Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

FONT AND PUNCTUATION





The generally accepted font for a business letter is Times New Roman, size 12. However other fonts such as Arial and Verdana can also be used. Basically it needs to be a conventional looking font. When choosing a font, consider your reader(s). If you are writing to a traditional, conservative company, use Times New Roman. Alternatively, if you are writing to a more liberal, modern company, you have more freedom when choosing the font, baring in mind that it is still a business and requires a standard looking font. For punctuation, after the salutation and closing - use a colon.

BUSINESS LETTER LAYOUT

A block-style business letter has six key components, which must all be included for a properly formatted business letter in the corporate world.

Your Address

Your address, which does not include your name or title, belongs in the upper left corner. Write only your street address, city and zip code. If you are writing with a letterhead, the address is typically included on the paper already, in which case you skip to the next component.

Date

The date belongs one line beneath the address. When writing the address out, use full month names and the complete year, such as April 14, 2014. If you are composing the letter over a length of time, only write the date the letter was completed. There are several ways to write the date:

10 August 2014
10th August 2014
10th August, 2014
August 10, 2014
August 10th, 2014

3. Recipient's Address

Write the recipient's address, also known as the inside address, one inch below the date. To make the letter more personal, address someone specifically within the company as opposed to the company's name. If you do not know if the person is married or not, use Ms. and Mr. as the title to be safe. Also note, if someone holds a high distinction, such as a Dr., use his official title. If you are using letterhead, do not include the sender's address at the top of the letter; instead, begin with the date.

Reference

A reference tells the reader what the letter is about, but is not required. If it is crucial for the reader to know the subject of the letter before he reads it, include a reference beginning with "Re:", “Your ref.:”, “Our ref.:”, "Subject", "Conc" or
“Reference:\ In reply please refer to:”. Place it one line below the recipient's address.

Salutation

1. The standard way to open a business letter is with Dear, the person's name (with or without a title), and a colon, like this:
Dear Louise: Dear Ms. Chu: Dear Mr. and Dr. Paige: Dear Professor Amato:

2. The standard way to open a social business letter is with Dear, the person's name (with or without a title), and a comma, like this:
Dear Nigel, Dear Dr. Tarabi, Dear Reverend Jans,
A social business letter is social or personal rather than business-focused; for example, letters of condolence, personal congratulations (for weddings, births, promotions, and other celebrations), and thank you letters.

3. Unless you are certain that a woman prefers Miss or Mrs., use the title Ms.

4. If you are writing to two people, use both names in your salutation, like this:
Dear Mr. Trujillo and Ms. Donne: Dear Alex and Drenda:

5. Never spell out the titles Mr., Ms., Mrs., and Dr. Do spell out these titles and similar ones: Dean, Sister, Rabbi, Imam, Senator, Governor, Captain, Admiral, Judge, Professor.

6. If you don't know a person's gender, use the full name rather than a title:
Dear Dana Simms: Dear T.K. Spinazola:

7. If you don't know a person's name or gender, avoid "To whom it may concern." Instead, use the job title or a generic greeting:
Dear Recruiter: Dear Claims Adjustor: Dear Sir or Madam:

8. If you are writing to a company rather than any specific individual, use the company name: Dear Syntax Training: (This is considered slightly informal.)

Body

The body is where you write the contents of the letter. Use single spacing between lines, with a double space in between paragraphs. Be concise with your content, introducing your idea in the first paragraph and elaborating on the content in the next few paragraphs. At the end of the letter, be sure to restate your main point and what you expect the letter to accomplish, or a solution to the problem.







Дата добавления: 2015-08-27; просмотров: 316. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!




Практические расчеты на срез и смятие При изучении темы обратите внимание на основные расчетные предпосылки и условности расчета...


Функция спроса населения на данный товар Функция спроса населения на данный товар: Qd=7-Р. Функция предложения: Qs= -5+2Р,где...


Аальтернативная стоимость. Кривая производственных возможностей В экономике Буридании есть 100 ед. труда с производительностью 4 м ткани или 2 кг мяса...


Вычисление основной дактилоскопической формулы Вычислением основной дактоформулы обычно занимается следователь. Для этого все десять пальцев разбиваются на пять пар...

Кран машиниста усл. № 394 – назначение и устройство Кран машиниста условный номер 394 предназначен для управления тормозами поезда...

Приложение Г: Особенности заполнение справки формы ву-45   После выполнения полного опробования тормозов, а так же после сокращенного, если предварительно на станции было произведено полное опробование тормозов состава от стационарной установки с автоматической регистрацией параметров или без...

Измерение следующих дефектов: ползун, выщербина, неравномерный прокат, равномерный прокат, кольцевая выработка, откол обода колеса, тонкий гребень, протёртость средней части оси Величину проката определяют с помощью вертикального движка 2 сухаря 3 шаблона 1 по кругу катания...

Классификация потерь населения в очагах поражения в военное время Ядерное, химическое и бактериологическое (биологическое) оружие является оружием массового поражения...

Факторы, влияющие на степень электролитической диссоциации Степень диссоциации зависит от природы электролита и растворителя, концентрации раствора, температуры, присутствия одноименного иона и других факторов...

Йодометрия. Характеристика метода Метод йодометрии основан на ОВ-реакциях, связанных с превращением I2 в ионы I- и обратно...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2025 год . (0.01 сек.) русская версия | украинская версия