Студопедия — Структура текста делового письма
Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Структура текста делового письма






Письмо составляется обычно по схеме: вступление, основная часть, заключение.

Вступительная часть содержит: ссылку на документ, его отдельные пункты, послужившие основанием составления письма; констатацию факта, в ней указывается цель (причина) составления письма.

При ссылке на документ указываются его данные в следующей последовательности: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер документа, заголовок, например:

 

В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 27 июня 2004 г. № 620 «Об утверждении Типового положения…»

 

В основной части излагается описание события, сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Именно в этой части необходимо убедить, доказать, что в проводимом совещании (конференции, круглом столе) необходимо участвовать, что производимая продукция или выполняемые услуги лучшие, что просьбу необходимо выполнить и т.д.

Заключение письма представляет собой выводы в виде просьб, предложений, мнений, отказов, напоминаний и т.д.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:

Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.

 

Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение…

 

Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.

 

Уважаемая Ирина Петровна, я крайне редко обращаюсь к Вам за поддержкой.

Но в данном случае чувство ответственности перед ветеранами, перед нашими потомками побуждает меня обратиться к Вам за помощью.

Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нормативно-правовых документах организации:

 

С наилучшими пожеланиями,

Генеральный директор Л.И. Сидоров

В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается:

С наилучшими пожеланиями, Л.И. Сидоров

По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. Содержание одноаспектного письма посвящено одному вопросу, одной проблеме. Многоаспектное письмо содержит однотипные и разнотипные аспекты – просьбы, извинения, гарантии.

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого-получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-адресанту. Письмо-просьба содержит обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование предшествует изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола просить: Просим Вас предоставить…Просим Вас сообщить и т.п. Просьба может формулироваться и без глагола просить. Например: Надеемся на положительное решение вопроса…Надеемся в скором времени получить положительный ответ.

Акционерный коммерческий банк

«ПРОМЭКСИМ» Исполнительному директору

Институт проблем инвестирования российско-швейцарского

Загородная ш., 5, Москва, 118365 совместного предприятия

Тел.: 241901 Факс: (095) 243000 «Russian Trust & Trade Ltd»

ОКПО ОГРН ИНН/КПП г-ну Г,П. Сидорову

22.04.2004 №01-17/10 Волоколамское ш., 10,

На №_____ от _____ Москва, 215080

 

О предоставлении документов

 

Уважаемый господин Савельев!

 

В связи с поручением президента Банка «Промэксим» г-на Лебедева П.Л. разработать систему финансового контроля ОАО «Апатит» прошу Вас предоставить сотрудникам института возможность ознакомиться с материалами по данному предприятию и сделать копии необходимых для работы документов.

 

С уважением,

директор института Личная подпись Е.Б. Коновалов

 

И.К. Сабанеев

143-22-87

Инструктивные (циркулярные) письма. Такие письма направляются вышестоящими организациями и содержат указания и разъяснения подведомственным организациям.

Герб субъекта Российской Федерации

ГУБЕРНАТОР

НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ

 

Красный проспект, д. 18, г. Новосибирск, 630011

Тел.: 231-16, факс: 231-00-16,

е-mail: ld@lic/ru

 

30.09.2004 № Т / 4419 Главам муниципальных

На № _____ от ______ образований области

 

О проведении осенней уборки

территорий

 

5 октября 2004 г. в г. Новосибирске проводится санитарный день по очистке территории.

В целях улучшения санитарного состояния и благоустройства населенных пунктов территорий, руководствуясь статьей 6 Федерального закона «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской федерации» и поддерживая инициативу мэрии Новосибирска, прошу Вас совместно с органами местного самоуправления, руководителями предприятий, организаций, представителями общественных организаций наметить план мероприятий по организации осенней уборки территорий, установить срок осенней уборки с 1 по 31 октября 2004 г. Рекомендую провести 5 октября санитарный день во всех населенных пунктах районов области.

Для освещения подготовки и проведения мероприятий по благоустройству и санитарной очистке населенных пунктов прошу привлечь средства массовой информации.

 

 

Личная подпись В.А. Толоконников

 

Анисимов

222-38-06

Письмо-извещение, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:

информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия;

приложения с картой и анкетой участника, программой мероприятия;

другие сведения организационного характера.

Письмо-извещение подписывает руководитель организации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо.

Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый…».

 

Главное архитектурное управление Генеральному директору

Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП ОАО «Стройинвест»

Триумфальная пл., д. 1, г-ну И.Е. Николаеву

Москва, 123001 ул. Гарибальди, д.23,

Тел. / факс 000-00-00 Москва, 119335

 

23.05.2005 № 0-0 / 00

На № ______________ от _____________

 

 

Уважаемый Игорь Евгеньевич!

Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 30 мая 2005 г. по адресу: Триумфальная пл., д. 1

Время регистрации участников – 9.30 – 10.00.

Начало конференции – 10.30.

Справки по тел. 000-00-00.

 

Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз.

 

Начальник организационного отдела Подпись И.О. Фамилия

 

В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…

Гарантийные письма – это письма, дающие гарантии выполнения каких-либо обязательств: оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работ и др. В письме обычно указываются платежные реквизиты организации, дающей гарантии оплаты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. Подпись заверяется печатью.

 

ЗАО «Каскад» Государственное учреждение

«Всероссийский научно-

УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Московская ул., д. 33,

Санкт-Петербург, 730002

Тел. / факс: 731-00-01, е-mail: sachf@sts. ru

ОКПО ___, ИНН / КПП ___, ОГРН ___

 

15.03.2005 № 154-12 / 01

На № ________ от __________

 

О направлении перечня

 

Прошу направить в наш адрес «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» в количестве 35 штук.

Оплату гарантируем.

Управление делами ЗАО «Каскад»:

ИНН / КПП _____,

БИК _______,

Р / С _______, К / с ______, ОГРО ______,

Код по ОКПО ______

 

Управляющий делами Личная подпись Д.Б. Пономарев

 

Главный бухгалтер Личная подпись Н.Л. Суворова

 

Н.Ю. Анохина 181-14-36

 







Дата добавления: 2015-08-12; просмотров: 713. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!



Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Важнейшие способы обработки и анализа рядов динамики Не во всех случаях эмпирические данные рядов динамики позволяют определить тенденцию изменения явления во времени...

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ МЕХАНИКА Статика является частью теоретической механики, изучающей условия, при ко­торых тело находится под действием заданной системы сил...

Теория усилителей. Схема Основная масса современных аналоговых и аналого-цифровых электронных устройств выполняется на специализированных микросхемах...

Тема 5. Анализ количественного и качественного состава персонала Персонал является одним из важнейших факторов в организации. Его состояние и эффективное использование прямо влияет на конечные результаты хозяйственной деятельности организации.

Билет №7 (1 вопрос) Язык как средство общения и форма существования национальной культуры. Русский литературный язык как нормированная и обработанная форма общенародного языка Важнейшая функция языка - коммуникативная функция, т.е. функция общения Язык представлен в двух своих разновидностях...

Патристика и схоластика как этап в средневековой философии Основной задачей теологии является толкование Священного писания, доказательство существования Бога и формулировка догматов Церкви...

Классификация и основные элементы конструкций теплового оборудования Многообразие способов тепловой обработки продуктов предопределяет широкую номенклатуру тепловых аппаратов...

Именные части речи, их общие и отличительные признаки Именные части речи в русском языке — это имя существительное, имя прилагательное, имя числительное, местоимение...

Интуитивное мышление Мышление — это пси­хический процесс, обеспечивающий познание сущности предме­тов и явлений и самого субъекта...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2024 год . (0.012 сек.) русская версия | украинская версия