Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Проблемы внедрения и оценки эффективности АС ДОУ




Внедрение автоматизированных систем ДОУ может сопровождаться рядом проблем, которые имеют объективный и субъективный характер.

К основным объективным факторам, способным осложнить процесс внедрения относятся:

· Частые структурные изменения в организации, что ведет к слабой формализации бизнес-процессов. В этой ситуации необходимо внедрять только те компоненты АС ДОУ, которые адекватны данному состоянию организации. Например, даже при наличии достаточно неформализованной структуры организации можно построить вполне эффективный электронный архив. В дальнейшем можно начинать автоматизацию документооборота в тех подразделениях, которые максимально устоялись. При этом компания-партнер по внедрению системы, должна быть ориентирована на долгосрочную работу. Также следует выбирать модульную систему, допускающую наращивание функционала в процессе эксплуатации.

· Отсутствие четко организованного документооборота. В этом случае предлагается запустить пилотный проект. Для этого нужно проанализировать деятельность организации и выявить проблемные участки, которые более всего страдают от отсутствия формализации в ведении дел. Выполнение пилотного проекта на этих участках будет способствовать организации более четкой системы документооборота и даст основание для дальнейшей автоматизации.

· Придание электронному документу юридической силы. Несовершенное законодательство в области ЭЦП и отсутствие необходимой инфраструктуры тормозит широкое использование электронных документов. Однако наличие в большинстве современных АС ДОУ встроенных механизмов работы с ЭЦП и шифрованием позволяет гарантировать идентификацию и аутентификации электронных документов в рамках корпоративного документооборота.

· Взаимодействие с внешним «бумажным» миром. Сотрудничество с другими организациями порождает обмен бумажными документами зачастую в больших количествах. Поэтому внедряемая АС ДОУ должна обеспечивать автоматизацию сканирования и распознавания.

· Миграция накопленного массива документов в АС ДОУ. Если в организации имеется бумажный архив документов, то электронный архив придется создавать из бумажного путем сканирования. Если же такого архива нет, а документы хранятся в виде файлов на различных компьютерах, то необходимо провести подготовительную работу для обеспечения единого порядка хранения документов в каталогах. Следует запретить хранение документов на локальных дисках компьютеров. Надо, чтобы у всех пользователей организации были в сети свои каталоги, в которых они хранят документы. Это существенно облегчит дальнейшую миграцию документов в систему документооборота.

Субъективные проблемы связаны с «человеческим фактором». Основными среди них являются:

· Консерватизм сотрудников. Системы электронного документооборота имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. В любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. Поэтому необходимо сделать переход к системе электронного документооборота постепенным. Например, сначала можно внедрить только электронную почту. Кроме того, на этапе подготовительной работы необходимо найти сторонников-энтузиастов, которые будут помогать «отстающим» осваивать новую безбумажную технологию работы.

· Фактор руководства. Отсутствие воли руководителей организации может привести к последствиям разного уровня тяжести. Обычно при этом система оказывается внедренной только в некоторых подразделениях, либо только на некоторых уровнях, либо только для некоторого класса бизнес-процессов. В худшем случае она не будет внедрена вовсе. Поэтому еще на предварительных этапах необходимо убеждать руководителя, чтобы он стал безусловным сторонником внедрения системы электронного документооборота.

Помимо перечисленных существует и весьма сложная проблема оценки эффективности от внедрения информационных технологий, в частности АС ДОУ. Так, по мнению ряда авторов, их использование приводит к увеличению производительности, но не всегда приводит к достоверному и продолжительному увеличению рентабельности. Было выявлено парадоксальное отсутствие четкой взаимосвязи между размерами инвестиций и ростом прибыли.

Схемы вычисления предлагаются разные от простого подсчета общей стоимости компьютерной собственности до сложной методики оценки совокупной стоимости владения (total cost of ownership – ТСО). Поэтому желательно, чтобы оценку эффективности внедрения АС ДОУ проводили специалисты соответствующего профиля. Тем не менее, необходимо иметь хотя бы общее представление о том, из чего складывается оценка эффективности.

Как для любой автоматизированной системы, эффект от АС ДОУ делится на две части: прямой эффект от внедрения системы, связанный с экономией средств на материалы, рабочее время сотрудников и т. д., и косвенный эффект, связанный с теми преимуществами для функционирования организации, которые дает АС ДОУ (прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины, возможность накопления знаний и др.).

Прежде всего, происходит подсчет предполагаемых расходов, которые, как правило, включают в себя: стоимость лицензий на программное обеспечение; стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения АС ДОУ (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.); стоимость работ по внедрению системы.

Оценка прямого эффекта от внедрения системы основывается на оценке прямой экономии средств. Например, подсчитывается стоимость сэкономленной бумаги и сэкономленного рабочего времени сотрудников (за счет повторного использования существующих документов, экономии времени на поиск нужных документов и т.д.). Косвенный эффект оценить очень сложно. Поэтому его оценка всегда будет экспертной, то есть трудно формализуемой.

В общем виде качественно внедренная система АС ДОУ отличается тем, что:

· руководство регулярно использует данные из системы;

· контроль исполнительской дисциплины осуществляется на основе данных системы;

· работа с документами внутри организации ведется только в электронном виде;

· в системе работают все структурные подразделения, включая рядовых сотрудников;

· охвачены основные бизнес-процессы организации.

 

 


Поможем в написании учебной работы
Поможем с курсовой, контрольной, дипломной, рефератом, отчетом по практике, научно-исследовательской и любой другой работой





Дата добавления: 2015-08-12; просмотров: 770. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2022 год . (0.014 сек.) русская версия | украинская версия
Поможем в написании
> Курсовые, контрольные, дипломные и другие работы со скидкой до 25%
3 569 лучших специалисов, готовы оказать помощь 24/7