Составление заголовков дел

Это самая сложная часть работы при составление номенклатуры дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов.

 

Последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре дел зависит от их значимости и взаимосвязи.

 

1. размещаются заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих органов,

 

2. затем располагаются группы организационных документов (уставы, положения),

 

3. распорядительные документы организации, планы, отчеты, переписка и другие группы документов.

Внутри групп документов заголовки также располагаются по степени важности.

 

Так, в группе плановых документов первыми идут годовые планы,

затем квартальные и месячные; то же относится и к отчетам: годовой отчет, квартальный и месячный.

 

В группе дел с перепиской вначале располагается переписка с вышестоящими органами, затем со сторонними организациями.

 

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях, определяются экспертной комиссией организации.

Названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, указываются в конце номенклатуры дел перед реквизитом “наименование должности руководителя службы ДОУ”.

 

Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, то есть определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций.

В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем — дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения.

Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Общие требования к составлению номенклатуры дел

 

Общие требования к номенклатуре дел:

• охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;
• раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения;
• конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;
• систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

 

Обязательные реквизиты документа «Номенклатура дел»:

• наименование организации (учреждения) (06);
• наименование вида документа;
• гриф утверждения;
• текст документа;
• подпись;
• визы согласования;
• печать утверждающего органа.

 

Подпись документа «Номенклатура дел»:

ответственным лицом по делопроизводству.

 

Номенклатура дел оформляется на общем бланке формата А4.

Для оформления номенклатуры дел целесообразно иметь трафаретные
заголовки, в которых постоянная информация отпечатана типографским
способом.

 

При составлении номенклатуры дел используют:

• Устав, Положение об учреждении, фирме, организации;
  планы;
• отчеты о работе;
• штатное расписание;
• действующие перечни документов;
• классификаторы;
• номенклатуры дел за прошлые годы;
• список структурных подразделений;
• список корреспондентов;
• список постоянного и временного хранения (свыше 10 лет);
• справочник картотеки.

Текст номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф

 

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание

В графе 1 «Индекс дела» номенклатуры дел указываются индексы дел, обозначаемые арабскими цифрами и состоящие из двух элементов — номера структурного подразделения или соответствующего раздела номенклатуры дел и порядкового номера дела в пределах подразделения (раздела). Цифры индекса разделяются дефисом.

Пример: 02-01, 02-02, 02-03 и так далее, где

02 – обозначение структурного подразделения,

01,02,03 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел однородным делам в пределах различных структурных подразделений присваиваются одинаковые порядковые номера и типовые названия. Например, дело “Приказы исполнительного директора по основной деятельности. Копии” в номенклатуре дел структурных подразделений будет иметь единый номер: 02-02, 03-02, 04-02 и т. д.

В графе 2 «Заголовок дела» указываются наименования разделов номенклатуры, соответствующие наименованиям структурных подразделений и наименования (заголовки) дел.

Заголовки дел по вопросам, которые решаются более одного года (переходящие дела), вносятся в номенклатуру дел каждого года в течение всего срока, необходимого для решения вопроса.

 

Графа 3 «Количество дел (томов, частей)» заполняется по окончании календарного года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов (объем дела не должен превышать 300 листов). Более того, нужно помнить, что в номенклатуру будущего года включаются все тома переходящего дела.

В графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и номер статей по перечню» указываются сроки хранения дел, определяемые согласно действующим ведомственному или типовому перечням с указанием сроков хранения, и даются ссылки на соответствующие статьи перечней.

В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, передаче дел в другие организации или структурные подразделения для продолжения, о не заведении дел, переходящих делах, включении дел в акт на уничтожение, лицах, ответственных за формирование дел, и др.