Пояснювальна записка. ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – це службовий документ, в якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів тощо.

В залежності від змісту та призначення пояснювальні записки поділяють на 2 групи:

ü записки, що супроводжують основний документ (план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень. Їх оформляють на загальних або спеціальних бланках установи машинописним способом. Склад реквізитів такий самий, як і в доповідній записці; До першої групи належать записки, що є додатком до основного документа, доповнюючи та пояснюючи його. Найчастіше вони супроводжують плани та звіти. Оформлюються на загальних бланках. Підписуються керівниками.

ü записки з приводу якихось випадків та ситуацій, що склалися з провин та поведінки окремих працівників тощо. Текст таких пояснювальних записок має бути переконливим і має містити неспростовні докази. Оформляють їх на чистому аркуші паперу від руки. Друга група пояснювальних записок складається окремими працівниками для пояснення їх поведінки, проступків та інших ситуацій. Як і внутрішні доповідні записки, вони складаються на простих аркушах паперу та підписуються особою, яка їх склала.

Викладення тексту може бути прямим, тобто коли вин містить у визначеній послідовності вступ, доказову частину та висновки, та зворотним - коли доказова частина стоїть після висновків.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках – за ініціативою підлеглого.