Документооборота в учреждениях.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Госстандарт России, 1998).

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверение, оформление и отправку.

Основные принципы организации документооборота:

1. Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому пути с наименьшими затратами времени и труда.

2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.

3. Единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных видов документов.

Рациональная организация документооборота предполагает движение документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. При этом важно добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. С этой целью на предприятии следует проектировать оптимальные маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя.

Соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — документопотоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и филиалы.

Восходящие потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции.

Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т.д.

Входящий документопоток любой организации составляют:

• документы вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;

• документы подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

• документы организаций-смежников и прочих организаций направляемые с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. По видовому составу к этим документам относятся: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);

• обращения граждан — предложения, заявления, жалобы.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самой организации, не выходящие за ее пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний документопоток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности — положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, — приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный путь движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами. Стереотипные маршруты свойственны входящим документам, что определяется их адресованием.

Входящие документы образуют три направления движения:руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно — наибольшая часть документов попадает руко­водству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции и функциональным обязанностям (не их уровня). Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

Маршрут входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, т.е. на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не регламентирована, что влечет наиболее ощутимые потери времени.

Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты документопотоков.

Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период. В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.

Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе ДОУ и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе — количество копий: 34/106.

Основное правило подсчета документов — однократность.

Служба ДОУ периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где помимо количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Установлено, что плотность документооборота существенно меняется в пределах года, квартала, месяца, недели. В начале этих временных отрезков резко возрастает количество поступающих документов, в конце — отправляемых.

Кроме того, учет документооборота позволяет:

1. определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;

2. определить соответствие маршрутов тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;

3. установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;

4. рассчитать численность службы ДОУ;

5. разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций.

Оптимизация документооборота основывается на следующем. Большинство документов проходят в офисах вполне определенные пункты и этапы обработки. Необходимо выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить наиболее оптимальный порядок движения документов внутри организации в схемах, разрабатываемых службой ДОУ и утверждаемых руководством организации.

В схемы должны быть включены все пункты обработки документной информации, сроки прохождения и обработки документов. Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В эти схемы включаются все этапы жизненного цикла документов.

Схемы движения документов должны предусматривать возможные варианты движения документов, например, когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции, или передачу почтовых отправлений, имеющих пометку «Лично», непосредственно из службы ДОУ адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

После утверждения руководством схемы движения документов приобретают нормативную силу.

Разработка детальных схем движения документов становится необходимой при проектировании и адаптации системы автоматизации документооборота.

 

 

Полный курс лекций по дисциплине «Документирование управленческой деятельности» размещен на сайте дистанционного обучения ДГТУ