Организация и контроль выполнения управленческих решений

Эффективность управленческих решений зависит не только от их качества, но и от организации выполнения. Это подразумевает своевременное доведение решений до исполнителей, их подбор и расстановку, согласование их действий, инструктаж, стимулирование, а также внесение необходимых корректив по мере изменения условий работы предприятия.

В ходе выполнения решения важнейшее значение имеет проверка его исполнения, то есть контроль.

Контроль — самая продолжительная функция управленческого процесса, поскольку он осуществляется в течение всего времени реализации решения. К его осуществлению предъявляются определенные требования. Система контроля прежде всего должна быть понятной людям — как тем, кто контролирует, так и тем, кого контролируют. Она должна соответствовать решаемой задаче: быть способной предвидеть отклонения от заданной цели, гибко реагировать на изменения в объекте управления и окружающей его среде, быть компетентной, чтобы вовремя предложить корректирующие действия. Главная задача контроля — не «ловить» или «изобличать», а уметь поправить.

Людям необходимо доверять, но вместе с тем систематически проверять их работу. Ведь даже хорошие работники, если их не контролировать, дают себе поблажки. Недостаточный контроль деморализует, чрезмерный — сковывает самостоятельность и инициативу. У людей не должно возникать чувства безнаказанности за упущения в работе.

Излишних, слишком частых проверок необходимо избегать. Если контроль в виде помощи и инструктажа стимулирует работников и побуждает их к самоконтролю, то несправедливые «разносы» вызывают только страх. Тотальный контроль порождает небрежность, а скрытый вызывает досаду; их также следует избегать. Контроль должен быть объективным и требовательным, но в то же время доброжелательным.

Контроль в системе управления является средством осуществления обратных связей. Активная роль контроля заключается и в том, что он вскрывает резервы, предупреждает неэффективные действия и ограничивает последствия уже допущенных ошибок. Контроль способствует повышению личной ответственности исполнителей, укреплению дисциплины. Без контроля руководитель утрачивает возможность определить влияние своих решений на подчиненных.

Процесс контроля состоит из трех этапов: выработка стандартов, сопоставление с ними реальных результатов, принятие необходимых корректирующих действий. Стандарт — это конкретная цель, продвижение к которой поддается измерению. Ранее отмечалось, что для достижения конечной цели вырабатываются подцели; в определенной мере они могут служить стандартом. Например, в хозяйстве принято решение завершить уборку картофеля до 25 сентября. Для этого был составлен график уборки по дням с указанием убранной площади. Стандартом для оценки выполнения будут ежедневно убранная площадь, объем реализации картофеля на рынке и т.п. Стандарты должны быть жесткими, но достижимыми и адекватно восприниматься исполнителями.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении реально достигнутых результатов с установленными стандартами.

Третий этап заключается в принятии определенных решений по результатам контроля. Здесь возможны такие варианты: ничего не изменять, устранить наметившееся отклонение; пересмотреть стандарт. В приведенном примере в случае неблагоприятных погодных условий могут быть изменены сроки завершения уборки картофеля (пересмотр стандарта) или устранены отклонения за счет привлечения дополнительной силы и техники.

Контроль на предприятии не может быть заранее ограничен и строго регламентирован как по содержанию, так и по сфере воздействия. Насколько разнообразна хозяйственная жизнь, настолько различны и методы контроля. Каждый руководящий работник должен выработать индивидуальную систему контроля, систему наблюдения, систему получения информации и т.д. Применяют такие формы контроля, как формальный, личный, индивидуальный и коллективный, а также документальный контроль и контроль на месте. Важная контрольная роль на предприятии принадлежит учету — бухгалтерскому, статистическому и оперативному.

Бухгалтерия периодически составляет отчеты о доходах и расходах, балансовые ведомости, проводит инвентаризации; ее данные позволяют осуществлять анализ эффективности производства. Главное достоинство материалов бухгалтерского учета — точность, достоверность, документированность.

На предприятиях широко используют такие формы контроля, как проверки, ревизии, отчеты исполнителей.

Предварительный контроль нужен, чтобы выявить возможность выполнения принимаемого решения с имеющимися кадровыми материальными и финансовыми ресурсами. Для этого проводится анализ профессиональных знаний исполнителей, их подготовки. Нехватка материальных и финансовых ресурсов парализует любое самое эффективное решение.

Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе выполнения поставленной задачи. Регулярная проверка работы исполнителей, обсуждение возникающих проблем и предложений по ее усовершенствованию позволяют исключить резкие отклонения от намеченных планов. Для осуществления текущего контроля руководителю нужна надежная обратная связь. Это позволяет выявлять непредвиденные проблемы и вовремя корректировать действия исполнителей.

Заключительный контроль осуществляется после выполнения принятого решения. Он дает возможность оценить его правильность и эффективность, получить информацию для проведения аналогичных работ в будущем, а также для решения проблем мотивации работников.

Формальный контроль основывается на изучении документов — различного рода справок, сводок, актов ревизий, обследований, протоколов собраний и совещаний, а также сведений, предоставленных другими работниками. При этом следует критически оценивать достоверность получаемой информации.

Личный контроль базируется на непосредственной проверке на рабочих местах. Он требует больше времени, но информация оказывается более объективной и достоверной, поскольку она не искажается при передаче через посредников. Кроме того, личный контроль имеет и другие достоинства — позволяет оперативно устранять недостатки, видеть работников в деле, непосредственно воздействовать на них.

Любые методы контроля предполагают установление фактов, критическую их оценку и разработку мероприятий по улучшению работы. Все это тесно связано с периодичностью контроля, которая может быть ежедневной, недельной, декадной, месячной и т.д. При ежедневном контроле основное внимание руководителей и специалистов сосредоточено на вопросах организации труда, использования рабочей силы и техники, выполнении дневных заданий, качестве работ, соблюдении правил охраны труда, сохранности продукции и средств производства и т.п. Результаты ежедневного контроля должны обобщаться в недельной сводке, которая в большинстве случаев приурочивается к заседаниям руководства предприятия. Месячный и квартальный контроль прежде всего проводится по таким позициям, как выход продукции и ее качество, выручка от реализации продукции и услуг, издержки производства в натуральном и стоимостном выражении, затраты труда, выполнение договоров, и т.д. К анализу следует привлекать широкий круг специалистов и рядовых работников.

Важнейшая задача руководителя предприятия — общий контроль за его деятельностью. Кроме руководителя предприятия (и высших коллегиальных органов управления), никто не может осуществлять контроль в полном объеме. Немалую часть времени у него занимает проверка деятельности линейных руководителей: начальников цехов, управляющих, бригадиров, мастеров. В поле зрения руководителя предприятия должны находиться просмотр, анализ корректировка наиболее важной поступившей и отправляемой корреспонденции, выполнение срочных заданий и договоров, рассмотрение и решение перспективных проблем, производство и реализация основных видов продукции и услуг и многое другое.