Структура доверенности
Доверенность Я, Калинин Андрей Петрович (паспорт № … выдан ….), доверяю Калининой Анне Ивановне (паспорт № … выдан ….) получить причитающуюся мне заработную плату за июнь 2006 г.
Отметка нотариуса (при необходимости) Подпись Калинина А.П. удостоверяю Дата Подпись нотариуса
Языковые особенности деловой переписки.
Как правило, в ходе профессиональной деятельности перед сотрудниками возникает необходимость написания деловых писем. Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Информация в деловом письме носит протокольный характер. Поэтому письма регистрируются и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления. К основным видам деловой корреспонденции, с которыми чаще всего приходится иметь дело, относятся следующие: · Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). · Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора. · Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью переговоров или личного контакта получить необходимый ответ или добиться принятия нужного решения. · Письмо-сообщение. Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т. п.). · Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. · Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаше всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета. · Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. · Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке. · Коммерческий запрос – это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услуге и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю). · Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца или экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.
Письма, требующие ответа: коммерческие инициативные письма, письмо-запрос, письмо-предложение, письмо рекламация, письма-просьбы, письма-обращения. Письма, не требующие ответа:подтверждения, напоминания, предупреждения, извещения, заявления – эти письма констатируют факт и не требуют ответа – у них функция квитанции, ярлыка).
Все деловые письма имеют единый стандарт оформления.
Логотип, Кому: Должность, реквизиты название компании, компании- Ф.И.О. отправителя Адрес:
Реквизиты письма (исходящий номер, дата написания)
Обращение!
Текст письма
С уважением, должность, название компании-отправителя Подпись Ф.И.О. руководителя Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества. Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:
Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение. Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, причины составления текста, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события. Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев. Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:
Существуют следующие общепринятые формулы обращения в деловой переписке: Уважаемый господин Васильев! Уважаемый господин посол! Уважаемые дамы и господа!
Наиболее уместными являются следующие завершающие фразы: С уважением С наилучшими пожеланиями...
К выражениям, подтверждающим получение письма, документов, товаров и т. п. относятся: Ваше письмо от... получено нами.. Сообщаем вам, что мы получили ваше письмо от... (Настоящим) подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в родительном падеже (... нового прейскуранта).
Для выражения благодарности можно использовать такие обороты: Благодарим вас за + существительное в винительном падеже (...ваше письмо) Мы вам очень благодарны за + существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ) Заранее благодарим за + существительное в винительном падеже (...ваше участие) Мы были бы вам очень признательны (благодарны), если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)
Выражения, объясняющие мотивы создания письма: В порядке оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением... В связи с проведением совместных работ... В соответствии с Вашим письмом №... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны государственного имущества... В ответ на вашу просьбу... В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение нашей договоренности... На основании вашей телеграммы от.. В ответ на Ваш запрос…
Используйте следующие речевые формулы для ссылки на основание и причины для обращения: Учитывая, что производственные показатели снизились на... В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... На основании нашего телефонного разговора... Согласно постановлению правительства... Согласно протоколу о взаимных поставках... В связи с неполучением счета-фактуры... Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям... Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.
Речевые обороты для формулировки цели обращения: В целях скорейшего решения вопроса... Для согласования спорных вопросов... В целях безопасности прохождения груза... Во избежание конфликтных ситуаций...
Речевые обороты для формулировки предложения: Мы можем предложить вам... Предлагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...); Мы можем рекомендовать вам... (подрядчика, который гарантирует выполнение указанной работы в период с... по...)
Речевые обороты для формулировки приглашения: Приглашаем... (..представителя вашего предприятия посетить... Имеем честь пригласить Вас… Просим принять участие (...в обсуждении проблемы...)
Для формулировки отказа и отклонения предложения используется лексика, помогающая отправителю письма оставаться вежливым, заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства получателя письма. Для этого в начале ключевой фразы используются слова, выражающие сожаление: К сожалению, Ваше предложение (проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами проект... нами не может быть утвержден по следующим причинам …. К сожалению, в настоящий момент не располагаем возможностью удовлетворить Вашу заявку
Для выражения просьбы используем следующие обороты: Просим... (Вас проверить ход выполнения работ; Просим...выслать в наш адрес более подробную информацию; Просим принять меры... Прошу... (сообщить данные о …)
В сопроводительном письме используются следующие фразы: Направляем... (...чертежи сборки машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...) Посылаем... (...интересующую Вас документацию заказной бандеролью...)
Устойчивые обороты, используемые в письмах-извещениях (подтверждение) и напоминаниях: Нам приятно сообщить, что... Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода приняло решение...;...ваше предложение принято...) Подтверждаем... (...получение спецификаций на...) С благодарностью подтверждаем.....получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...) Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки оборудования...) Напоминаем, что... (...по плану совместных работ вы должны...;...в соответствии с... вы должны...) Напоминаем Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...)
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям: · этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; · сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; · подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; · требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой; · обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся; · напоминания: напоминаем; · предложения: предлагаем.
Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов: · контроль – возлагается, · цена – устанавливается (снижается, поднимается), · задолженность – погашается, · сделка – заключается, · рекламация (претензия) – предъявляется (удовлетворяется), · платеж – производится, · счет – выставляется (оплачивается), · вопрос – поднимается (решается), · скидки – предоставляются (предусматриваются), · оплата – производится, · возможность – предоставляется, · договоренность – достигается, · кредит – выделяется и т. п. Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, деятельность – успешной, вклад – значительным, позиции – конструктивными (прочными), доводы – вескими, необходимость – настоятельной, спектр (услуг) – широким, скидки – значительными / незначительными, предложение – конструктивным, разногласия – существенными / несущественными, рентабельность – высокой / низкой, расчеты – предварительными или окончательными и т. п.
|
