Передача документов в архив, экспертиза ценности документов

 

Дела хранятся в месте их формирования до передачи в архив организации.

 

Подготовка дел к сдаче в архив - завершающий этап работы с документами в технологии документационного обеспечения.

 

Дела для сдачи в архив готовятся в соответствии с общегосударственными требованиями, изложенными в документах Госархива.

 

В архив организации передаются дела постоянного и временного хранения через год после завершения их делопроизводством структурных подразделений.

 

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в архив по усмотрению руководства организации.

 

Сдача дел в архив осуществляется по заранее утвержденному руководством графику.

Дела принимаются по описям и номенклатурам с приложением регистрационных карточек на документы (для пополнения ими справочного аппарата архива).

Если отдельные дела по практической необходимости целесообразно оставить в подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

 

Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приема и количество принятых дел.

 

Один экземпляр годовых разделов описей возвращается подразделению-сдатчику, остальные остаются в архиве организации.

 

Подготовка дел и сдача их в архив включает в себя: проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Эти работы проводятся под контролем и методическим руководством сотрудников архива организации.