Распределение времени

Таблица для анализа использования времени

Выявление видов деятельности, на которые время тратится впустую (как показывают исследования, таких бывает до 25%), которые могут (возможно, с большим успехом) выполнять другие лица, которые отнимают время у других, называется диагностикой времени. Для облегчения последней время, затрачиваемое работниками управления, можно распределить по следующим функциям:

 обдумывание проблем, выработка решений, подготовка документов;

 руководство людьми (распределение заданий, инструктаж, консультирование, оценка их работы, разрешение конфликтов);

 прогнозирование и планирование на перспективу;

 подготовка совещаний, выступлений, различных мероприятий;

 контроль подчиненных;

 осуществление внешних коммуникаций (участие в переговорах, обмене опытом, конференциях).

После группировки работ им дается оценка на предмет необходимости, целесообразности, соотношения предполагавшихся и фактических затрат времени.

Оценку затрат времени можно проводить, учитывая следующие моменты:

 общий перечень выполняемых работ;

 перечень и удельный вес работ, свойственных данной должности;

 перечень и удельный вес повторяющихся работ;

 перечень и удельный вес планируемых работ;

 перечень и удельный вес нормируемых работ;

 перечень и удельный вес нестандартных и творческих работ.

В процессе анализа определяется, какие факторы обусловливают наибольшие потери времени и являются в этом смысле самыми дорогостоящими, например визиты, встречи, телефонные разговоры, прием посетителей, встречи с подчиненными и т. п. Их выявление позволяет искать способы изменения структуры затрат времени, которая в наибольшей степени способствовала бы достижению целей, и обуздать самых злостных его расхитителей.

Опыт показывает, что даже если в одном случае из десяти работа руководителя не требовалась, то он не доверяет подчиненным; если момент начала работы был определен спонтанно или на нее затрачено больше времени, чем предусматривалось нормативами, то в организации плохо поставлено планирование.

Основными причинами потерь времени являются:

 нечеткое определение целей и приоритетов, в результате чего люди не могут правильно сориентироваться в ситуации, а потому берут на себя слишком много либо слишком мало работы, тонут в мелочах;

 неудовлетворительная организация планирования, не позволяющая менеджеру справиться с распределением времени на выполнение своих дел;

 неорганизованность и недисциплинированность подчиненных, приводящая к многократной переделке одной и той же работы;

 отсутствие необходимой информации для принятия решений, в результате чего их приходится постоянно откладывать;

 нерешительность руководителя, неумение работать с партнерами, подчиненными, посетителями, проводить собрания и совещания.