Створення параметричного листа (Лист для злиття).
Методична частина: Параметричний лист(лист, конверт, наліпки,каталог) – це документ для розсилки в різні адреси листів одного вмісту, адреса та інші подібні дані заносяться з таблиці Word, Excel, Access. Для підстановки таких даних використовуються 2 типи полів – поля злиття ( MERGEFIELD ) та поля Word.
Поля – це спеціальні фрагменти тексту, які розміщуються в документі і забезпечують автоматичне внесення в документ деякої інформації (дати, часу, назви документа і т.і. – всього біля 60 типів стандартних полів). За допомогою комбінації клавіш Alt/F9 можна переключати з режиму перегляду інструкцій поля на режим перегляду результату їх використання і навпаки. Лист злиття можна формувати самостійно, або за допомогою Майстра, який – виконується за 6 кроків. 8. Завантажити документ Лист.Docх – зразок запрошення на презентацію, який треба розіслати у 3 адреси, які зберігаються у документі Адрес.Docх. 9. З панелі інструментів Mailing обираємо пункт Start Mail Marge:
10. Створення параметричного листа будемо робити за допомогою Майстра (Wizard), для чого виконати Start Mail Marge-->Step by Step Mail Merge Wizard. Майстр має 6 кроків.
11. На першому кроці вибираємо тип створюваного документа
12. На другому кроці вибрати поточний документ.
13. На третьому кроці через кнопку Обзор(Browse) відкрити існуючий документ-список Адрес.docх. Заголовки стовпчиків стали назвами полів злиття.
14. На четвертому кроці через кнопку Інші елементи вставити поля злиття, для чого помітити конкретні значення і замінити на поля злиття. Для перевірки натиснути Alt+F9 (аналогічно зняти перевірку)
15. Для звернення вставити поле Word, вибираючи команду Правила 16.
Значення вставляється, як вказано в документі Адреса.doc
17. На п’ятому кроці створений текст можна передивитися 18. На шостому – виконується злиття в новий документ.
|
