Документальный (канцелярский, административный, деловой) подстиль.

Деление официально-делового стиля на подстили.

Существуют по меньшей мере три подстиля (жанрово-речевых разновидности) официально-делового стиля:

1) документальный (канцелярский, административный, деловой)[1], используемый в деловом общении субъектов внутри государства в процессе производственной и хозяйственной деятельности;

2) юридический (законодательный), используемый в юридической практике;

3) дипломатический, используемый для осуществления официально-деловых отношений между государствами.

Некоторые авторы выделяют также экономический подстиль.

Языковые средства, используемые в текстах каждого из этих подстилей, так же как и система жанров, свойственная каждому подстилю, имеют свои особенности.

Документальный (канцелярский, административный, деловой) подстиль.

Наиболее распространённые жанры этого подстиля — приказ, акт, различные виды деловых писем, протоколы. Рассмотрим подробнее особенности текстов деловых писем.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу, подготовленное в соответствии с правилами деловой переписки. Принято различать: письма-просьбы, письма-сообщения, письма-запросы, письма-заявления, письма-подтверждения, письма-заказы, письма-предложения (оферты), письма-дополнения, письма-рекламации, информационные письма, гарантийные письма, презентационные письма, письма прямой почтовой рассылки, сопроводительные письма, краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.); а также частные деловые письма: поздравления, приглашения, извинения, письма для выражения сожаления, сочувствия, соболезнования, благодарственные письма, рекомендательные письма, письма-резюме и т.п.

По признаку адресата деловые письма могут быть обычными и циркулярными.

Циркулярное письмо отправляется из одного источника в несколько адресов — как правило, подчинённых инстанций.

По тематическому признаку принято выделять деловую и коммерческую корреспонденцию.

Деловой корреспонденцией принято считать переписку, с помощью которой оформляются экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятий и организаций. Переписку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относят к коммерческой корреспонденции.

При всём жанровом разнообразии деловой корреспонденции в текстах писем можно выделить общие структурные элементы. Прежде всего, текст может быть условно разбит на информационную и служебную части.

Информационная часть — это часть текста, ради которого составляется письмо, а служебная часть включает вспомогательные элементы: приветствие, обращение, абзац, поясняющий мотивы и тему послания, заключительную формулу вежливости, подпись, постскриптум. Информационная часть обычно включает от одного до трёх (реже - более) абзацев, каждый из которых насчитывает до трёх предложений. Заключительная часть содержит вывод, просьбу (требование, указание и т.п.), характер ожиданий.

Помимо этикетных формул (обращение, приветствие, прощание), как уже упоминалось, служебная часть содержит такой реквизит, как подпись, которая может быть сокращённой (сигнатура / ИИ. Иванов), полной (Генеральный директор / сигнатура / И.И. Иванов), развёрнутой, включающей наследственные и почётные титулы, почётные и специальные звания, сведения об особых заслугах автора: участник Великой Отечественной войны / сигнатура / И.И. Иванов, инвалид второй группы, кавалер орденов Славы 2-й и 3-й степеней.

Постскриптум — приписка к законченному и подписанному письму, обычно обозначаемая латинскими буквами «P.S.». Также используют сокращения «P.P.S.» (лат. post post scriptum) для приписки, сделанной после постскриптума.

 

Особенности языковых средств в текстах документального подстиля.

Официально-деловой стиль — наиболее консервативный из всех функциональных стилей. Но даже в нём в последнее время наметились новые тенденции, что связано с изменениями в жизни российского общества, начиная с середины 80-х гг. XX вв. В деловых текстах это касается следующих аспектов:

1) современное официальное обращение к адресату в текстах документального подстиля до сих пор не выработано. На практике наиболее часто употребляются следующие формы обращений.

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям обществ, компаний, фирм возможно обращение лишь с указанием должности:

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях, в документах некоторых других жанров допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемые господа! (употребляется в том случае, если имена получателей текста неизвестны)

Уважаемые коллеги! (употребляется в профессиональных сообществах – вузе, НИИ, общественных организациях, сотрудников одной отрасли деятельности)

Уважаемые товарищи! (при обращении к соратникам по партии или общественному движению).

2) наблюдается влияние на русскую деловую речь, с одной стороны, этикетных норм деловой корреспонденции на других языках; с другой стороны, изменений в ситуации делового общения: современный деловой стиль русского языка менее явно демонстрирует функцию воздействия на адресата, чем в советскую эпоху. Тем не менее, ситуации, представленные в деловых текстах, часто являются конфликтными (неплатежи, рекламации, отказ от сотрудничества, невыполнение условий договора и др.), в деловой сфере наблюдается конкуренция, - поэтому этикетные нормы становятся крайне важными;

3) появление электронной деловой корреспонденции способствует использованию языковых средств, не свойственных классическому канцелярскому общению. Электронные письма не регистрируются и не подшиваются, что делает деловое общение менее формальным, тем не менее, оно всё равно остаётся регламентированным: для первого контакта используются письма на бумажных носителях, электронная почта позволяет поддерживать уже налаженные деловые отношения. E-mail — самое удобное средство для передачи коротких простых сообщений, требующих быстрой реакции, но для сообщения сведений, требующих особого такта, или для передачи большого количества сложной информации лучше воспользоваться другими каналами деловой коммуникации. Стоит помнить, что в Интернете имеются свои этикетные правила:

· если вы пишете заглавными буквами, это воспринимается, как КРИК, поэтому вместо этого можно просто увеличить размер шрифта;

· если вы отправляете прикреплённые файлы, они должны иметь общепринятый формат (RTF текстовых документов); это касается и более общих случаев — следует использовать универсальные кодировки;

· если вы не можете прочитать электронное письмо из-за проблем с кодировкой, отправляйте уведомление об этом, написанное латиницей;

· если отправляются файлы большого размера, то следует быть уверенным в согласии адресата получать такие объёмные письма;

· при составлении ответов на электронные письма цитируется текст исходного послания и начало цитаты обозначается символом;

· обмен электронными письмами предполагает быструю скорость реагирования: если вы не имеете возможности оперативно ответить по существу, то стоит сообщить, что письмо получено и через некоторое время вы ответите подробнее;

· если вы достаточно непринуждённо общаетесь со своим деловым партнёром и используете эмотиконы (смайлики[2]), то вы должны быть уверены, что ваш адресат поймёт вас правильно, — в противном случае лучше использовать обычные слова.

В деловом общении по электронной почте также используются стандартные выражения: Я получил ваш e-mail. Большое спасибо за Ваш e-mail. См. прикреплённый файл.

Полный каталог нашей продукции вы можете найти на нашем web-сайте.

Вы можете скачать информацию с нашей web-страницы.

Пожалуйста, подтвердите получение этого сообщения.

Пожалуйста, разошлите эти письма Вашим коллегам и т.п.

4) с развитием услуг мобильной телефонной сети появилась возможность обмениваться сделовыми партнёрами SMS (Short Message Service — короткое послание) сообщениями. Обычно этот канал коммуникации используется для дополнения или уточнения информации, которая передаётся традиционными средствами, поскольку длина сообщения не более 160 символов. Чаще всего таким способом передаётся фактическая информация: даты, имена, числа и т.п. Поскольку при помощи SMS-сообщений дополняется и уточняется основной текст, то они часто не содержат не только этикетных формул, но и грамматически оформленных предложений, тем не менее, являясь эффективным средством деловой, особенно коммерческой, коммуникации.

Итак, тексты канцелярского стиля встречаются наиболее часто (с жанрами заявления, договора, различных видов деловых писем человек сталкивается независимо от того, какой деятельностью он занимается). Существуют и жанры деловой речи, реализуемые в устной форме (например, переговоры, совещания и т.п.), которые во многом строятся по правилам жанров-полилогов.

 

[1] Данные наименования подстиля приводятся на основе анализа учебников и учебных пособий разных авторов.

[2] Смайлик (англ. smiley — «улыбающийся») или счастливое лицо является стилизованным изображением улыбающегося человеческого лица, часто встречающееся в популярной культуре. Смайлик изображается в виде жёлтого круга с двумя чёрными точками, представляющими глаза, и чёрной дугой, символизирующей рот. Слово «смайлик» иногда также используется как общий термин для любого эмотикона.