Основные функции службы закупок

 

На функции службы закупок в организационной структуре управления предприятием (организацией) оказывают влияние такие факторы, как:

- доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) предприятия (организации);

- сущность приобретаемых материальных ресурсов;

- ситуация на рынке материальных ресурсов, жизненно необходимых для предприятия (организации);

- наличие у предприятия (организации) возможностей для выполнения данных функций;

- решение задач в области снабжения, способствующих достижению целей предприятия (организации).

Специалисты службы закупок на предприятии (в организации) отвечают за закупку материальных ресурсов в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия (организации), которым требуются материальные ресурсы.

Следовательно, к основным функциям службы закупок на предприятии (в организации) относятся:

- определение потребности в материальных ресурсах;

- исследование рынка закупок;

- выбор поставщиков;

- осуществление закупок;

- контроль поставок;

- подготовка бюджета закупок;

- координация и системная взаимосвязь закупок с производством, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

 

1. Определение потребности в материальных ресурсах. Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполняется расчет потребности в материальных ресурсах. При этом устанавливаются точные требования к весу, размеру и другим параметрам поставок, а также к сервису поставок. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и (или) номенклатурные группы. Для потребляемых материальных ресурсов может решаться задача «сделать или купить».

 

2. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка поставщиков. При этом необходимо идентифицировать всех возможных поставщиков по непосредственным рынкам, рынкам товаров-заменителей и новым рынкам. Далее, следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.

3. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

Выбор поставщика составляет важную часть функций закупок и включает поиск источников снабжения и необходимой информации о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку возможности своевременной поставки необходимых материальных ресурсов и результатов работы с выбранными поставщиками в целом. Среди основных сведений, которые могут храниться в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных материальных ресурсов, реестр поставщиков.

4. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, то есть заключением контракта. Договорные отношение формируют хозяйственные связи, рационализация которых также является задачей закупочной логистики. Осуществление закупок включает в себя также выбор метода закупок, разработку условий поставки и оплаты, а также организацию транспортировки материальных ресурсов. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры. Завершаются закупки организацией приемного контроля.

5. Контроль поставок. Одной из значимых задач контроля поставок является контроль качества поставки, то есть учет количества рекламаций и брака. Функция контроля поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

6. Подготовка бюджета закупок. Существенной частью закупочной деятельности являются экономические расчеты, так необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения.

При этом определяют следующие виды затрат:

- затраты на выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

- затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

- затраты на грузопереработку;

- затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

- затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;

- затрат на поиск информации о потенциальных поставщиках.

В рамках проведения экономических расчетов к задачам закупочной логистики следует отнести расчет издержек из-за дефицита материальных ресурсов.

 

7. Координация и системная взаимосвязь закупок с производством, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Эта специфическая функция закупочной логистики, выполняется посредством организации системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок. Среди таких документов можно выделить:

- журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа – выполнен / не выполнен;

- реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку;

- товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида сырья, материала или комплектующие изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку);

- реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.

Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса закупочной логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.

4. 3. Задача «сделать или купить» в закупочной логистике

 

Задача «сделать или купить» (англ. “ make or buy problem”) заключается в принятии одного из двух альтернативных решений: делать (производить) комплектующие изделия самим (если это в принципе возможно) или же их покупать у других производителей.

Решение задачи «сделать или купить» зависит от ряда внешних факторов, а также от условий, сложившихся на самом предприятии.

Самостоятельное производство комплектующих изделий снижает зависимость предприятия (организации) от колебаний рыночной конъюнктуры. Предприятие (организация) может устойчиво функционировать вне зависимости от складывающейся на рынке ситуации. В то же время высокое качество и низкую себестоимость комплектующих скорее обеспечит производитель, который специализируется на их выпуске.

Кроме того, закупая материальные ресурсы у поставщика, предприятие, как правило, имеет возможность приобрести широкий ассортимент относительно небольшими партиями, в результате чего сокращается потребность в запасах и складах, уменьшается объем договорной работы с производителями отдельных позиций ассортимента.

Поэтому, отказываясь от собственного производства и принимая решение о закупке комплектующих у специализированного поставщика, предприятие (организация) получает возможность поднять качество и снизить себестоимость. Однако оно при этом попадает в зависимость от окружающей экономической среды.

Риск потерь, обусловленных ростом зависимости, будет тем ниже, чем выше надежность поставок и чем более развиты в экономике логистические связи.

Таким образом, чем выше степень развития логистики в обществе, тем «спокойнее» предприятие (организация) отказывается от собственного производства комплектующих изделий, и перекладывает эту задачу на специализированного производителя.

Вне зависимости от ситуации во внешней среде на самих предприятиях могут действовать факторы, обусловливающие отказ от собственного производства.

Решение в пользу закупок комплектующих изделий и, соответственно, против собственного производства должно быть принято в случае, если:

- потребность в комплектующих изделиях невелика;

- отсутствуют необходимые для производства комплектующих мощности;

- отсутствуют кадры соответствующей квалификации.

Решение против закупок комплектующих изделий и в пользу собственного производства принимается в том случае, когда:

- потребность в комплектующих изделиях стабильна и достаточно велика;

- комплектующие изделия могут быть изготовлены на имеющихся производственных мощностях предприятия (организации).

4. 4. Система поставок "Точно в срок"; в закупочной логистике

 

Система поставок "точно в срок"; (англ. ”just in time”) - это философия и в то же время технические приемы.

Система "точно в срок"; основана на том, что в звено логистической системы не должно поступать никаких материальных ресурсов, пока в этом звене не возникнет острой необходимости в этих материальных ресурсах. Например, доставка оборудования к моменту монтажа или товаров непосредственно в торговый зал магазина.

Сущность системы «точно в срок» заключается в том, что спрос на любом участке цепи определяется спросом, предъявленном в конце ее. Пока нет спроса в конце цепи, продукция не производится и не накапливается, не заказываются и не накапливаются комплектующие.

Противоположностью системы «точно в срок» является накапливание запасов в ожидании спроса.

Общепринятое определение гласит, что система поставки «Точно в срок» - это система производства и поставки сырья, материалов и комплектующих изделий или товаров к месту производственного потребления или к месту продажи в торговом предприятии в требуемом количестве и в нужное время.

Принципиальное отличие системы "точно в срок"; от традиционного снабжения показано на рис.4.3.