Разновидности писем по назначению в деловой деятельности.
- Письма информационного характера. 1) Информационное письмо. Пример 1: Сообщаем, что приказом Мининформсвязи России от 18.12.2006 № 655 утверждена Инструкция о порядке заполнения типовых форм по предоставлению статистических данных о работе цифровых систем коммутации. Данная Инструкция размещена на WEB-сервере Мининформсвязи России (адрес: www.ptti.gov.ru) в разделе "Документы". 2) Письмо-сообщение. Пример письма-ответа (2): Сообщаем Вам, что по проекту постановления правительства Москвы "Об организации альтернативной гражданской службы в Москве" замечаний и предложений не имеем. 3) Сопроводительное письмо. Пример 3: Представляем на рассмотрение и утверждение Программу обучения специалистов по антикризисному управлению, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов. Приложения: 1. Программа обучения специалистов по антикризисному управлению на 8 л. в 1 экз. 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз. 4) Письмо-напоминание. Пример 4: Напоминаем, что ваша организация ООО "Магистраль" (лицевой счет № 15958) является должником по абонентской плате за пользование услугами связи. Задолженность на сентябрь 2011 г. составила 10450,36 руб. Просим срочно произвести оплату и сообщить об этом по телефону 352-05-72. 5) Письмо-извещение (письмо-уведомление). Пример 5: 18 апреля 2012 г. в 11.30 РАО ЕЭС России проводит совещание по вопросу о повышении тарифов на электроэнергию. Совещание состоится в селекторном зале центрального офиса РАО ЕЭС России по адресу: просп. Вернадского, 78, г. Москва. 6) Рекламное письмо. - Письма, содержащие просьбу или предложение. 1) Письмо-просьба. Пример 6: В связи с подготовкой рекламной акции коллекции обуви "Весна - лето - 2014", запланированной на период с декабря 2013 г. по июнь 2014 г., просим Вас сообщить о возможности провести исследование степени известности в Москве торговых марок обуви Monarch, Kaiser, Gabor. 2) Письмо-заявка. Пример 7: Просим Вас включить двух сотрудников нашей фирмы (Инокентьева П.Г., ведущего эксперта отдела информационных технологий, и Марченко Р.Д., эксперта отдела технической экспертизы), в участие в семинаре-практикуме "Методы защиты информации в информационных системах", который состоится 12 апреля 2014 г. 3) Письмо-запрос. Пример 8: В связи с проводимой проверкой просим Вас предоставить копии следующих документов: 1. Устава организации. 2. Свидетельства о регистрации организации. 3. Договора поставки с ООО "Этон". 4. Справки о стоимости одного кубометра песка на 02.07.2012. 4) Письмо-предложение (оферта). Пример 9: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году работу по подбору на конкурсной основе инвесторов в США и Европе для осуществления программы реконструкции объектов социальной сферы (магазинов, ресторанов, кафе, офисов и т. д.). 5) Письмо-приглашение. Пример 10: Приглашаем Вас принять участие в бесплатном семинаре "Бизнес-презентации. Современные технологии". В программе семинара: Критерии выбора презентационного оборудования. Обзор современного рынка офисных проекторов. Основные критерии выбора мультимедиа-проекторов. Новейшие технологии отображения информации. Плазменные панели. Новые технологии проекционной индустрии. Технология цифровой обработки света. Все участники семинара обеспечиваются информационными материалами. Семинар состоится 11 июня 2014 г. в 11.00 в помещении Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации по адресу: Ленинградский проспект, 55,г. Москва. - Письма, содержащие требование или претензию. 1) Письмо-требование. Пример 11: Согласно Договору подряда от 12.05.2012 № 12/45 ваша фирма взяла на себя обязательства по ремонту здания по ул. Якиманка, 15. Однако в настоящее время наблюдается значительное отставание от графика работ, определенного Приложением 3 к Договору. Несмотря на неоднократные напоминания о необходимости соблюдения графика работ, меры до сих пор не приняты. Требуем срочно принять меры по выполнению работ, определенных Договором. В противном случае согласно пункту 8.1 Договора к вам будут предъявлены штрафные санкции. 2) Письмо-претензия. Пример 12: Вашей фирмой 25.04.2013 по железнодорожной накладной № 269413 были отгружены пневмоинструменты в количестве 50 комплектов по счету № 35-918, который был оплачен нами в полном объеме. В связи с тем, что при проверке вагона на пограничной станции была обнаружена недостача двух комплектов пневмоинструментов, о чем свидетельствует коммерческий акт от 30.04.2013 № 14388/264, просим Вас допоставить нам 2 комплекта пневмоинструментов или возместить их стоимость. Приложение: на 1 л. в 1 экз. - Письма-ответы. 1) Письмо-согласие. Пример 13: Сообщаем, что наша организация готова предоставить место для прохождения преддипломной практики студентке 5-го курса очной формы обучения Института финансового менеджмента по специальности "Бухгалтерский анализ, учет и аудит" Осиповой Ольге Алексеевне с 01 февраля по 28 марта 2014 г. 2) Письмо-отказ. Пример 14: В связи с тем, что в мае 2010 г. наш университет вышел из состава учредителей Московского международного института бизнеса и информационных технологий, ректор университета не уполномочен рассматривать вопросы, связанные с деятельностью данного института и его филиалов, и выступать ответчиком по гражданскому иску Николаевой И.П. - Письма, содержащие обязательства, подтверждения, гарантии. 1) Гарантийное письмо. Пример 15: Просим Вас предоставить в аренду нашей фирме 300-400 кв.м. выставочной площади для проведения с 12 ноября по 31 декабря 2013 г. Всероссийской рождественской ярмарки обуви. Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: сч. № 4070581060000000003 в КБ "МЕНАТЕП", БИК 048222242, корр./сч. КБ "МЕНАТЕП" в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по г. Москве - № 30100820600000000341. 2) Письмо-подтверждение. Пример 16: Подтверждаем предварительную договоренность о проведении совместного выездного трехдневного семинара для работников кадровых служб в ноябре этого года. Согласны на заключение договора на проведение данного семинара с Учебным центром при Академии народного хозяйства при Правительстве Российской Федерации. - Рекомендательное письмо. Пример 17: Савченко Инна Савельевна занимала в нашей издательской компании должность руководителя отдела маркетинга и распространения. Она зарекомендовала себя как инициативный сотрудник, обладающий организаторскими способностями. Через год после ее прихода в компанию тираж издания увеличился на 20%, была разработана и внедрена новая система распространения издания в регионах. Благодаря ее усилиям у издания появились новые партнеры и рекламодатели. Особо хочется отметить ее надежность, умение находить решения в сложных обстоятельствах, а также нацеленность на достижение результата. - Этикетные письма. 1) Письмо-поздравление. Пример 18: Уважаемый Сергей Иванович! Примите мои сердечные поздравления в связи с избранием Вас на пост мэра одного из самых красивых городов нашей страны. Ваши деловые качества, ответственность за порученное дело, добросовестность помогут воплотить в жизнь Ваши грандиозные планы. Желаю Вам успеха во всех начинаниях. Надеюсь на дальнейшее плодотворное сотрудничество! 2) Письмо-благодарность. Пример 19: Благодарим коллектив Института русского языка им. А.С. Пушкина за прекрасную организацию и проведение научно-практического семинара "Современные проблемы риторики". Семинар прошел на высоком научном уровне, привлек широкий круг участников из различных вузов страны. Участники семинара ознакомились с современными достижениями в области риторики, рассмотрели проблемы риторического образования и подготовки кадров преподавателей риторики, ознакомились с новой научной литературой по данной проблематике. Желаем вам творческих успехов и надеемся на плодотворное сотрудничество! 3) Письмо-соболезнование. Пример 20: С глубоким прискорбием мы узнали о смерти профессора Воробьева Н.Н. Примите, пожалуйста, наши соболезнования по поводу смерти человека, чьи труды внесли столь весомый вклад в отечественную науку. Передайте, пожалуйста, наши соболезнования его семье. 4) Письмо-извинение. Пример 21: Уважаемые господа! Пожалуйста, примите наши искренние извинения за задержку оплаты счета на поставку партии комплектующих товаров по договору от _________ № _____, которая произошла по вине нашей бухгалтерии. В настоящее время оплата произведена, и мы надеемся, что это досадное недоразумение впредь не повторится. Еще раз просим извинить нас. Задание 1. Определите соответствие приведенных текстов видам деловых писем.
Задание 2. Определите коммуникативные функции, т.е. укажите, к какой разновидности деловой переписки относятся данные языковые модели. Закончите деловые письма. 1. На основании договора о намерениях… 2. В ответ на Вашу просьбу… 3. Считаем ещё раз необходимым напомнить Вам… 4. Ставим Вас в известность о… 5. Ваше предложение отклонено… 6. Мы можем предложить Вам… 7. Мы будем весьма признательны Вам за участие в… 8. Убедительно просим Вас… Задание 3. Составьте письмо-рекламацию на партию копировальных аппаратов в связи с их несоответствием сертификату качества, используя большую часть языковых формул, приведенных в упражнении. К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены… Мы официально заявляем Вам рекламацию на… Наши клиенты заявили рекламацию на… При приёмке товара были обнаружены следующие недостатки:… Сумма причинённого ущерба составляет …руб. (прописью) Акт экспертизы определяет, что… Это даёт нам право обратиться в арбитраж. Задание 4. Составьте текст письма-ответа на рекламацию, используя большую часть языковых формул, приведенных в упражнении. Приносим свои извинения за… Подтверждаем получение Вашего письма от… Сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)… В удовлетворение Вашей претензии № … от … переводим на Ваш счёт… Ваша претензия признана необоснованной. Считаем требуемую Вами скидку преувеличенной.
|
