Выбор поставщика и правовые основы - документального оформления заказа

 

Относительно ведения документации по закупкам руководите­лям соответствующих отделов целесообразно разработать стандарт­ные бланки. В них рекомендуется включить:

1) название документа;

2) порядковый номер;

3) название и адрес компаний;

4) ответственность за заказ;

5) дату, наименование и адрес поставщика;

6) сроки поставки и количество поставляемых товаров;

7) описание товаров;

8) адрес поставки;

9) цену;

10) расчетный счет.

Получение и оценка предложений на поставку материальных ресурсов, как правило, осуществляется через:

■ конкурсные торги;

■ письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

Конкурсные торги на поставку материальных ресурсов (тенде­ры) проводят в случае, если предполагается закупить сырье, материа­лы, комплектующие на большую денежную сумму или предполагает­ся наладить долгосрочные связи между поставщиком и потребителем. Потребитель совмещает решение проблем получения требуемого предложения и выбор наилучшего во всех отношениях поставщика.

Проведение тендера включает следующие этапы:

1) реклама;

2) разработка тендерной документации;

3) публикация тендерной документации;

4) приемка и вскрытие тендерных предложений;

5) оценка тендерных предложений;

6) подтверждение квалификации участников торгов;

7) предложение и присуждение контракта.

Другим вариантом процедуры получения предложения от потен­циального поставщика могут быть письменные переговоры между поставщиком и потребителем.

В процессе письменных переговоров потребитель получает офи­циальное предложение на поставку товаров от потенциального постав­щика. Это может быть организовано двумя способами.

При первом способе инициатива вступления в переговоры исхо­дит от продавца материальных ресурсов. Он рассылает потенциаль­ным покупателям своей продукции предложения (или оферты). Оферты могут быть твердыми и свободными (инициативными).

Первая направляется только одному покупателю с указанием срока действия оферты, в течение которого продавец не может изменить свои условия. Неполучение ответа в течение этого срока равноценно отказу покупателя от поставки и освобождает продавца от сделанно­го предложения. Свободная оферта не включает в себя никаких обя­зательств продавца по отношению к покупателю. Она может высы­латься неограниченному числу потенциальных потребителей и включать как перечисленные выше реквизиты, так и рекламно-информационные материалы.

При втором способе организации письменных переговоров между поставщиком и потребителем инициатива переговора исходит от поку­пателя. Он рассылает потенциальным поставщикам коммерческое письмо или запрос, главной целью которого является получение пред­ложения. В запросе указываются необходимые реквизиты (наименова­ние товара, требуемое качество, условия и сроки поставки, платежа и пр.), кроме цены, которая появится в ответном предложении.

Основные требования к выбору поставщика:

■ стоимость приобретения продукции или услуг;

■ качество обслуживания.

Кроме основных критериев выбора поставщика, применяют и другие, в их числе:

■ удаленность поставщика от потребителя;

■ сроки выполнения текущих и экстренных заказов;

■ наличие у поставщика резервных мощностей;

■ организация управления качеством продукции у поставщика;

■ психологический климат в трудовом коллективе поставщика;

■ риск забастовок у поставщика;

■ способность поставщика обеспечить поставку запасных час­тей в течение всего срока службы поставленного оборудо­вания;

■ кредитоспособность и финансовое положение поставщика.

Грамотное ведение закупочных операций требует знаний хозяй­ственного права, касающихся заключения контракта, поставки това­ров и их оплаты. В контракте должны содержаться следующие требо­вания.

1. Предложение и принятие предложения. Контракт оформляет­ся в случае, если одна сторона предлагает товар по определен­ной цене и на конкретных условиях поставки, а другая сторо­на это предложение принимает.

2. Финансовые условия. Контракт должен иметь стоимость. Другими словами, он становится контрактом в юридическом смысле лишь в том случае, если в нем оговорены финансовые условия.

3. Право заключать контракты. Такое право имеют только опре- ' деленные должностные лица (директор, генеральный дирек­тор), уполномоченные фирмой и действующие от ее имени.

4. Законность. Контракт должен быть законным, т.е. всецело отвечать юридическим нормам страны. Например, незакон­ным будет контракт на поставку продукции, производство которой запрещено законодательством.

Условия контракта. Заключение контракта предполагает согла­сование разных условий, как четко выраженных, так и подразумева­емых. Все они должны найти отражение в документах, на основе кото­рых оформляется контракт.

Четко выраженные условия — те, которые фактически отражены в контракте. Подразумеваемые условия — те, которые вытекают из зафиксированных в контракте, или являются сами собой разуме­ющимися, исходя из здравого смысла.

Поставщик теряет право собственности на товары после заклю­чения контракта, если иное специально не оговорено в контракте или товары еще не произведены.

В качестве условия контракт может предусматривать возмеще­ние убытка (имеется в виду оговоренная в контракте сумма, которая должна быть выплачена поставщиком при нарушении им срока поставки). Эта сумма не является штрафом и обычно устанавливает­ся заранее в разумных пределах.

Штрафы — действенное средство заставить поставщика выпол­нить условия контракта. В отличие от возмещения убытка, штраф представляет собой сумму, увеличенную по сравнению с указанной в контракте и возрастающую в зависимости от нарушения срока поставки, поставки товара ненадлежащего качества и т.д.

Если заранее предусмотрены случаи, когда поставить товар в срок не представляется возможным по причинам, не зависящим от постав­щика, то в контракте следует установить соответствующее условие (форс-мажор).

Структура контракта. Такая структура контракта, соответству­ющего законодательству Российской Федерации, приведена ниже (на примере закупки мяса).

 

КОНТРАКТ №

г. Москва «_»_______200 г.

 

_______________________, именуемое в дальней­шем «Продавец», в лице _____________,

действующего на основании Устава, с одной стороны, и ООО «Магнит», именуемое в дальнейшем «Покупатель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с другой сто­роны, заключили настоящий контракт о нижеследующем:

1. Предмет контракта

1.1. Продавец обязуется поставить, а Покупатель принять и оплатить мясо мороженое свинину 1-й категории.в полутушах, соответствующее ГОСТу_________(в дальнейшем именуемое «Товар») на условиях

2. Количество товара

2.1. Общий объем подлежащего к поставке товара устанавливается в количестве около____(___________) тонн, согласно Специфи­кациям, являющимся неотъемлемой частью настоящего контракта.

3. Качество товара

3.1. Поставляемый товар по своему качеству должен соответствовать требованиям ГОСТа________.

3.2. Качество поставляемого мяса подтверждается следующими документами:

— сертификат происхождения (ТПП);

— сертификат соответствия (форма СТ-1);

— качественное удостоверение завода-изготовителя;

— ветеринарное свидетельство (форма № 2);

— санитарно-гигиенический сертификат (с протоколом испытаний).

4. Сумма контракта и порядок расчетов

4.1. Цена товара договорная. Стоимость единицы (партии) товара указывается в Спецификациях.

4.2. Порядок расчетов в соответствии со Спецификациями.

5. Упаковка и маркировка

5.1. Товар, проданный по настоящему контракту, должен быть упако­ван и маркирован в соответствии с ГОСТами.

6. Поставка товара

6.1. Отгрузка товара производится до станции назначения (склада), указанные Покупателем.

6.2. Днем исполнения Продавцом своих обязательств по поставке товара считается дата сдачи товара на склад Покупателю по Акту экс­пертизы ТПП.

7. Приемка товара

7.1. Если в Спецификации не оговорено иное, товар считается сдан­ным Продавцом и принятым Покупателем:

а) по качеству - в соответствии с сертификатом о качестве, выдан­ным Продавцом и подтвержденным независимой организацией;

б) по количеству мест - согласно Акту экспертизы Торгово-промыш­ленной палаты РФ, отражающего количество единиц товара, поставлен­ных Покупателю, при 100%-ном перевешивании товара при приемке.

7.2. Приемка товара осуществляется по приемо-сдаточному акту меж­ду Продавцом и Покупателем (представителем мясокомбината) при 100%-ном перевешивании и осмотре товара. Простои вагонов оплачива­ются за счет последнего. С согласия Продавца допускается приемка това­ра без представителя Продавца по акту экспертизы независимой компе­тентной организации (бюро экспертиз ТПП РФ и др.), решение которой будет обязательным для сторон.

7.3. Рекламации в отношении количества и в отношении качества това­ра могут быть заявлены письменно Покупателем Продавцу в течение 3 (трех) дней с момента поставки товара и в течение 25 (двадцати пяти) дней со дня оформления документов.

8. Форс-мажор (действие непреодолимой силы)

8.1. Стороны освобождаются от ответственности за полное или частич­ное неисполнение обязательств по настоящему контракту, если неиспол­нение явилось следствием форс-мажорных обстоятельств, возникших после заключения настоящего Контракта и должным образом подтверж­денных, которые сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разум­ными мерами.

8.2. При наступлении или прекращении указанных в пункте 8.1 форс-мажорных обстоятельств сторона, для которой создалась невозможность исполнения своих обязательств по настоящему контракту, должна немед­ленно известить другую сторону, приложив к извещению соответству­ющий документ.

8.3. При отсутствии своевременного извещения, указанного в пунк­те 8.2, виновная сторона обязана возместить другой стороне убытки, поне­сенные ею вследствие такого неизвещения или несвоевременного изве­щения.

8.4. Срок исполнения сторонами их обязанностей отодвигается сораз­мерно времени, в течение которого будут действовать форс-мажорные обстоятельства.

8.5. Если эти обстоятельства будут продолжаться более 1 (одного) месяца, то каждая из сторон имеет право отказаться от дальнейшего исполнения обязательства по контракту, и в этом случае ни одна из сто­рон не имеет права требовать от другой стороны возмещения убытков, причиненных расторжением контракта.

9. Ответственность сторон

9.1. За просрочку оплаты товара Покупатель уплачивает неустойку в размере 0,1% стоимости не оплаченного в срок товара за каждый день просрочки.

9.2. Независимо от уплаты неустойки (штрафа, пени) сторона, нару­шившая контракт, возмещает другой стороне причиненные в результате этого убытки.

10. Разрешение споров

10.1. Все споры и разногласия, могущие возникнуть из настоящего контракта или в связи с ним, разрешаются сторонами путем перегово­ров. Если же они не могут быть урегулированы сторонами путем перего­воров, то подлежат рассмотрению в Арбитражном суде при ТПП РФ в г. Москве согласно его регламенту.

11. Прочие условия

11.1. Настоящий контракт вступает в силу с момента подписания и действует до полного исполнения сторонами обязательств.

11.2. Настоящий контракт может быть расторгнут только по письмен­ному соглашению сторон.

11.3. Все изменения и дополнения к настоящему контракту имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме и подписа­ны надлежащим образом уполномоченными представителями обеих сторон.

11.4. Настоящий контракт составлен и подписан в двух экземплярах, по одному для каждой стороны, и каждый имеет одинаковую юридиче­скую силу.

 

Юридические адреса и реквизиты сторон:

Продавец Покупатель

____________ ___________

г. Москва от «__»____200 г.

 

СПЕЦИФИКАЦИЯ № 1

к КОНТРАКТУ № 123/44/51/10/13 от «_»____200 г.

1. Количество товара по настоящей спецификации составляет около 100 (сто) тонн по факту поставки. Поставка товара осуществляется мех-секцией с сообщением ее номера, номеров вагонов, даты отгрузки и коли­чества товара по факсимильной связи.

2. В отгрузочных реквизитах указать грузополучателя: Покупатель имеет право изменить отгрузочные реквизиты, уведомив при этом Постав­щика не позже чем за 5 (пять) дней до готовности товара к отгрузке.

3. Цена за свинину 1-й категории составляет___(__) руб. за 1 кг,

включая НДС и налог с продаж.

4. Оплата товара производится банковским переводом в Банк Про­давца.

5. О готовности товара к отгрузке Продавец уведомляет Покупателя факсимильной связью, извещая одновременно о предполагаемой дате отгрузки, количестве мест, весе товара.

Об отгрузке товара Продавец в течение 24 часов уведомляет Покупа­теля факсимильной связью с указанием даты отгрузки, номера мехсек-ции, точного веса товара.

В транспортных документах должны быть указаны данные: номер контракта, наименование товара, вес нетто/брутто товара в килограммах, грузоотправитель и грузополучатель.

6. Сдача-приемка товара по данной Спецификации товар считается сданным Продавцом и принятым Покупателем на основании Акта экс­пертизы ТПП РФ.

 

От продавца От покупателя

 

Оплата поставок. Получение счетов на оплату заказанных това­ров — заключительный этап выполнения контракта. При оплате сче­тов используются, как правило, безналичные расчеты, но могут про­изводиться и наличные платежи, если иное не установлено законом. При осуществлении расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо и в дру­гих формах, предусмотренных законом.

Стороны по контракту (договору) могут избрать и установить любую из указанных ниже форм расчетов.

1. Расчеты платежными поручениями. При расчетах платежны­ми поручениями банк обязуется по поручению плательщика за счет средств, находящихся на его счете, перевести необхо­димую денежную сумму на счет указанного плательщиком лица в этом же или ином банке и в срок, установленный зако­ном, если более короткий срок не предусмотрен договором банковского счета либо не определяется применяемыми в бан­ковской практике обычаями делового оборота.

2. Расчеты по аккредитиву. При расчетах по аккредитиву банк, действующий по поручению плательщика об открытии аккре­дитива и в соответствии с его указанием (банк-эмитент), обя­зуется произвести платежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель либо дать полно­мочие другому банку (исполняющему банку) произвести пла­тежи получателю средств или оплатить, акцептовать или учесть переводной вексель.

3. Расчеты по инкассо. При расчетах по инкассо банк (банк-эми­тент) обязуется по поручению клиента осуществить за его счет действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа.

4. Расчеты чеками. Чеком признается ценная бумага, содержа­щая ничем не обусловленное распоряжение чекодателя банку произвести платеж указанной в нем суммы чекодержателю. В качестве плательщика по чеку может быть указан только банк, где чекодержатель имеет средства, которыми он имеет право распоряжаться путем выставления чеков. В рамках указанных форм расчеты могут производиться с частичной предоплатой и по факту получения товара, с предопла­той полностью за весь товар, оплатой в рассрочку и т.д. В любом случае способ платежа оговаривается в контракте (договоре купли-продажи).

Немедленная или предварительная оплата товара может дать право на скидку от общей стоимости полученных товаров, С другой стороны, оплата товара по истечении какого-то срока означает, что сумма, которая должна быть выплачена поставщику, может быть использована на другие нужды. В этой связи, определяя способ пла­тежа, необходимо тщательно взвесить все его достоинства и недостат­ки, равно как и возможные выгоды и потери.