Гарантійний листЦе службовий лист, якого пишуть для підтвердження певних умов, зобов’язань. Здебільшого гарантують оплату ча певні послуги, виконану роботу, надану житлову площу, якісне виконання роботи. У гарантійних листах слід дотримуватися етичних норм спілкування – у ввічливій, тактовній формі висловлювати готовність до певних дій. Такі листи адресують організації, установі, фірмі чи окремій філії. Наприклад: Шановний пане...! На підтвердження нашої телефонної розмови від... (дата) просимо Вас прийняти замовлення на публікацію рекламних оголошень у каталозі майбутнього ярмарку, що відбудеться у м. Харкові. Оплату гарантуємо. З повагою... Вельмишановний пане...! Звертаємося до Вас як до фахівця з питань реклами й запрошуємо на роботу агентом нашої рекламної агенції. Розраховуємо на Вашу згоду. Компанія гарантує оплату Вашої праці та комісійну винагороду... % від вартості рекламних замовлень. З повагою... Шановні добродії! Просимо видати нам зі складу за безготівковим розрахунком 100 (сто) телевізорів «Славутич», а також 200 (двісті) магнітофонів «Україна». Гарантуємо оплату 100 % вартості виданих товарів упродовж 7 днів після їх отримання. З повагою... Лист-запит Це різновид комерційного листа, що містить прохання надати докладну інформацію про певні товари, послуги або уточнити вже наявну, попередню інформацію про фірму, банк тощо. Лист-запит складають на підставі ознайомлення з каталогами, проспектами, буклетами, прейскурантами, рекламними оголошеннями та інформацією, отриманою на виставках, ярмарках. У листі-запиті обов’язково вказують: • підставу для запиту; • назву товару (його марку, якість, модель тощо); • умови й термін постачання; • умови оплати. Наприклад: Шановні панове! Ми уважно ознайомилися з Вашим каталогом, де представлено нові товари, що належать до групи... Деякі із запропонованих товарів зацікавили нас як такі, що можуть ефективно використовуватися в нашому виробничому процесі. Будемо Вам щиро вдячні, якщо Ви надішлете нам докладні характеристики всіх товарів цієї групи. Просимо також надіслати поточний прейскурант, зазначивши умови постачання та вартість упакування. Заздалегідь вдячні Вам. З повагою... Шановні панове! Своїм листом від... (дата) Ви запропонували нам послуги на публікацію рекламних оголошень наших клієнтів у журналах (газетах, тижневиках), що видаються в Україні. Наші клієнти зацікавилися Вашою пропозицією і хотіли б отримати докладну інформацію про видання, в яких Ви пропонуєте подати рекламні оголошення. Зокрема, вони хотіли б дізнатися про коло та загальну кількість їх читачів, наклад, а також про розцінки на рекламну площу та публікацію одного оголошення. Будь ласка, повідомте нам цю інформацію якомога швидше. З повагою... Лист-відповідь на запит Лист-запит, безперечно, потребує відповіді: ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні. Так, якщо ви зацікавлені в постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту. Оферта – це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції. Наприклад: Шановні панове! Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах: пластмасові... (назва) в упакуванні по... штук; доставляння: фрахт оплачується до кордону; упакування: безкоштовно; оплата: безвідкличний акредитив. Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обіцяємо обслуговування в будь-який час. З повагою... Додаток: зразок в одному примірнику.
Шановні панове! Підтверджуємо отримання Вашого запиту від... (дата) на постачання... (назва товару). Немає потреби надсилати зразки, оскільки Ви добре знайомі з якістю нашої продукції. За умови своєчасного замовлення ми зможемо постачати Вам... (кількість) виробів щоквартально. Пан... (прізвище) з нашої фірми ознайомив Вас із цінами та графіком постачань. Ваші відгуки були позитивними, а тому ми можемо розпочати відвантаження товару після отримання замовлення. З повагою і побажанням успіхів...
Шановні добродії! У відповідь на Ваш запит від... (дата) повідомляємо, що уважно ознайомилися з Вашими зразками... (назва товару). Хочемо запевнити Вас, що зможемо виготовити вироби належної (потрібної Вам, бажаної) якості. Щоб задовольнити Ваші щорічні потреби, ми можемо запропонувати Вам такі умови договору: ціна за одну одиницю... грн; загальна вартість усієї партії... грн; оплата: готівкою; термін постачання:... днів після отримання замовлення. Усі технічні характеристики наведено в нашому каталозі. Просимо Вас надіслати відповідь упродовж п’яти днів з моменту отримання цього листа. З повагою... Лист-підтвердження Це різновид службового листа, в якому засвідчуємо той чи той факт: підтверджуємо одержання листів, переказів, цінних паперів. Наприклад: Шановні панове! Щиро вдячні Вам за пропозицію постачити... (назва товару), що її містить Ваш лист від... (дата), якого ми щойно отримали й передали на розгляд до технічного відділу. Просимо Вас зачекати кілька днів. Про остаточне рішення ми повідомимо Вам додатково. З повагою... Шановні добродії! Дякуємо Вам за пропозицію і підтверджуємо її отримання. На жаль, Ваша пропозиція не відповідає нашим інтересам, оскільки ціни, вказані Вами, є значно вищими за ціни інших фірм на подібні товари. Вибачте, але ми не можемо погодитися на Ваші умови. З повагою... Вельмишановний пане...! На підтвердження нашої попередньої домовленості надсилаємо Вам письмове запрошення взяти участь у науковій конференції, що відбудеться... (дата й місце). Вашу доповідь на тему «Мистецтво ділового листування» внесено до програми конференції. Оргкомітет конференції забезпечує проживання в готелі на період... Реєстрація учасників конференції проводитиметься... (дата і час) у приміщенні... (назва, адреса). З повагою... Супровідний лист Це службовий лист, що додається до основного документа (накладної, рахунка-фактури, каталогу, проспекту, прейскуранта, креслень, буклетів, зразків нових товарів) та інформаційно супроводжує його. Зазвичай це невеликий за обсягом лист, що містить назви та перелік надісланих документів. Наприклад: Шановні панове! У відповідь на Ваше прохання від... (дата) надсилаємо Вам чинний нині експортний прейскурант до кожного із зразків... (назва товару). Просимо повідомити, які саме зразки Ви замовлятимете. Чекаємо на відповідь. З повагою... Шановні добродії! Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необхідні документи: Додаток: 1. Рахунок-фактура на 1 арк. в 2 прим. 2. Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим. 3. Повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментом і з позначкою «фрахт оплачено» на суму... Просимо підтвердити їх отримання Залишаємося з повагою... Лист-прохання Це службовий лист, в якому у ввічливій формі звертаються до партнерів, клієнтів, інвесторів із певним проханням. Листи-прохання є одним із найпоширеніших видів ділової кореспонденції. Від уміння переконливо висловити своє прохання великою мірою залежить і його виконання. Наприклад: Шановні добродії! Ми співпрацюємо з Вами уже впродовж року на основі оплати проти виставлених рахунків. Були б дуже вдячні, якби Ви погодилися змінити ці умови оплати на відкритий рахунок з оплатою один раз на квартал. Інші наші постачальники у Вашій країні вже погодилися на ці умови. Маємо надію отримати від Вас позитивну відповідь на наше прохання. З повагою... Шановні панове! Звертаємося до Вас із проханням продати з нашого пакета такі цінні папери:... акцій за ціною.... Ліміт чинний до... (дата). Цінні папери необхідно зняти з нашого депозитного рахунка. Просимо також кредитувати еквівалент на наш рахунок. З пошаною... Шановні панове! Висловлюю найщирішу вдячність за пропозицію бути Вашим представником у... (назва країни). Вважаю за необхідне особисто обговорити з Вами питання про територію діяльності, комісійні, гарантії захисту клієнтів. Хотів би запропонувати Вам дату зустрічі:... (дата) о... годині. Будьте ласкаві, повідомте, чи влаштовує Вас дата і час зустрічі. Залишаюся з пошаною... Лист-відповідь на прохання Лист-прохання неодмінно потребує відповіді. Отже, отримавши такого листа, ви повинні вирішити: задовольнити прохання чи відмовити. У разі, якщо ви вирішили виконати прохання, то відповідаєте так: Шановні панове! Висловлюємо щиру подяку за пропозицію взяти участь у будівництві готельного комплексу. Уважно вивчивши запропонований Вами проект угоди, ми вирішили погодитися на пайову участь у будівництві (назва об’єкта), що здійснюватиметься в період з... по... р. Ще раз дякуємо за пропозицію і сподіваємося, що наша співпраця буде плідною і тривалою. З повагою і найкращими побажаннями... Шановні панове! У листі від... (дата) Ви звернулися із проханням змінити умову оплати за... (назва товару). Ми переглянули нашу з Вами угоду і вирішили внести зміни, зваживши на аргументованість Вашого прохання. Надсилаємо змінений варіант нашої угоди. Маємо надію, що нові умови задовольнять Вас. З повагою... Певна річ, ви не завжди можете задовольнити прохання, прийняти ту чи ту пропозицію і тому змушені відмовити у співпраці. Відмова неодмінно мусить бути переконливою, аргументованою, коректною й доброзичливою. Ваше завдання – переконати адресата в тому, що у вас не було іншого виходу. Досягти цієї мети неважко, слід лише на початку речення вжити слова, які відчутно пом’якшать тон відмови. До таких слів належать: на жаль, шкода, дуже шкода, на превеликий жаль, щиро жалкуємо, вибачте, нам дуже прикро. Отже, відмову можна сформулювати так: Шановні...! Щиро дякуємо за запит від... (дата) на постачання... (назва товару). На жаль, зараз ми не маємо змоги прийняти Вашу пропозицію і здійснити постачання... (назва товару), оскільки потрібні Вам товари вже продані за попередніми замовленнями на поточний місяць. Щиро жалкуємо, що не можемо виконати Ваше замовлення. Сподіваємося на взаємовигідну співпрацю в майбутньому. З повагою і побажанням успіхів... Вельмишановний пане...! Вдячні за інтерес, виявлений до нашої організації (установи, фірми). На превеликий жаль, змушені повідомити Вам, що місце нашого генерального представника у... (назва країни) уже зайняте. Просимо надіслати Ваш запит ще раз через... місяців. Бажаємо успіхів... Шановний пане...! Дія контракту на виконання Вами обов’язків менеджера з реклами завершується... (дата). Ми розглянули Ваше прохання про продовження контракту на наступний рік. Шкода, але Ваші методи роботи не дали очікуваних результатів, і тому ми не зацікавлені в подальшій співпраці з Вами. Бажаємо успіхів...
|
