КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА. Тема: «Состав и оформление реквизитов
Министерство образования и науки Архангельской области
Дисциплина ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ _______________ Тема: «Состав и оформление реквизитов. Организационные,, распорядительные и информационно-справочные документы.»
Студента______________________________________________________ Группа________________________________________________________
Вариант №___
Проверил: преподаватель ___________ _____________ Дата сдачи _____________ Дата проверки ____________
Задание 1. Выберите правильный ответ
1. Какой из перечисленных реквизитов при оформлении должен соответствовать нормам, закрепленным в учредительном документе а) наименование организации б) наименование вида документа в) подпись г) печать
2. Чем отличается общий бланк от бланка письма а) на бланке письма меньше реквизитов б) на бланке письма больше реквизитов в) ничем не отличается
3. В каком из видов документов не проставляется реквизит «Наименование вида документа» а) ПИСЬМО б) ЗАЯВЛЕНИЕ в) ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА г) ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
4. В какой реквизит составной частью входит дата а) подпись б) отметка об исполнителе в) справочные данные об организации г) гриф согласования документа
5. Какие реквизиты не могут быть поставлены вместе на одном документе а) адресат и резолюция б) адресат и заголовок к тексту в) адресат и гриф утверждения г) адресат и наименование вида документа
6.Какой реквизит может вноситься в документ типографским способом а) резолюция б) регистрационный номер документа в) отметка о заверении копии г) наименование организации
7. В какой реквизит составной частью входит подпись а) отметка о заверении копии б) отметка о наличии приложения в) отметка об исполнителе г) отметка о поступлении документа в организацию
8. Без какого реквизита документ не имеет юридической силы а) регистрационный номер документа б) место составления или издания документа в) ссылка на регистрационный номер и дату документа г) эмблема организации или товарный знак
9. Реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа заполняется а) на инициативное письмо б) на ответное письмо в) не присутствует в бланке письма
Задание 2 Распределите документы на три группы а) организационные б) распорядительные в) информационно-справочные 1. Заявление об увольнении 7. Докладная записка 2. Должностная инструкция 8. Распоряжение 3. Справка о доходах 9. Протокол совещания 4. Постановление коллегии 10. Инструкция по делопроизводству 5. Положение об аттестации 11. Приказ о приеме на работу 6. Штатное расписание 12. Акт о нарушении дисциплины
Задание 3
Правильные утверждения отметьте знаком +, неправильные знаком -
Задание 4. Составьте и оформите деловое письмо-предложение (рекламное письмо) о своей продукции, услугах и т.д. на формуляре-образце с угловым расположением реквизитов. Создайте свое предприятие любой организационно-правовой формы и рода деятельности (название, товарный знак, справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон, факс, электронную почту)), руководителем которого вы являетесь. Смотреть тему: «Составление бланка служебного письма».
Задание 5 Оформите журнал исходящей корреспонденции. Вся регистрация (записи) документов оформляется рукописным способом на основе вашего письма. Смотреть тему: «Заполнение регистрационной формы учета».
Задание 6 6.1.Оформите приказ по основной деятельности о введении Инструкции по делопроизводству. В констатирующей части приказа укажите, что основанием для издания приказа служит цель совершенствования работы с документами вашей организации и обеспечения их сохранности.. В распорядительной части приказа 1. Утвердите Инструкцию по ведению делопроизводства. 2. Введите в действие инструкцию. 3. Дайте задание всем структурным подразделениям и сотрудникам руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству. 4. Дайте задание секретарю обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и передачу ее в структурные подразделения. Контроль за исполнением приказа возложите на своего заместителя.. Дата приказа текущая. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 6.2. Оформите выписку из приказа для руководителей структурных подразделений. Смотреть тему: «Составление и оформление ПРИКАЗА по основной деятельности».
Задание 7. Оформите докладную, служебную, объяснительную записки по созданной вами организации.(Оформляется по образцу или можно произвольно). Задание 7.1 Составьте и оформите докладную записку. На формате бумаги А5 на имя руководителя организации (ФИО студента, выполняющего данную работу) от другого работника об увеличении штатной численности подразделения. Порядковый номер докладной записки укажите произвольно, дата - текущая. Задание 7. 2 Составьте и оформите служебную записку. О замене копировального аппарата. На формате бумаги А5 Порядковый номер служебной записки укажите произвольно, дата - текущая. Задание7.3 Составьте и оформите объяснительную записку о невыполнении задания. На формате бумаги А5. Порядковый номер объяснительной записки укажите произвольно, дата - текущая. Смотреть тему: «Оформление информационно-справочных документов. Записки».
Задание 8 Составьте и оформите внутреннюю справку. На формате бумаги А5 на имя руководителя организации (ФИО студента, выполняющего данную работу) от руководителя структурного подразделения или другого работника.Об итогах командировки. В справке указать, что с ___ по ___ (указать даты) сотрудник отдела был командирован в другую организацию (наименование организации и город из адресата письма) для согласования вопросов развития договорных отношений и подписания договора. Договор о поставке продукции заключен на наших условиях. Порядковый номер справки укажите произвольно, дата - текущая. Смотреть тему: «Оформление информационно-справочных документов. Справка».
Задание 9 Оформите акт о списании оргтехники в бухгалтерии общества. Акт утверждается руководителем организации (ФИО студента, выполняющего это задание) составляется в день проверки и имеет порядковый номер произвольный. Акт составляется на основании служебной записки.. Составлен в2-х экз. Смотреть тему: «Оформление информационно-справочных документов. Акт».
Задание 10 Оформите резюме от имени работника. Смотреть тему: «Оформление документов по личному составу. Резюме».
Задание 11 Напишите заявление от имени работника созданной организации о переводе его на другую должность. На заявлении руководитель организации (студент) оформляет резолюцию, а работник отдела кадров - отметку об исполнении документа и направлении его в дело. Смотреть тему «Оформление документов по личному составу. Заявление.
Задание 4 Тема: СОСТАВЛЕНИЕ БЛАНКА СЛУЖЕБНОГО ПИСЬМА. БЛАНКОМ ДОКУМЕНТА называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Устанавливаются два основных формата бланков документов: А4 (210*297 мм) - основной формат. А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений. ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает, а ГОСТ Р 6.30-2003 подтверждает, что бланки организационно-распорядительных документов должны иметь поля (в мм): - левое - 35 мм (поле подшивки); - правое - 10 мм; - верхнее - 20 мм (для гербов, нумерации страниц); - нижнее - 10-25 мм. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Обычно в текстах документов устанавливается полуторный межстрочный интервал. Если один реквизит растягивается на несколько строк, то его текст печатается через один интервал. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом 12-14, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Реквизиты и ограничительные отметки на бланке размещают одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). ГОСТ устанавливает два варианта расположения реквизитов на бланке: угловой ипродольный. При угловом расположении реквизиты заголовочной части на бланке документа располагаются в левом верхнем углу. Ширина зоны равна длине строки – 28 печатных знаков или 73 мм. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее удобным и экономичным по использованию площади листа. Такое расположение является наиболее рациональным для писем, так как правый верхний угол письма используется для реквизита «Адресат». Пример бланка для писем с угловым расположением реквизитов
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ
ОБЩЕСТВО « CВЯЗЬИНВЕСТ » Бережковская наб., д.4, Москва, Россия 164350 тел./факс: (495)290-94-85 ______________ № ____________ На №_________ от ____________ При продольном расположении реквизиты заголовочной части на бланке документа располагаются по центру вдоль верхнего поля документа (без учета служебных полей). Пример бланка для писем с продольным расположением реквизитов
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «СВЯЗЬИНВЕСТ» Бережковская наб., д.4, Москва, Россия 164350 тел./факс: (495)290-94-85 ______________ № ____________ На №_________ от ____________ ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ АО «ЭЛЕКТРОН» ОБЩЕСТВО Генеральному директору «СВЯЗЬИНВЕСТ»И.И.Петрову ул. Гагарина, д.4, Москва, ул. Поморская, д.7, Россия 111333 г. Архангельск, Россия тел./факс: (495)290-94-85 164170 ____________ № _________ На №_______ от_________ О предложении сотрудничества
Уважаемый Иван Иванович! Наша фирма в течение многих лет специализируется на комплектации объектов строительства и промышленных предприятий электротехническим оборудованием. Мы имеем возможность организовать в полном объеме поставки необходимого отечественного и импортного оборудования для строящихся объектов. За время нашей работы фирма зарекомендовала себя надежным и добросовестным партнером, качественно и в установленные сроки выполняющим заказы своих клиентов независимо от их размера и отраслевого направления. Предлагаем Вам воспользоваться услугами нашей фирмы по поставке качественной и недорогой электротехнической продукции, производимой лучшими предприятиями России, а также продукции таких стран, как Германия, Италия. Надеемся на плодотворное сотрудничество. Приложение: каталог 3 экз.
С уважением, Генеральный директор Драгомиров П.О.Драгомиров
Сухов А.С. 290-94-55
Задание 5 Тема: ЗАПОЛНЕНИЕ РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЫ УЧЕТА (журнал входящей и исходящей корреспонденции).
Документооборот - это движение документов внутри организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Скорость документооборота зависит от постановки делопроизводства и делопроизводственного обслуживания аппарата управления. Различают три основных потока документов : - входящие (поступающие в организацию документы); - исходящие (отправляемые из организации документы); - внутренние (документы создаются в организации и не выходят за ее пределы).
Основные этапы обработки входящих документов состоят из операций:
1.Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений. 2.Все конверты за исключением с пометкой «лично» и писем в адрес общественных организаций вскрываются. Конверты уничтожаются, кроме случаев, если в письме нет обратных справочных данных, если письмо касается судебной переписки и дату отправки документа можно установить только по почтовому штампу. 3.Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые (газеты, журналы, рекламные плакаты, проспекты, счета на оплату, поздравительные письма, открытки, пригласительные билеты). 4.На регистрируемых документах ставится реквизит 28 «Отметка о поступлении документа в организацию». Дата и регистрационный номер заносится в журнал входящей корреспонденции. 5.Зарегистрированные документы передаются руководителю. Руководитель, рассматривая документы, пишет на них резолюцию. Резолюция включает следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата. 6.Получив от руководителя документы с резолюцией, секретарь вносит сведения о документе и резолюцию в журнал входящей корреспонденции. 7.Документы должны передаваться руководителю или исполнителям в день их поступления. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях. 8.Секретарь ведет контроль исполнения документа в отведенные сроки. 9.Исполненные документы передаются для подшивки в дело с проставлением реквизита 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его вдело». Основные этапы обработки исходящих (отправляемых) документов состоят из операций:
1.Составление проекта документа исполнителем. 2.Согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. 3.Проверка правильности оформления документа. (До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов). 4.Подписание и утверждение (при необходимости) документа руководителем организации. 5.Подписанные документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции, на них проставляется регистрационный номер и дата. 6.Отправка документа адресату. 7.Подшивка второго экземпляра в дело. Исходящие документы печатаются в двух экземплярах. Первый, подписанный руководителем, отправляется адресату, второй (отпуск) - подшивается в дело. Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в пределах самого учреждения. Основные этапы обработки внутренних документов состоят из операций:
1.Составление проекта документа исполнителем. 2.Согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. 3.Проверка правильности оформления документа. (До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, секретарь проверяет правильность оформления, наличие необходимых реквизитов). 4.Подписание и утверждение (при необходимости) документа руководителем организации. 5.Подписанные документы регистрируются в журнале внутренних документов, на них проставляется регистрационный номер и дата. 6.Передача документа исполнителю. 7.Контроль исполнения документа. 8.Исполнение документа. 9.Подшивка исполненного документа в дело.
Регистрация документа - это запись необходимых сведений о документе с последующим проставлением на нем регистрационного индекса и даты. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например, ПРИКАЗ №»28, ПРОТОКОЛ № 5. Регистрация документа должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день их поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения.
В практической деятельности используются следующие формы регистрации: - карточная; - журнальная; - компьютерная.
Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка. Изготавливают карточки типографским способом на формате бумаги А5. Для более быстрой ориентации в массе карточек можно применять цветовые различия по документам. В этом случае карточки изготавливаются с цветными полосами по верхнему полю: для входящих - зеленого цвета, исходящих - синего, внутренних - желтого. Журнальная форма, исторически наиболее ранняя, имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. Журнальную форму регистрации документов применяют если в организации небольшой объем документооборота и для документов, в состав индекса которых входит один порядковый номер (пропуска, справки, доверенности, приказы, акты, дипломы и т.д.). При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в базу данных осуществляется непосредственно с документа с помощью клавиатуры.
|
