Переход организации на электронный документооборот процесс довольно длительный. Его успех во многом связан с продуманным и поэтапным внедрением автоматизированной системы ДОУ. ИТ-компании, как правило, имеют тот или иной опыт работы, и сами предлагают клиентам проекты поэтапного внедрения своих систем. При этом более правильным считается подход, при котором компания-исполнитель не пытается «перестроить» организацию под свои технологии, а максимально учитывает ее особенности.
В общем случае внедрение АС ДОУ предусматривает следующие этапы:
- анализ бизнес-процессов предприятия, состояния используемого оборудования и технологий;
- разработка информационно-функциональной модели предприятия, при необходимости реинжиниринг его бизнес-процессов;
- анализ возможной конфигурации аппаратно-программных средств, необходимой для внедрения АС ДОУ;
- выполнение пилотного проекта. «Пилот» – это прототип системы, который не реализует всю требуемую функциональность. Его задача: выявить эффект от внедрения системы и принять решение о внедрении, выработать базис для составления проекта реальной системы. При этом надо иметь в виду, что пилотный проект также имеет определенную стоимость;
- утверждение результатов выполнения пилотного проекта и разработка плана внедрения АС ДОУ;
- выбор и поставка необходимых для внедрения АС ДОУ аппаратно-программных средств;
- поставка и инсталляция АС ДОУ;
- адаптация и настройка АС ДОУ;
- перенос и конвертация данных из унаследованных систем;
- обучение системных администраторов и пользователей работе с АС ДОУ;
- подготовка контрольного примера, программы и методики испытаний, проведение полного тестирования АС ДОУ;
12. разработка проектной, программной, технической и пользовательской документации (например, учебные материалы, инструкции по делопроизводству и организации документооборота с учетом эксплуатации СЭД, положение о внутреннем электронном документообороте и т.п.);
- завершение внедрения АС ДОУ, сдача ее в промышленную эксплуатацию;
- сопровождение CЭД.
Большинство специалистов считают, что чаще всего успешными являются жестко структурированные проекты. Поэтому четкое представление об этапах внедрения и их результатах должно быть выработано еще до начала внедрения.
