Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри него.
Формирование дел должно осуществляться централизованно по месту регистрации документов (в канцелярии или у секретаря) и должно отвечать следующим требованиям:
1. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями стандартов;
2. В дело не помещают следующие документы:
- не соответствующие заголовку дела;
- неправильно оформленные (возвращают на доработку);
- подлежащие возврату;
- черновики;
- размноженные копии (например на ксероксе).
В дела группируют документы одного документационного года. Документы внутри дела располагают в определенном порядке.
Документы постоянного и временного сроков хранения формируются в разные дела.
Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома.
На обложке дела оформляют:
-полное название предприятия;
-индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов;
-наименование дела в соответствии с номенклатурой дел;
-документационный год;
-количество листов и срок хранения.
