Сучасна українська 6 страница

Начальник чи інспектор відділу кадрів або посадова особа зобов'язані ознайомити зі змістом наказу осіб, прізвища яких фігурували в документі, а ті повинні розписатися в оригіналі, зазначивши дату ознайомлення.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання керівни­ком установи, закладу, підприємства.

Зразки:

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

Наказ Л6 94-ВК

17.10.2002 м. Харків

про зміни у штатному розкладі

1. ЗАРАХУВАТИ:

1.1 Біленко Ларису Глібівну на посаду викладача історії
України з 17.10.2002 з окладом відповідно до штатно-
го розкладу.

Підстава — заява Біленко Л. Г.

1.2 Кардаша Григорія Юрійовича на посаду старш. лаборан-
та каф. соціології за сумісництвом з 18.10.2002 з окла-
дом відповідно до штатного розкладу.

Підстава — заява Кардаша Г. Ю.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

Вєтрову Ганну Іллівну, вахтера гурт. № З, на посаду гардеробниці навч. корпусу з 19.10.2002 до 30.03.2002 у зв'язку з капітальним ремонтом гуртожитку. Підстави: 1) доповідна записка коменданта гурт. № 3 Фе-сенко С. О.;

2) заява Вєтрової Г. І.

3. НАДАТИ:

3.1 Беремесенкові Антону Олександровичу, водієві ванта­жівки ГАЗ-53, тарифну відпустку з 20.10 до 21.11.2002 (на 24 робочі дні) за період роботи.

Підстави: 1) графік відпусток;

2) заява Беремесенка А. О.

3-2 Завалій Валерії Корніївні, доц. каф. української мови, декретну відпустку з 19.10.2002.

Підстава — заява Завалій В. К.

4. ЗВІЛЬНИТИ:

Комар Олександру Михайлівну, проф. каф. історії Ук­раїни, у зв'язку із закінченням терміну дії контракту з 11.10.2002. Підстави: 1) контракт від 26.08.99; 2) заява Комар О. М.

 

Ректор (підпис) Г. Б. Лобан

Харківське акціонерне виробниче об'єднання цегельний завод № З

Наказ № 134-ВК

04.10.2003 м. Люботин

про зміни у складі осіб, відповідальних за газове господарство

Для виконання вимог «Правил безпеки в газовому госпо­дарстві заводу»

НАКАЗУЮ:

1. Відповідальним за безпечну експлуатацію котельної та сушильного цеху й дотримання «Правил безпеки в газовому господарстві заводу» призначити старш. майстра котельної Панасюка В. А.

2. Відповідальним за випробування рятувальних засобів з-ду призначити інженера цеху № 1 Грошина Т. П.

3. Наказ за № 16-ВК від 17.09.98 відмінити.

4. Контроль за виконанням наказу покласти на голов. інже-
нера з-ду Середу С. О.

Директор (підпис) /. М. Литвак

 

Витяги з наказів

Витяг із наказу — це документальна копія будь-якої части­ни оригіналу наказу (без зазначення слова «Копія»). Це доку­мент, який крім бланка може укладатися й на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 залежно від обсягу тексту із зазна­ченням таких відомостей:

1. Назва міністерства, відомства, якому підпорядкована орга­нізація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Дата укладання оригіналу.

5. Номер наказу.

6. Місце укладання наказу.

7. Заголовок до тексту оригіналу або номер пункту розпо­рядчої чи постановчої частини та її назва («про...»; НА­КАЗУЮ:; ЗАРАХУВАТИ:).

8. Текст констатуючої чи розпорядчої частини.

9. Посада керівника, його прізвище та ініціали (без підпису). 1С. Позначка про завірення копії.

11.Посада особи, яка укладала й завірила витяг, її підпис, ініціали та прізвище.

12.Дата укладання витягу.

Зразки:

Міністерство легкої промисловості України Полтавська фабрика панчішних виробів Витяг із наказу

№ 89-ВК від 17.05.2003 м. Полтава

: ПЕРЕВЕСТИ:

2.3. Калюжного Йосипа Варфоломійовича, старш. бухгал­тера, на посаду голов. бухгалтера ф-ки з 19.05.2003 з по­садовим окладом згідно зі штатним розкладом.

Підстава: заява Калюжного Й. В.

І еректор Єгоренко Б. О.

: оригіналом згідно:

тспектор ВК (підпис) 3. Л. Коліушко

і.05.2003

Міністерство освіти і науки України Харківський державний педагогічний університет ім. Г. Сковороди Витяг із наказу

№ 274-ВК від 05.12.2003 м. X

м. Харків

ОГОЛОСИТИ ПОДЯКУ:

Вировець Ользі Євгенівні, завідувачеві кафедри політології міологічного ф-ту, доценту, за багаторічну сумлінну працю, \идну наукову й педагогічну діяльність, активну участь л громадському житті ун-ту та у зв'язку з 55-річчям із дня вродження.

Підстава: подання декана соціологічного ф-ту від

). 11.2003. Ректор

З оригіналом згідно:

Секретар

24.12.2003

Артеменко І. С.

(підпис) О. М. Аксьонова

Розпорядження

Розпорядження — правовий акт управління державного колегіального органу, що видається в межах компетенції, нада­ної посадовій особі. Видається одноособово керівником або ко­легіальним органом для вирішення оперативних поточних пи­тань і є обов'язковим для всіх кому він адресований. Як правило, цей документ має обмежений термін дії і стосується вузького кола осіб.

Розпорядження та наказ за правовим статусом рівнозначні документи й можуть видаватися нарівні одне з одним. У цьому випадку в тексті слово «НАКАЗУЮ» заміняють його відповід­никами: «ВИМАГАЮ», «ДОЗВОЛИТИ», «ДОРУЧАЮ», «ЗА­БЕЗПЕЧИТИ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ». На відміну від наказу, який може стосуватися загальних, усеохоплюючих питань, розпорядження частіше висвітлює конкретні питання, що стосуються як усього колективу, так і окремих підрозділів та ланок його роботи.

Реквізити

І.Герб України (для державних організацій).

2. Назва міністерства, якому підпорядкована організація (для державних).

3. Повна назва органу управління, що видає розпорядження.

4. Назва документа та його номер. - - - ■

5. Дата видання.

6. Місце видання (назва міста, села, селища тощо).
7.Заголовок (про...).

8.Текст, що складається з двох частин:

а) констатуючої —де сформульовано мету чи причину
видання;

б) розпорядчої — де сформульовано порядок дій, які по-
трібно виконати, та зазначено особи, відповідальні за
виконання.

9= Додатки (якщо потрібно).

10.Посада відповідальної особи, її підпис та розшифрування підпису.

Зразок:

Чернігівське акціонерне об'єднання безалкогольних напоїв «Джерело» Розпорядження №31

' 11.2003 м. Михайло-Коцюбинське

про подання графіків проведення демонтажних робіт

У зв'язку з реконструкцією виробничих потужностей ЗОБОВ'ЯЗУЮ: всіх начальників цехів та керівників відділів до 01.12.2003 подати голов. інженерові АО Сельодкіну А. Я. графік проведення демонтажних робіт та інвентаризації вер­статів, механізмів, інструментів і сировинних матеріалів.

 

Директор (підпис) 3. І. Луб'яницький

 

 

Довідково-інформаційні документи

Акти

Акт — це офіційний документ правової чинності, що конста­тує (підтверджує) певні факти, події, пов'язані з учинками кон­кретних приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх структурних підрозділів.

Для об'єктивного відображення (фіксування) певних фактів акт укладається колегіально кількома службовими особами, спе­ціально уповноваженими для цього керівництвом або перевіряю­чим органом. Як правило, це документація постійно діючих експерт­них комісій, діяльність яких затверджується відповідним наказом.

Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить висновки з фіксованих фактів і пропозиції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

1. Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва тощо.

2. Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів будівель, споруд, машин, механізмів і т. ін.

3. Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

4. Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, не­придатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

5. Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвента­ризація та експертна оцінка матеріальних цінностей — ревізія.

6. Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

7. Зміна керівництва.

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстан­цією або відповідальним керівником закладу, установи, акт є до­кументом суворої звітності, на підставі якого порушують адмі­ністративну судову чи кримінальну судову справу.

Текст акта поділяється на вступну та констатуючу частини й містить такі відомості: Вступна частина

1. Автор документа — підпорядкування міністерству (якщо є), повна назва установи, закладу, відомства (ліворуч, якщо є п. 2, в іншому разі — посередині).

2. Затвердження — посада, підпис, розшифрування підпи­су, дата (праворуч).

3. Дата заактування факту чи події (якщо комісія працю­вала кілька днів, то вказують останній день роботи).

4.Місце укладання (праворуч).

5. Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

6. Заголовок («про...»). Констатуюча частина

7. Текст:

 

— підстава (наказ, розпорядження, його номер, посада ке­рівника, назва установи, відомства, дата);

— якщо акт укладено комісією, то замість слова «При­сутні» пишуть: «Голова комісії», потім — «Члени комісії» з обов'язковим зазначенням їхніх посад, прізвищ та ініціалів, починаючи з голови, а далі за абеткою, нумерують арабськими цифрами (якщо були присутні свідки, то перелічують і їх);

— виклад мети й завдання акта, характер проведеної ро­боти, перелік установлених фактів та висновків.

8. Кількість примірників акта й місце їх зберігання.

9. Додатки до акта (кількість примірників і сторінок).
10. Підписи голови, членів комісії, присутніх (у разі потре-
би) та розшифрування підписів.

Якщо висновки й пропозиції в акті викладаються в розпо­рядчій формі із зазначенням терміну виконання приписаних діб, то документ подають керівникові, який має підписатися, ■ідтвердивши цим, що зі змістом акта він ознайомлений.

Особа, яка не згодна зі змістом акта, повинна підписати його о зазначенням про свою незгоду. Окрему думку члена комісії треба оформляти на окремому аркуші й додавати до акта.

Кількість примірників акта, які мають рівнозначну юридич­ну силу, визначається нормативними документами або прак­тичними потребами.

Уклавши акт, комісія повинна під розписку ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті.

Зразки:

Міністерство легкої промисловості України Харківська панчішна фабрика № 2

ЗАТВЕРДЖУЮ Директор ф-ки (підпис) В. 3. Козак 10.09.2002

Акт Мв 4

07.09.2002

м. Харків

про результати ревізії каси

Підстава: наказ директора ф-ки від 06.09.2002 за № 34 6. Укладено комісією:

Голова — заст. голов. бухгалтера ф-ки Кочегур Б. Т. Члени комісії: 1. Бухгалтер Гуменна О. О.

2. Старш. економіст Поровська 3. Ф. Присутні: 1. Касир ф-ки Боженко О. А.

2. Голова профспілки Луньков В. С. У результаті проведеної ревізії встановлено:

1. Залишок грошей у касі станом на 07.09.2002 згідно з часовою книгою та даними бухгалтерського обліку 847 грн 65 к. (вісімсот сорок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

2. Фактичний залишок готівки 547 грн 65 к. (п'ятсот со­рок сім гривень шістдесят п'ять копійок).

3. Нестача готівки становить 300 грн (триста гривень).
Комісія пропонує касирові ф-ки Боженку О. А. відшкоду-
вати нестачу в сумі триста гривень до 20.09.2002.

Акт укладено у трьох примірниках: 1-й — директорові; 2-й — до бухгалтерії; 3-й — касирові.

Голова (підпис) Б. Т. Кочегур

Члени комісії: (підпис) О. О. Гуменна

(підпис) 3. Ф. Поровська
Присутні: (підпис) О. А. Боженко

(підпис) В. С. Луньков
___ ±_____________________________________________

Акт Л& 14

07. 09.2002 м. Харків

про виявлення нестачі продукції при розпечатанні вагона

Укладено комісією: Голова — заст. начальника ст. Харків-Товарний Пупков В. Ю. Члени комісії: 1. Начальник відділу постачання Вершиніна А. 3.

2. Менеджер МП «Енергія» Підмогильний В. Б.

3. Вагар Рожин Г. П.

Комісія розпечатала ваґон № 0547-д, що надійшов за на­кладною № 129 від 05.09.2002.

Одержувач вантажу МП «Енергія».

Відправник вантажу Херсонський з-д металоконструкцій.

Ст. відправлення м. Херсон.

Ст. призначення Харків-Товарний Південної залізниці. Дата подання вагона під розвантаження 07.09.2002. При розпечатанні виявлено:

1. Вагон у неушкодженому стані.

2. Відбитки 3 (трьох) пломб не відповідали контрольним взірцям.

3. Зі 100 (ста) зазначених у накладній комплектів ван­тажу у вагоні наявні 80 (вісімдесят). Нестача складає 20 (двадцять) комплектів.

Даний акт є документом для претензії МП «Енергія» до вантажного управління Південної залізниці. Акт укладено у двох примірниках.

Голова (підпис) В. Ю. Пупков

Члени комісії: (підпис) А. 3. Вершиніна

(підпис) В. Б. Підмогильний

(підпис) Г. П. Рожин

Міністерство освіти і науки України Тернопільський сільськогосподарський університет ім. Л. Симиренка

ЗАТВЕРДЖУЮ ректор

(підпис) В. К. Плахтій 10 грудня 2002 р.

Акт № 24

02.12.2002 м. Тернопіль

про результати інвентаризації

Підстава: наказ ректора від 27.11.2002 за № 85 «Про інвен­таризацію». Укладено комісією:

Голова — проректор із навчально-виховної роботи Семьоркін В. О. Члени комісії: 1. Старій, економіст Бєлова О. О.;

2. Бухгалтер Поліщук М.Ф.;

3. Викладач Римаренко З.П.

У період із 29.11 до 02.12.2002 комісія провела інвентариза-
цію госп. складу ТСУ й уважає, що____________________

(зазначити результати перевірки, висновки)

Укладено у трьох примірниках: 1-й — ректорові; 2-й — до бухгалтерії; 3-й — завскладу.

Голова (підпис) В. О. Семьоркін

Члени комісії: (підпис) О. О. Бєлова

(підпис) М. Ф. Поліщук (підпис) 3. П. Римаренко

 

Відгуки

Відгук — документ, який містить думку, критичний аналіз і висновки організації чи фахівця щодо певної розглянутої праці, обсягу робіт, творів, дій тощо.

Порядок укладання й оформлення відгуку відповідає вимо­гам укладання висновку.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Заголовок, який містить:

— назву роботи, твору тощо, тему, посаду, статус, місце роботи або навчання автора, його прізвище, ім'я та ім'я по батькові;

— повну назву установи й структурного підрозділу (для відгуку на колективну роботу).

3. Текст, який містить:

— загальну характеристику теми, проблеми, роботи, яка є предметом аналізу, та її актуальність;

— коло проблем та місце розглядуваної роботи, теми в певній науковій системі;

— стислий виклад основних положень або окремих пи­тань роботи;

— висновки, критичні зауваження, оцінку з аналітичним обгрунтуванням кожного спірного чи сумнівного мо­менту.

 

4. Посада, підпис та розшифрування підпису особи, яка укладала документ.

5. Дата укладання.

6. Посада, підпис та розшифрування підпису офіційної осо­би, яка завірила підпис укладача.

7. Дата завіряння.

8. Печатка (якщо треба).

Зразок:

Відгук

на дипломну роботу «Етноетика та універсалістська макроетика» студ. V курсу соціологічного ф-ту КНУ ім. Т. Шевченка Гнатишина Іллі Федоровича

Робота присвячена одній із найактуальніших і водночас складних проблем сучасності — взаємовідношенню між уні­версальною етичною позицією людини у світі як представника людства, з одного боку, і так званою етноетичною точкою зору на питання морального вибору, оцінки, відповідальності за можливі наслідки суспільно значущих дій — з другого.

Уважаємо таку тематичну спрямованість надзвичайно важливою для розуміння широкого спектру питань саме пост­комуністичної доби.

У вступі, значному за обсягом (29 с), студент прагнув викласти весь спектр актуальних філософсько-методологіч­ти підходів до аналізу різноманітиш проблем, що породжу­ються сучасним життям.

Перший розділ — не зовсім переконливе намагання пояс­нити термін «етноетика», звертаючись до гегелівського по­няття «субстанційної моральності», «народного духу» як про­тилежного кантівському поняттю «моралі», а також до нового тостметафізичного прояву цієї розбіжності в суперечці між «лібералізмом» та «комунітаризмом».

У другому розділі впевнено дискутуються аргументи рго та сопЬга етноетики як версії арістотелівської етики добро­го життя з одного боку, а з другого — універсалістської макроетики як актуальної умови рівноправності та співпраці різних культур і традиційних етносів.

Третій розділ детально змальовує проблему співвідношен­ня формальної доповнювальності між обома орієнтаціями етики. Дипломник аргументовано доводить переваги універ­сальної макроетики як моральної норми.

Висновкова частина підсумовує викладений вище матері­ал та орієнтує на природну міру між традиційними та мо­дерними цінностями й формами; як зрештою зробити особи­стий моральний вибір, що завжди супроводжує людську поведінку як у політиці, так і в буденному житті.

Незважаючи на окремі стилістичні невправності та пунк­туаційні огріхи, студент у цілому впорався з поставленим завданням і його робота відповідає вимогам, що висуваються перед дослідженнями такого типу. За умови успішного захис­ту дипломник заслуговує на відмінну оцінку.

18.05.2002

Доц. кафедри соціології Харківського державного педагогічного

ун-ту ім. Г. Сковороди (підпис) Б. В. Назаренко

Висновки

Висновок — документ, який містить думку, висновки орга­нізації, комісії чи фахівця з будь-якого документа або питання.

Висновок укладається на проекти положень, постанов, шструкції, на проекти стандартів, наукові роботи (звіти, статті, дисертації, дипломні проекти) та ін. із зазначенням таких відомостей:

і. Назва документа.

2. Заголовок (із зазначенням питання, на яке він готувався «про...»).

3. Текст, що складається з двох частин:

 

— у першій подаються стислий виклад суті питання, аналіз основних положень або пропозицій і загальна оцінка документа (питання);

— у другій викладають конкретні зауваження по суті питання чи документа, які розглядаються, обґрунтову­ють-висновки і вносять пропозиції. Ця частина тек­сту може складатися із окремих пунктів.

Якщо зауваження та пропозиції відсутні, у виснов­ку зазначають: «Із проектом... згодні» або «До про­екту... зауважень немає».

4. Додатки (якщо є).

5. Дата.

6. Посада уповноважених осіб, фахівців (якщо укладачів де­кілька та є керівник, голова, то спочатку зазначається по­сада керівника, а далі за абеткою), їхні підписи та роз­шифрування.

7. Печатка (якщо потрібно).

Висновок подається до вищих органів для розгляду та за­твердження.

Зразок:

Висновок

про готовність середнього навчального закладу ЗОШ № 17 м. Харків до 2002 -2003 навч. р.

Комісія у складі трьох осіб оглянула міську ЗОШ №17 і виявила:

1. Будівля школи, навчальні приміщення, спортивний ком­плекс відповідають санітарно-нормативним вимогам.

2. Санітарно-епідеміологічний стан шкільної їдальні за­довільний.

3. Відсутня аптечка першої медичної допомоги.

4. Частина шкільного двору захаращена металобрухтом та уламками дерев, відсутня огорожа з боку вул. Ко­цюбинського.

Комісія рекомендує:

1. До 26.08.2002 впорядкувати шкільний двір, полагодити огорожу та забезпечити медичний пункт необхідними лікарськими препаратами.

2. Надалі підтримувати належний санітарно-навчальний порядок.

3. До 27.08.2002 поінформувати Київське райвно про ви­конання рекомендації, зазначеної в п. 1.

24.08.2002

Голова комісії (підпис) А. Я. Цибух

Члени комісії: (підпис) О. Д. Гужвій

(підпис) С. Ю. Зеленська

 

Довідки

Довідка — це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів, уста­нов, підприємств.

Довідки поділяються на особисті та службові.

Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної особи.

Службові повинні об'єктивно відображати стан справ конкретного структурного підрозділу, дільниці чи всього підприємства. Укладання службової довідки потребує ретель­ного відбору та перевірки відомостей, зіставлення і Ґрун­товного аналізу отриманих даних про факти й події служ­бового характеру. У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадови­ми особами або уповноваженими органами на вимогу конк­ретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої орга­нізації, установи. Частіше для цього використовують бланки організації чи підприємства, до яких вносять індивідуальний конкретний зміст і реквізити.

Довідки, що відображають основну (виробничу) діяльність організації, можуть бути зовнішніми і внутрішніми.

Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою.

Внутрішні— укладаються для подання керівництву органі­зації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

Реквізити

1. Назва міністерства, якому підпорядкована організація, установа (для державних).

2. Повна назва організації, установи, що видає довідку.

3. Адресат — посада, назва установи, прізвище та ініціали (для службових).

4. Дата видачі

5. Місце укладання.

6. Назва документа та його номер (посередині).
7.Заголовок до тексту (для службових).

8. Текст:

— прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, якій видаєть­ся довідка (у Н. відмінку);

— статус; спеціальність; класність; розряд; посада; звання та ін.;

— місце проживання, площа помешкання, вигоди та ін. (якщо потрібно);

— розмір заробітної плати (цифрами й літерами) на місяць (якщо потрібно);

— назва установи, закладу, до яких подається довідка. У тексті слід уникати архаїчних зворотів типу: «Цим пові­домляємо...», «Пред'явник цього...», «...дійсно проживає...», «...справді працює...», «...зараз навчається...» та ін.

9. Посада укладача, керівника (ліворуч), ініціали та прізви­ще (для зовнішніх).

10. Посада керівника фінансового відділу, його підпис, ініціали
та прізвище (якщо в довідці йшлося про матеріальні кошти).

11. Печатка (якщо довідку укладено не на бланку).
Зразки:

Житлово-експлуатаційне управління № 27 Нагірного р-ну пров. Семенівський, 51, м. Харків, 61032, тел. 337-329

04.10.2002 м. Харків

Довідка № 203 Пан Леонтович Валерій Йосипович мешкає з 09.04.69 за адресою: м. Харків-22, вул. Тарасівська, 8, к. 3. Займає загаль­ну житлову площу 38 м².

Видано для подання до відділу обліку та розподілу житлової
площі виконкому Харківської міської ради народних депутатів.
Начальник ЖЕУ (підпис) Б. В. Дерегус

(печатка)

Міністерство культури і мистецтв України Харківська державна наукова бібліотека ім. В. Короленка

вул. Сумська, 2, м. Харків, 61003 Тел.: 446-620, 446-043 10.07.2002

Довідка №97

Пані Кравець Галина Гордіївна працює завідувачем відділу комплектації фондів. її посадовий оклад складає 250 (двісті п'ятдесят) грн на місяць.

Видано для подання до дит'ясел №301.

Директор (підпис) В. Л. Чикова

Голов. бухгалтер (підпис) 3. О. Вовк

(печатка)

 

Міністерство освіти і науки України Харківський національний університет ім. В. Каразіна

майд. Свободи, 4, м. Харків, 61022 Тел.: 457-662, 453-620 17.05.2002

Довідка № 79

Студ. Тельфер Ірина Семенівна навчається на IV курсі еко­номічного ф-ту.

Видано для подання до ЖКК-17.

Декан ф-ту (підпис) Г. В. Каменєв

Секретар (підпис) А. О. Єриюва

(печатка)

 

Службові записки

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо­вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, служ­бового доручення, узятих на себе зобов'язань; може містити вис­новки та пропозиції укладача.

Доповідна записка укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про наявний факт, подію, ситуацію, що склалася з укладачем, його підлеглими чи на підприємстві, ділянці тощо. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні, що адресуються керівникові
організації або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, що ад-
ресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація.

Внутрішні доповідні записки підписує той, хто їх укладає. Зовнішні оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника.

2. За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.
Пропозиція — документ, що є різновидом доповідної записки

й містить перелік конкретних пропозицій із певних питань.

Укладаються пропозиції аналогічно доповідним запискам, але, як правило, після вказівки керівництва. Текст пропозиції не містить аналітичної частини, а лише вступну (обґрунтування) та висновкову (перелік пропозицій).

Реквізити:

1. Місце укладання — повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2. Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.

3. Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.

4. Назва документа, номер (для внутрішніх).

5. Заголовок («про...»).

6. Текст — може поділятися на такі частини:

а) загальну — лаконічний і точний виклад суті події,
інформації, пропозиції;

б) описову — аргументоване пояснення причини, факту,
учинку, події; з'ясування певних положень основного
документа (плану, звіту, проекту тощо);

в) висновкову — конкретні пропозиції щодо оптималь-
них способів вирішення, подолання чи усунення заяв-
лених в описовій частині фактів.

7. Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, при-
мірників тощо.

 

і

8. Посада автора (якщо вона не зазначалася в п. 3) — ліворуч, підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації (для зовнішніх) — праворуч та розшифрування підпису.

9. Дата укладання (якщо вона не зазначалася в п. 1) — цифрами.

Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника, керівної організації або ж із власної ініціативи й має реквізити, аналогічні доповідним запискам:

Пояснювальна записка може бути:

1. Службовою складовою частиною чи додатком, доповнен-
ням іншого документа (плану, проекту, пропозиції, звіту,
програми й т. ін.).

У ній укладач або організація обґрунтовує мету, акту­альність, новизну й перелік дії основного документа. Ви­кладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків.

2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано
й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлег-
лих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін.

Зразки:

Директорові Харківської

ЗСШ № 144

п. Колінько В. О.

класного керівника 10-Б класу

Осташа Олексія Юхимовича

Ддповідна записка про участь в олімпіаді

Згідно з наказом № 7-6 від 19.03.2002 я, -учитель історії України Осташ О. Ю., очолював учнівську делегацію у складі 10 осіб до м. Київ, де 24 —27.03.2002 відбувалася національна шкільна олімпіада з історії.

Учні 10-Б кл. Галич В. Д„ Киричук О. М, й учениця 8-А кл. Федоровська С. Ю. стали переможцями олімпіади й посіли відповідно І, II та III місця.

Прошу розглянути питання про заохочення зазначених вище учнів. Уважаю, що вони гідно репрезентували рідну школу, місто па область на олімпіаді такого високого рівня.

29.03.2002 (підпис)

Макіївський коксохімічний комбінат

Заступникові директора

з адміністративно-виробничих

питань п. Ревенку А. Р.

Доповідна записка

Відповідно до розпорядження Кабміну України підготов­лені звітні матеріали за II півріччя та за весь 2001 р.

Для якісного виконання та пришвидшення обробки значно­го обсягу інформаційного матеріалу, а також у зв'язку з пла­новим переобладнанням ОЦ комбінату, виникла нагальна по­треба залучити інші ОЦ. За попередньою домовленістю з керівництвом Донецького ОЦ вони спроможні виконати цей обсяг робіт.