Функциональные характеристики системы.

Должны оцениваться по следующим параметрам, рубрицированным в группы:

- Справочники-классификаторы (Подразделения; Должностные лица; Виды (группы) документов; Организации-корреспонденты; Пользователи; Граждане; Номенклатура дел; Типы связок документов; Тематический рубрикатор; Грифы доступа; Совокупность папок пользователя; Виды доставки; Типы реестров; Стандартные списки рассылки; Типы файлов; Стандартные тексты; Ключевые слова; Типы действий; Действия для документа; Шаблоны документов);

- Виды документов, используемые в системе (Входящие; Исходящие; Внутренние; Письма граждан; Обращения граждан);

- Оформление документов (оформление реквизитов в процессе подготовки документов; распечатка оформленных документов на бланке организации; использование шаблонов при подготовке документов; возможность согласования документов; возможность визирования документов; возможность работы с электронными образами бумажных документов);

- Регистрация документов. Оценка реквизитов регистрационных карточек разного вида документов.

- Организация документооборота (Прием документов; Отправка документов; Внутренний документооборот);

- Ведение резолюции по документу (Текст резолюции; Автор резолюции; Передача оригинала/копии; Дата резолюции; Плановая дата исполнения; Промежуточная дата исполнения; Фактическая дата исполнения; Ответственный исполнитель; Соисполнители (список); Текст отчета);

- Контроль исполнения документов (Количество контрольных карточек для одной регистрационной карточки; Сведения об исполнителях; Гриф утверждения; Текст задания; Контролер; Выделение ответственного исполнителя; Поступление к исполнению; Плановый срок; Фактический срок; Напоминание для просроченных; Организация корреспондент (для внешнего согласования); Визы; Исходящий номер; Должность; Дата; Подпись);

- Поиск документов. Поиск по атрибутам (Группа документов; Дата документа; Краткое содержание; Тематический рубрикатор; Фильтры поиска; Критерии поиска для входящих; Критерии поиска для исходящих), Поиск по регистрационным номерам (группа документов; Номер документа; Год регистрации; Подразделение), Поиск по резолюциям (Дата резолюции; Автор резолюции; Исполнитель; Ответственный исполнитель; Тип резолюции);

- Формирование отчетов (сведения о документообороте за заданный период времени; сводка об исполнении контрольных документов; справка-напоминание об исполнении контрольных документов; формирование отчетов по произвольным параметрам);

- Списание документов в дело, передача в архив (сведения об исполнении; номер дела по номенклатуре; дата архивации; подпись списавшего; номер сдаточной описи; формирование документов в дела; организация оперативного хранения документов; подготовка сопроводительных документов для сдачи в архив; комментарии к архиву).

3) Эксплуатационные характеристики системы. При их оценке необходимо учитывать:

· Объем документооборота. Автоматизированная система ДОУ должна обеспечивать работу со всеми документами организации в рамках своего функционального назначения. Возможности системы должны соответствовать реальным объемам документооборота организации и иметь необходимый резерв.

· Эксплуатационная надежность. Автоматизированная система ДОУ должна обладать достаточным запасом надежности, обеспечивать резервное копирование информации. Сбои и поломки АС ДОУ не должны негативно влиять на деятельность организации и должны устраняться в течении короткого времени работниками организации либо сотрудниками компании-разработчика АС ДОУ.

· Количество одновременно работающих пользователей. При увеличении количества пользователей АС ДОУ должна продолжать работать с максимальной эффективностью.