень невпевненості нового працівника. А тому існує багато методик, які допомагають безболісно і з користю як для працівника, так і організації подолати цей непростий період. Слід наголосити, що важлива роль у цьому процесі відводиться керівникові організації. Безпосередній керівник повинен не лише прочитати підлеглому паспорт посади, але й провести бесіду, в якій повинні бути проаналізовані результати конкурсу на посаду, співвідношення між знаннями, навичками, здібностями працівника, які були виявлені під час випробувань і необхідними для виконання посадових обов'язків.

Успішність роботи державного службовця на певній посаді залежить від результатів його інтеграції в середовище організації. Дослідження показують, що основними тривогами новопризначених службовців є такі: хвилювання відносно ефективності їхньої роботи порівняно з досвідченими працівниками та.взаємини зі своїми колегами.²⁹ Інтеграція розпочинається з моменту одержання співробітником інформації про орган (підрозділ), у якому він розпочинає працювати. Орієнтація має містити такі компоненти: загальну інформацію про організацію, інформацію про підрозділ та робоче

²⁹ Stoner.lames A.F. Management, Second Edition, 1982 New Jersey Prentice-Hall. In

місце нового службовця. Загальні відомості дають уявлення новому працівникові про стан справ у організації, її структуру, цілі, правила внутрішнього трудового порядку, а також про історію організації, тобто про середовище, в якому він працюватиме. Метою орієнтації працівника на новому робочому місці є:

- створення у нього позитивної думки про умови та характер роботи в новій організації;

- полегшення процесу інтеграції працівника в новий колектив;

- створення сприятливої думки про можливість просування по службі та належну матеріальну винагороду.

Відповідальність за проведення процесу орієнтації несуть як кадрова служба, так і безпосередній керівник.

Передумовою успішної інтеграції є встановлення зворотного зв'язку -надання новому службовцю можливості поставити запитання і отримати на них відповіді. З цього вступного курсу починається розуміння культури і клімату організації новим працівником.

Наступний етап інтеграції відбувається безпосередньо на робочому місці і називається інструктажем. Завданням керівництва структурного підрозділу на цьому етапі є передача новому службовцю специфічного досвіду, пов'язаного з посадою (інформування про фахові особливості). Процес ознайомлення з функціональними обов'язками та загальними відомостями про організацію Едгар Шайн назвав як "організаційну соціалізацію". Він характеризує елементи організаційної соціалізації як сприйняття наведених нижче пунктів:

1. Основні цілі організації.

2. Засоби, яким віддається перевага в досягненні цих цілей.

3. Основні обов'язки членів організації та їх роль у ній.

4. Моделі поведінки, потрібні для того, щоб тебе прийняли, і для ефективного виконання ролі.

5. Правила, які забезпечують індивідуальність та цілісність організації.³⁰

Отже, процес соціалізації складається з ознайомлення нового працівника з: місією організації; організаційними цінностями; напрямами діяльності; нормативно-правовими актами, що регулюють діяльність організації; інструкціями, якими повинен керуватись у своїй роботі працівник; етичними нормами, прийнятими в організації; соціальними благами, доступними в організації; можливостями просування по службі.³¹

Процес організаційної соціалізації, згідно з Шайном, може мати наслідком три способи поведінки. Перший - новий співробітник не

³⁽¹ Schem Edgar (1988) Organizational Socialization and the Professional of Management, Cambridge Sloan Management Review. Fall, 1988, p. 54.

³¹ Управління людськими ресурсами в державних організаціях Лекщйно-прак курс - Ужгород: ЦДМУ, 1995.Г 4?

сприймає цінностей організацій і як наслідок - від її покидає. Другий -співробітник повністю сприймає цінності та відносини, що склалися в організації. Такий службовець буде віддано служити організації, роблячи саме в ній свою кар'єру. Третій спосіб полягає у тому, що новий працівник сприймає лише деякі важливі цінності та норми організації, будучи творчим індивідуалістом. Таке сприйняття є вкрай непростим для індивіда, але є дуже важливим для організації. Адже саме творчі індивідуалісти є генераторами нових ідей, методів і нових проблем, які змінюють та розвивають організацію. Ось чому організації повинні створювати умови для праці таких людей, і це є завданням вищого керівництва.

До найважливіших складових успішної роботи нових працівників та їх подальшої кар'єри Глен Райт відносить: перше завдання та взаємовідносини зі своїм керівником. Дослідження показують, що майже половина всіх нових працівників, які прийшли на роботу після закінчення навчальних закладів, не залишаються в організації довше трьох років, якщо не бачать перспективності своєї діяльності, а отже - кар'єри.³²

Як бачимо, важливим чинником, що суттєво впливає на нових працівників, є їх взаємовідносини з керівниками. Саме в цей період керівник повинен проявити терпимість, передбачливість, тактовність, зважливість, прихильність - тобто всі ті риси, що дадуть можливість до мінімуму зменшити зрозумілі хвилювання нового працівника та прискорять його входження в середовище організації.

Підсумовуючи, наведемо один із варіантів послідовності введення на посаду нового службовця:³³

» співбесіда з лінійним керівником

» вибір співробітника для нагляду за роботою нового службовця

«прийом, привітання, представлення

» ознайомлення з робочим середовищем, умовами праці

» орієнтація на новому робочому місці

» ознайомлення з роботою колег

» інформування (формальне, неформальне)

» поради для нових співробітників

» інструктаж

Ми розглянули важливий етап проходження державної служби -введення на посаду нових співробітників. Не зважаючи на неформальний характер багатьох аспектів введення на посаду, орієнтації та соціалізації в новій організацій колективі, він відіграє велику роль у процесі проходження державної служби. Від розуміння важливості процесу введення в посаду, орієнтації та соціалізації залежить збереження, мотивація та розвиток людських ресурсів будь-якої організації, а

³² Райт Г Державне управління • С 69.

³³ Лендьел М.О. Сучасні методики управління персоналом. Теоретичні та практичні аспекти - Ужгород

1998 -С 17.

ефективне виконання цих функцій сприяє зміцненню організаційного клімату, підвищенню продуктивності праці в державному органі.

Планування та розвиток професійної кар'єри

Як уже зазначалося, вперше в новітній історії України поняття "службова кар'єра" з'явилось у Законі "Про державну службу". Деяких складових службової кар'єри, наприклад, класифікації посад, ми торкалися у главі 7.3. А тепер предметом нашого розгляду буде планування та розвиток кар'єри державного службовця.

Відповідно до ст. 27 Закону "Про державну службу" переважне право на просування по службі мають державні службовці, які досягли найкращих результатів у роботі, виявляють ініціативність, постійно підвищують свій професійний рівень та зараховані до кадрового резерву.

З метою зайняття посад державних службовців та просування по службі в органах державного управління створюється кадровий резерв державної служби. Порядок формування і організація роботи з кадровим резервом регулюються Положенням про формування кадрового резерву для державної служби, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

Система відбору, розвитку і переміщення державних службовців передбачає вирішення трьох основних завдань:

1. Виявлення співробітників організації, які мають потенційні можливості для службового росту.

2. Підготовка цих співробітників до роботи на більш високих посадах.

3. Забезпечення заміщення вакантних посад підготовленими до цього службовцями.

Відповідно ст. 28 Закону "Про державну службу" та Положення про формування кадрового резерву для державної служби кадровий резерв формується із:

- керівників і спеціалістів підприємств, установ, організацій, сфера діяльності яких належить до компетенції даного державного органу та інших органів;

- числа випускників вищих закладів освіти, зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління, за поданням Головдержслужби;

- працівників місцевих органів виконавчої влади і місцевого самоврядування;

- випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю;

- державних службовців, які підвищили свою кваліфікацію або пройшли стажування та рекомендовані для просування на більш високі посади;

- осіб, рекомендованих конкурсними комісіями для зарахування до кадрового резерву.

До кадрового резерву зараховуються професійно підготовлені працівники, які успішно справляються з виконанням службових обов'язків, проявляють ініціативу, мають організаторські здібності і необхідний досвід роботи, успіхи в навчанні. З працівниками, зарахованими до кадрового резерву, керівники органів державного управління і їх структурних підрозділів проводять роботу згідно з річними планами, в яких передбачається:

- систематичне навчання шляхом самоосвіти;

- періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних);

- участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з відповідних проблем та питань діяльності органів державного управління;

- стажування у відповідному органі терміном до двох місяців;

- заміщення на період відсутності державного службовця посади, на яку зараховано працівника до кадрового резерву;

- участь у підготовці проектів актів законодавства та інших нормативних документів тощо;

- вивчення і аналіз виконання законів України, постанов Верховної Ради України, Указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України, в тому числі на місцях.

Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, то він має право на її заміщення при проведенні конкурсу.

Враховуючи практичний досвід, можна виділити певні етапи підготовки кадрового резерву державних службовців:

а) діагностичний - висуненння в резерв, вивчення професійних і ділових якостей претендентів на посаду за допомогою методів спостереження, експертної оцінки. Етап завершується розробленням індивідуальної програми підготовки для кожного члена кадрового резерву;

б) навчання і підготовка резерву на нарадах, семінарах. Протягом цього етапу підготовки осіб, зарахованих до кадрового резерву важливо вивчити досвід роботи інших установ, організацій; брати участь у ділових іграх, вирішенні проблемних ситуацій;

в) періодична підготовка, перепідготовка, підвищення кваліфікації у, відповідних навчальних закладах. Особи, зараховані до кадрового резерву,

отримують знання зі сфери загальної теорії і практики управління, вивчають нові практичні методи управлінської діяльності;

г) підготовка кадрового резерву в органах державного управління без відриву від основної роботи. До заходів такої підготовки повинно входити залучення до підготовки документів, вивчення і аналіз механізму запровадження законодавчих актів у діяльності окремих підрозділів;

д) тимчасове заміщення посади, на яку претендує особа, зарахована до кадрового резерву.

Отже, можна зробити висновок, що планування та розвиток кар'єри державних службовців є необхідними складовими ефективної діяльності будь-якого органу державного управління. Органи державного управління, які дбають про професійний розвиток своїх працівників, формують сприятливий клімат в установі, підвищують мотивацію співробітників і їх відданість організації, забезпечують збереження управлінських традицій. Планування та розвиток професійної кар'єри мають позитивний вплив на державних службовців. Підвищуючи свою кваліфікацію, здобуваючи нові знання та навички, вони стають більш конкурентоспроможними на ринку праці і отримують додаткові можливості для професійного росту як усередині організації, так і за її межами.