Сучасна українська 4 страница. Документи широко використовуються в повсякденній діяль­ності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх

Документи широко використовуються в повсякденній діяль­ності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації та зовнішніх стосунків, поліпшенню ро­боти, функціонування закладів, підприємств чи організацій і од­ночасно є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довід­ково-пошукової роботи.

Оскільки документи є засобом засвідчення, доведення пев­них фактів, що мають життєво важливі наслідки, кожний із них несе велике правове (юридичне) навантаження.

Кожний документ укладається згідно з узаконеними норма­ми та правилами, які є стабільними (канонічними) для конкрет­ного виду, але всі вони мають відповідати таким вимогам:

— не суперечити чинному законодавству держави, нормам юридичного та адміністративного права, директивним по­ложенням конкретних керівних органів;

,— видаватися лише відповідними повноважними органа­ми або службовими особами згідно з їх компетенцією;

— відповідати своєму призначенню, назві й укладатися за встановленою формою;

— бути достовірними, переконливими й відповідати меті та завданням конкретного закладу, установи тощо або їх керівництва (базуючись на фактах, містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки);

— бути належним чином відредагованими (грамотними) й оформленими, розбірливими та охайними.

Більшість документів повинна бути придатною до тривалого зберігання.

Дотримування цих вимог дає змогу оперативно отримати й обробити потрібну інформацію, вчасно вжити доцільних за-

■ш, зробити процес управління стабільним, передбачуваним:«о}".тьтативним.

 

Оформлення сторінки

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформ-«■еня сторінки та її нумерації.

•Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші:■ -чатом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч зали-^лль вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі -.злеювання, підшивання, затискування документа, праворуч — ±е чешле 8 мм; верхній — 20 мм, нижній — 19 мм (для форма­ті А4) та 16 мм (для формату А5).

Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не і- ^-л'ється. У документах, що укладені на двох і більше аркушах >го боку), нумерація починається з другого аркуша арабською ю 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм ^ ао. Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сто­їки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні — ліворуч.

 

Текст і його оформлення

Головною складовою документа є текст (зміст), який визна­чається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:

— на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й на­ступні — на чистих аркушах однакового з бланком роз­міру, кольору й ґатунку;

— підпис укладача чи відповідальної (керівної) особи можна переносити на другу (іншу) сторінку лише за умов наяв­ності на ній не менше двох рядків тексту;

— у складних документах текст членується (рубрикується) для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутанини.

Рубрикація — це поділ тексту на логічні складові частини, які графічно відокремлюються одна від одної.

Для цього використовують також заголовки, систему нуме­рації, колір чи фактуру паперу та ін., що в кінцевому рахунку виражає зовнішню будову (композицію) всього документа і вказує на його складність.

Ступінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документа.

Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Класич­ний абзац має три частини:

— зачин (формулює тему абзацу — про що йтиметься);

— фраза (містить основну інформацію абзацу);

— коментар (підсумок усього абзацного змісту).

Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна ви­ражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4 —5 ре­чень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення. Та яким би не був обсяг абзацу, він має являти собою внутрішньо замк­нене смислове ціле.

Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказу­вання на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійно­го розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють ком­біновану (традиційну) й нову системи нумерації.

Комбінована (традиційна) базується на використовуванні символів, слів, літер, арабських та римських цифр і доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми документа.

Система використання різноманітних позначень повинна бути послідовною, логічною й будуватися за спадковою ознакою:

 

Комбінована (традиційна)	Нова
А. Б. В. Г. Д.... Розділ І І. II. III. IV. V.... Частина 1 1. 2. 3. 4. 5.... Частина 2 1); 2); 3); 4); 5);... пункт 1 а); б); в); г); д);... § 1 §2 пункт 2 Частина 3 Розділ II і т. д.	1. 1 1. 2 1. 2. 1 1. 2. 1. 1 1. 2. 1. 2 1. 2. 2 1. 3 2 і т. д.

І ] Увага! Слід пам'ятати, що для системи буквеної руб-рикації літери Ґ (г), Є (є), 3 (з), І (і), ї (ї), Й (й), О (о), Ч (ч) та Ь (ь) не використовують.

Ця система вимагає чіткого дотримування правил пунктуа­ції, повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик за­стосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, одно­значні заголовки.

Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним — однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частини.

Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів

Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумера­цію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

1, 2, 3 й т. д.

Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.

Номер підрозділу складається з номера розділу й порядко­вого номера підрозділу, відокремлених крапкою.

Після номера підрозділу крапку не ставлять:

1.1, 1.2 й т. д.

Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожно­го розділу або підрозділу.

Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підроз­ділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:

1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

Номер підпункту складається з номера розділу, порядково­го номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядково­го номера підпункту, відокремлених крапкою:

1.1.1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3і тд.

Якщо розділ, не маючи підрозділів, поділяється на пункти йдалі — на підпункти, номер підпункту складається з номе­ра розділу, порядкового номера пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

1:1.3, 1-2.1 й т. д.

Після номера підпункту крапку не ставлять.

Якщо розділ або підрозділ складається з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

Приклад поділу частин тексту за традиційною та новою сис­темою див. вище.

Застосування нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008 — 95 і спрощує обробку документів (навіть на ком­п'ютері), уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

Більшість текстів¹ містять такі основні логічно взаємозумов-лені частини (елементи):

— вступна (причинова) — у якій зазначають привід та без­посередньо причину укладання документа (указується історія питання);

— доказова (фактологічна) — у якій наводяться конкретні факти, докази, пояснення, міркування, розрахунки, поси­лання на інші матеріали тощо (розкривається суть пи­тання, проблеми);

— закінчення (висновкова) — містить пропозиції, рішення, висновки тощо (формулюється кінцева мета документа).

Наявність тих або інших елементів тексту, порядок їх послідов­ності залежить від конкретного документа, його змісту й мети.

Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відпові­дають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таб­лиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр., «Таблиця 1»; «Таблиця 2» і т. д.) або індексаційною (окрім таблиць, що наво­дяться в додатках), і тоді номер складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиця 5. З» — третя таблиця п'ятого розділу).

1 Виняток становлять документи, текст яких складається з одного речення (напр., заява на відпустку тощо).

Назва таблиці визначає її тему й зміст і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таб­лиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а іишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного зна-«■ня, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У про­довженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна нголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумера-тя граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.

Незакінчену таблицю нижньою горизонтальною лінією не об­межують.

Заголовки граф наводять переважно в Н. відмінку однини без довільного скорочення слів. Множину застосовують:

— коли серед текстових показників графи є такі, що стоять у множині;

— коли значення заголовка передається лише в множині;

 

— коли слово в однині не вживається. Залежно від розміру таблиці її розміщують:

— безпосередньо після тексту, до якого вона належить;

— на наступній сторінці;

— у додатку.

Якщо в сусідніх рядках графи текст повторюється:

— його заміняють лапками (кількість лапок за кількістю слів), коли текст уміщується в один рядок;

— його заміняють словами «Те саме», які в разі подальшо­го повторення тексту заміняють однією парою лапок, коли текст не вміщується в один рядок;

— і повторюється також початкова частина тексту, а кінець тексту — змінна частина, то частину тексту, що повто­рюється, заміняють словами «Те саме», але якщо є гори­зонтальні лінійки, то текст слід повторювати.

Увага! Не дозволяється заміна лапками:

1) цифр і знаків;

2) позначень одиниць величин;

 

3) буквених абревіатур;

4) марок машин, механізмів, матеріалів і под.;

5) скорочених позначень нормативних документів із но­мерами.

За відсутності відомостей ставлять три крапки (...) або пишуть: «Немає відом.». Якщо явище не спостерігається, тобто немає й не буде можливості проставити в комірці таблиці відо­мості, то ставлять тире. Залишати комірку порожньою не дозво­ляється.

Якщо треба пояснити чи доповнити якісь табличні дані, роб­лять підтабличні примітки, що можуть бути пов'язані з табли­цею або за допомогою знака виноски, або за допомогою заголовка «Примітка» [14, с. 25—29].

На всі таблиці мають бути посилання в тексті документа.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, які допоможуть виробити точний стислий, ясний та послідовний стиль письма, а саме:

1„ Використовувати мовні засоби, які були б зрозумілими широкому загалу та відповідали нормам літературної мови, конкретному стилю чи підстилю.

2. Від 1-ї особи однини викладати текст у таких докумен-
тах, як:

— автобіографія (Я,... народилася,... навчаюся...);

— заява (Прошу зарахувати працюю на посаді...);

— наказ (Наказую...);

— скарга (Звертаюся до я повідомляв...);

— службова записка (Доводжу доУважаю, що...).

3. Від 3-ї особи однини викладати текст у таких докумен-
тах, як:

— акт (Комісія пропонує..., дійшла висновку...);

— трудова угода, контракт, договір (ЗАМОВНИК отри­мує..., а ВИКОНАВЕЦЬ зобов'язується...);

— інструкція (АТ «Довіра» встановлюєкожен акціо­нер стає...);

— запрошення, оголошення (Банк надаєУчилище за­прошує...).

4. Доцільно вживати прямий порядок слів у реченнях:

— коли підмет передує присудкові;

— коли означення стоїть перед означуваним словом;

— коли додаток стоїть після керуючого слова;

— коли вставні слова стоять на початку речення.

 

5. Уникати вживання багатозначних слів, а наявні поясню­вати в певному контексті.

6. Уникати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син­таксичних конструкцій та суб'єктивного ставлення до викла­деного. Тон службового документа має бути нейтральним.

7. Не переобтяжувати текст іншомовними словами, якщо є їхні українські відповідники.

8. Використовувати лише загальноприйняті, стандартні ско­рочення та абревіатури.

9. Уникати немилозвучності, однозвучності з іншими ско­роченнями.

:0. Уникати вживання скорочень назв грошових та фізич­них одиниць (крім формул); одиниць виміру; символів, знаків: & %, №, $, якщо вони без цифрових позначень і не в таблицях, схемах.

11.Слідкувати за дотриманням логічної послідовності ви­кладу матеріалу, фактів. Підкреслюючи наступність ви­значення причинно-наслідкових зв'язків між фактами, по­діями чи явищами, треба викладати їх у зв'язній черговості здійснення: у першу чергу, насамперед, спо­чатку; одночасно, водночас; потім, після, далі, у підсум­ку, завершуючи, насамкінець та ін.

12. Надавати перевагу простим реченням, мовним кліше, «кан-целяризмам».

13.Пам'ятати, що лише своєчасність і актуальність інфор­мації, викладу факту чи оперативного реагування робить документ дієвим, доцільним і потрібним.

 

 

Скорочування слів і словосполучень

Дотримуючись вимоги лаконічного, максимально стислого зісьма, під час укладання ділових паперів на позначення по­нять чи значень широко користуються системою скорочень, яка розроблена й рекомендована Держстандартом України (ДСТУ 3582 — 97), що чинний від 1998 року¹.

Види скорочень

Розглянемо такі види скорочень, як загальновживані, спеціальні і локальні.

До загальновживаних, які використовуються в більшості видів ітератури, належать скорочення:

а) після переліків;

б) перед іменами та прізвищами;

в) перед географічними назвами;

г) при цифрах;

д) при посиланнях.

До спеціальних належать скорочення в бібліографічних опи­сах. Подані українською мовою, вони повинні відповідати ос­танньому Держстандартові України, а подані російською, англійсь­кою та ін. європейськими мовами — стандартам ГОСТ 7.12-93 та ГОСТ 7.11-78.

Розшифрування видів скорочень (окрім власних назв) див. у додатку 2.

Основні правила скорочення

1. Скороченню підлягають різні частини мови. Одне й те саме скорочення застосовується для всіх граматичних форм одного й того самого слова, незалежно від роду, числа, відмінка й часу.

2. Неприпустиме одне скорочення для двох різних за зна­ченням слів без додаткового пояснення.

3. У скороченому слові слід залишати не менше ніж дві букви, незалежно від прийому, який використовується. Під час відсікання крапка ставиться, а під час стягування ні.

4. Скорочення слова до однієї початкової літери припус­кається тільки для загальноприйнятих скорочень:

к. (карта), м. (місто), с. (сторінка) та ін.

5. Іменники та інші частини мови, крім прикметників і
дієприкметників, скорочують лише за наявності їх у переліку
особливих випадків скорочень слів. Під час скорочення іменників
ураховуються відмінкові закінчення однини або множини:

д-р (доктор), д-ри (доктори)

м-во (міністерство), м-ва (міністерства) та ін.

7. Прикметники, що закінчуються на: -графічний, -логічний,
-ьомічний, -навчий скорочують відсіканням частини слова:
-афічний, -огічний, -омічний, -авчий:

географічний — геогр., соціологічний — соціол. і под.

8. Прикметники, що утворені від власних імен, скорочуються
■ідсіканням частини -ський:

шевченківський — Шевченків, франківський — франків, і под.

9. У прикметників, утворених від географічних назв і назв
народів (як в етнографічному, так і в адміністративному значенні),
зберігають найповнішу для розуміння форму скорочення:

грузинський народ — грузин, народ Бориспільський край — Бориспіл. край Луганська область — Луган. обл. і под.

Якщо назви району й області збігаються, то вони скорочу­ються ідентично:

Харківська область — Харк. обл. Харківський район — Харк. р-н і под.

10. Якщо відсіченій частині слова передує літера й або голос-
ний, то слід зберігати наступний за ним приголосний:

калійний — калійн. олійний — олійн. червоний — червон. і под.

11. Якщо скороченню підлягає тільки одна літера, то слово
не скорочують:

вищий — вищ., але вища — не скорочують учений — учен., але вчена — не скорочують міський — мгськ., але міська — не скорочують і под.

12. Якщо відсіченій частині слова передує апостроф, то слід
зберігати наступний за ним голосний і приголосний:

торф'яний — торф'ян.

слов янський — слов'ян, і под.

13. Якщо відсіченій частині передує літера ь, то скорочувати
слід на приголосний, що стоїть перед ним:

грецький — грец. гуцульський — гуцул, сільський — сіл. і под.

14. Якщо відсіченій частині передує подвоєний приголосний,
то скорочуване слово зберігає один із приголосних:

законний — закон, іменний — імен, щоденний — щоден. і под.

15. Якщо слово може скорочуватися відсіканням різної
кількості літер, то відсікають максимальну, слідкуючи лише за
тим, щоб не затемнювалося безпосереднє значення скорочувано-
го слова:

експериментальний — експерим.,

а не експериментал,, експеримент, фундаментальний — фундам.,

а не фундаментал., фундамент, графічний — графіч. комічний — коміч.

континентальний — континент, і под.

16. У складних іменниках, що пишуться через дефіс, відсіка­ють кожну складову частину або одну з них, якщо ці іменники наведено в додатку 2.

17. У словосполученні скорочують кожне слово:

видавничий відділ — вид. від.

допоміжна картка — допом. карт.

умовний друкований аркуш — ум. друк. арк. і под.

В окремих усталених словосполученнях слова скорочують тільки в складі даного словосполучення:

без року — б. р. без ціни — б. ц. вихідні дані — вих. дан. і так далі — і т. д. та под.

18. У географічних назвах, що пишуться через дефіс, від-
сікають другу складову частину, якщо вона має закінчення
-ський:

місто Камянець-Подільський —

м. Кам' янець-Поділ, місто Корсунь-Шевченківський —

м. Корсунь-Шевченків. і под.

Примітка. Географічні назви, що є складними імен­никами та пишуться через дефіс, не підлягають скоро­ченню:

Івано-Франківськ, Михайло-Олександрівка, Олексієво-Дружківка та под.

19. У складних прикметниках, що пишуться через дефіс,
■ідсікають кожну складову частину або одну з них відповідно
до загальних правил скорочення:

греко-католицький — греко-католиц. фізико-математичний — фіз. -мат. хіміко-технологічний — хім.-технол. і под.

20. У складних прикметниках, що пишуться разом, відсіка-
ють другу частину слова відповідно до загальних правил ско-
рочення:

агролісомеліоративний — агролісомеліор. лісогосподарський — лісогосп. і под.

21. Однокорінні прикметники та дієприкметники, що відрізня-
ються лише префіксами, скорочуються однаково:

карпатський — карпат., закарпатський — закарпат., прикарпатський — прикарпат. і под.

22. У складних словах, що пишуться разом, скорочують або
першу, або останню частину слова чи залишають перші літери
слів, які утворюють складне слово:

відеофонограма — відеофоногр. діафільм — дф

міська державна адміністрація — міськдержадмін. і под.

23. Відсікати слово до однієї початкової літери не можна, окрім слів, що наведені в додатку 2.

24. Якщо слово є єдиним членом речення (у відомостях, що відносяться до назви), його не відсікають:

Безпека життєдіяльності: Підручник, а не Безпека життєдіяльності: Підруч.

Лікарські рослини: Словник-довідник, а не Лікарські рослини: Слов.-довід.;

але Біологія: Підручник для 10-го класу — Біологія: Підруч. для 10-го кл.,

Лікарські рослини: Словник-довідник лікаря — Лікарські рослини: Слов. -довід, лікаря.

Лексичні та графічні скорочення

Лексичні скорочення (абревіатури) функціонують як са­мостійні слова. Графічні ж скорочення не є словами й викори­стовуються лише на письмі. На відміну від лексичних вони обо­в'язково розшифровуються та читаються повністю.

Лексичні скорочення бувають декількох типів.

1. Ініціальні (абревіація)—утворені з початкових букв слів,
що означають поняття; вони, у свою чергу, поділяють-
ся на:

а) буквені — читаючи їх, треба вимовляти букви: КБ,
ЖБК,ХТЗта ін.;

б) звукові — читаючи їх, вимовляють звуки: ЗАГС, ПУМ,
Ту-154, Ан-24 та ін.;

в) буквено-звукові (змішані) — частина слова вимовляєть-
ся за буквами, частина — звуками: ЖЕК, ТЕЦ та ін.

2. Складові скорочення — утворені з частин складів слів: завгар, техред, лінкор, міськком, Харзеленбуд та ін.

3. Частково скорочені слова — утворені з частини або ча­стин слів і повного слова: Донвугілля, Татнафта, госп­розрахунок, рембаза та ін.

4. Відсікання (усічення): зам., зав., пом., акад., доц. та ін.

5. Телескопічні скорочення — утворені з початкової та кінцевої частини складових слів: рація (із ра[діостан]-ція), біоніка (із біо[логія] та [електро]ніка) й ін.

6. Змішаного типу (комбіновані): НДІторгмаш, ХарБТІ й ін.
Розрізняють декілька типів графічних скорочень:

— крапкові: ст., див., ім. та ін.;

— дефісні: з-д, б-ка, ін-т та ін.;

— скіснолінійні (дробові): р/р, а/с, в/ч (крапка не ставиться);

— нульові (курсивні) — на позначення фізичних, метрич­них величин, валют та ін. лише після цифрових назв: 2 хв, 47 кг, 250 г, 400 грн та ін. (крапка не ставиться);

— комбіновані: півд.-зах., півн.-схід. таін.

Графічні скорочення, як правило, не подвоюються, виняток становлять рр. (роки).

У документах припускається використання лише загально-нормативних графічних скорочень, зафіксованих у державних стандартах та словниках.

Не можна перевантажувати текст графічними скорочення­ми, наприклад:

НП, що сталася на ПУ півд.-схід. міської РМС через порушення ПТБ інженером Ковтуном В. С.

Не можна скорочувати:

1) імена та імена по батькові (крім ініціалів): не Мих. Серг. Грушевський, а М. С. Грушевський (як виняток — з одна­ковими прізвищами: Гр. Тютюнник — Григір, бо є Григо­рій Тютюнник);

2) псевдоніми:

не Ж. Зайд, а Жорж Зайд

не Л. Українка, а Леся Українка

не П. Мирний, а Панас Мирний;

3) подвійні прізвища:

не Б.-Хом'як, а Богачевська-Хом'як не Ж.-Стоша, а Жукевич-Стоша не К. -Яценко, а Кучук-Яценко

 

 

Стандартизація ділового тексту

 

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та спо­собу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологіч­ними особливостями офіційного спілкування). Стандартизація як риса стилю є виправданою, оскільки полегшує та прискорює пошук потрібної інформації, її сприймання, економить час на укладання тексту документа.

Усі ділові папери за ступенем стандартизації (способом викладу матеріалу) можна умовно поділити на три категорії [ЗО, с. 36].

1. Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб ви­кладу тексту яких (добір потрібних фраз, їх будова та зв'язки між складовими частинами тощо) залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка (автобіографія, доручення, звіт, характеристика та под.).

2. Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським спо­собом заздалегідь. Укладачеві треба лише підкреслити потрібне чи викреслити непотрібне (акт про обстеження матеріального стану, довідка, перепустка та под.).

3. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі ма­ють точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуго­вуватися той, хто заповнює бланк¹, за винятком цілком конкрет­них індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (свідоцтво про народження (шлюб), атестат чи диплом про ос­віту, паспорт і под.).

Бланки цих документів мають відповідний рівень захисту (спеціальний папір, водяні знаки тощо).

Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації (1), послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.

Розповідь — спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хроно­логічній послідовності. Логічно виправданим відступом від цьо­го принципу є лише наголошування залежності роз'єднаних у часі, але внутрішньо пов'язаних подій (автобіографія, прото­кол, характеристика та под.).

Опис — це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику (акт, наказ, розпорядження, постанова та под.).

Міркування — це спосіб викладу, у якому логічно послідов­на низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне поло­ження шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків. Доводячи свою точку зору, укладач послуговується переконливими, обгрунтова­ними і правдивими доказами (службові записки, відгуки, вис­новки, ділова кореспонденція та под.)

Укладання документів із 2 і 3 рівнем стандартизації можна звести до таких трьох операцій:

' Бланк (від фр. Ьіапс — білий) — тут друкована стандартна форма документа з відтвореною на ньому постійною інформацією, місця для змінної інформації заповнюють власноручно.

— вибір серед запропонованих стандартних конструкцій необхідної в конкретному випадку;

— уважне заповнення формуляра;

— побудова за наведеними зразками формулювань, не пе­редбачених даним формуляром бланка.

 

 

Реквізити ділових паперів

 

Для оформлення організаційно-розпорядчих документів ви­користовують такі реквізити:

1. Державний Герб України (для державних організацій).

2. Емблема (логотип, фірмовий знак) організації.

3. Зображення нагород.

4. Код організації за класифікатором підприємств і органі­зацій (УКПО).

5. Код форми документа за класифікатором управлінської документації (УКУД).

6. Назва міністерства чи відомства (для державних органі­зацій).

7. Назва організації автора документа.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адре­са, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер те­лефону (факсу), вихідні дані електронних засобів зв'яз­ку, номер рахунка та назва банку.

 

10.Назва документа.

11.Дата.

12.Індекс (вихідний номер документа).

13.Посилання на індекс та дату вхідного документа.

14. Місце укладання та видання.

15.Ґриф обмеження доступу до документа.

16.Адресат.

17.Гриф затвердження.

18.Резолюція.

19.Заголовок до тексту.

20.Позначка про контроль.

21.Текст.

22.Позначка про наявність додатка.

23. Підпис.

24. Гриф погодження.

25. Віза.

26=Відбиток печатки.

27. Позначка про засвідчення копії.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи.

ЗО.Позначка про перенесення даних на машинний носій. Зі.Позначка про надходження.

Сукупність певних реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром.

Реквізити бувають постійні (для виготовлення уніфікова­них форм чи бланків документів) і змінні (які використову­ють під час їх безпосереднього укладання).

Наявність того чи іншого реквізиту документа зумовлена назвою його виду, призначенням, змістом та підпорядкуванням вищому органу.