Работа с научно-справочным аппаратом архива

В целях правильной организации, облегчения выполнения всех видов работ, особенно использования документальных материалов, поиска документов и документной информации в архиве создается комплекс пособий, называемых научно-справочным аппаратом. В состав научно-справочного аппарата архива входят: описи, каталоги, путеводители, краткие справочники по фондам архива, обзоры документальных материалов, информационные документы, различные вспомогательные картотеки и указатели.

Поиски архивных материалов неосуществимы без применения специальных справочных пособий. Первой стадией архивного поиска обычно является знакомство с путеводителем по архиву. Путеводитель по фондам Государственного архива Брянской области является справочником, предназначенным для общего ознакомления с составом и содержанием документальных материалов фондов архива. Основной частью путеводителя являются характеристики фондов, состоящие из: названия фонда, справочных данных о фонде, краткой исторической справки о фонде, аннотации документальных материалов фонда. При знакомстве с путеводителем практикант анализирует его с точки зрения структуры и содержания, а также полезности и информативности для пользователя.

Путеводители снабжаются вспомогательными указателями: именным, географическим, предметным и списком фондов, аннотации которых помещены в путеводителе.

Кроме издания путеводителей, каждым архивом ведутся описи дел, документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения. Прибегать к описи исследователю приходится достаточно часто. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата. В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление), предисловие; список сокращений.

На заглавном (титульном) листе описи помещаются следующие данные: название архива, номер и название фонда, номер и название описи, крайние даты материалов, внесенных в опись.

В оглавлениях перечисляются составные части описи и разделы, в которые сгруппированы вошедшие в нее материалы, указываются соответствующие им номера единиц хранения. Важной частью описи является предисловие. В нем излагается история фондообразователя, его организационные преобразования, принципы организации делопроизводства, состав документальных материалов, включенных в данную опись. Предисловие содержит конкретные указания по поискам и выписке документальных материалов. Описи как правило снабжаются вспомогательными указателями. Основными вспомогательными указателями являются: именной, географический, предметный.

Архивы в целях лучшей организации использования материалов создают наряду с описями и тематические справочные пособия. Эти пособия содержат сведения о документальных материалах, сгруппированных по тематическому принципу независимо от их фондовой принадлежности. Основными видами тематических справочных пособий являются каталоги и тематические обзоры.

Каталог – межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям). На каждое название фонда составляется карточка с указанием его номера и крайних дат. Карточки располагаются в алфавитном порядке видов организаций. В именном каталоге информация классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах или являющихся их авторами.

Обзор – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов. Видами обзора в архиве является обзор фонда и тематический обзор, составленный по определенной теме, отраженной в документах архива. В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели.

Важнейшим отличием тематических справочных пособий является то, что объектом описания в них могут быть отдельные документы (и даже их части), единицы хранения и группы единиц хранения; в то время, как в описи – только единицы хранения.

В использовании архивных материалов значительный удельный вес имеет справочная работа, призванная удовлетворить поступающие в архив запросы от учреждений и граждан о выявлении документов и выдаче на их основании справок, копий и выписок по конкретным вопросам. Архивной справкой называется составленное и официальное заверенное архивом письменное сообщение о том, какие сведения и в каких документах данного архива имеются по определенному вопросу. В соответствии с характером запроса справки, выдаваемые архивом, принято разделять на две группы: биографические и тематические. Архив проводит работу по наведению справок только на основании письменных заявлений от учреждений или граждан. Архивная справка является официальным документом, поэтому она пишется на бланке архива и заверяется его гербовой печатью.

Порядок занятий и работа по поиску документальных материалов в архиве подчинена определенным требованиям, изложенным в «Правилах использования документальных материалов в читальных залах государственных архивов...». Студенты заполняет анкету и знакомятся с правилами занятий в читальном зале архива.

Для получения описей и документальных материалов необходимо заполнить специальное требование, в котором указываются шифры и наименования фонда, описей, единиц хранения, фамилия исследователя и цель его работы (или тема).

Каждая единица хранения (каждое дело) снабжается «Листом использования», который помещается в начале дела. В нем указывается фамилия исследователя, дата работы с документами, номера использованных листов, цель и характер использования (выписки, просмотр, копия).