Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі: 1. Державний герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації. 2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного герба України). 3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07, 08. 4. Код організації, установи чи підприємства. Зазначається за ЄДРПОУ після реквізиту «Довідкові відомості про оргалізацію» (09). 5. Повна назва установи, організації чи підприємства – автора листа. Відтворюється вгорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. 6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку. 7. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу. Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку. Наприклад: Розрахунковий рахунок № 3467059 у Шевченківському УСБ м. Києва, МФО 845678 8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2002 p.). На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва. 9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище – у давальному. Наприклад: Видавництво «Освіта» Коваленку С. М. Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи – у родовому. Наприклад: Директорові ТОВ «Медіа Про» Токарнуку К. П. В адресі можна вказувати лише назву посади без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві. Наприклад: Генеральному директорові Спільного українсько-російського підприємства «Каскад» Директорові Науково-методичного центру професійно-технічної освіти Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі. Наприклад: Начальникові Департаменту розвитку дошкільної загальної середньої та позашкільної освіти проф. Романенку В. П. До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Слід пам’ятати: якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи. Наприклад: Київський міжрегіональний інститут удосконалення вчителів імені Б. Грінченка Відділ кадрів Васильченку Ф. К. вул. П. Тичини, 17, м. Київ, 04132 Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент – назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу – подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди». 10. Будь-який службовий лист повинен мати заголовок до тексту, що містить короткий виклад його основного змісту. Він має бути стислим, точно передавати зміст листа й відповідати на запитання «про що?», наприклад: Про постачання автомобілів. Якщо в листі порушено кілька взаємопов’язаних питань, то заголовок може бути узагальненим, наприклад: Про взаємодопомогу і співпрацю. Наявність заголовка значно полегшує роботу з листом на всіх етапах його проходження – від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання в установі-адресаті.
|
