Оперативний облік особового складу працівників

Особовий склад працюючих визначається структурою працівників бюджетної установи. За функціональним призначенням персонал бюджетної установи поділяється на три групи:

· персонал основної діяльності;

· адміністративно-управлінський персонал;

· допоміжний обслуговуючий персонал.

До персоналу основної діяльності відносяться працівники, на яких покладено виконання головних функцій у загальній системі розподілу праці відповідної бюджетної установи (педагогічний персонал, лікарі).

Завдання адміністративно-управлінського персоналу полягає у забезпеченні керівництва та раціонального функціонування установи.

Допоміжний обслуговуючий персонал виконує функцію обслуговування працівників двох попередніх категорій і сприяє, таким чином, кращому виконанню функцій, закріплених за зазначеною установою чи організацією (середній медичний персонал, навчально-допоміжний та інший персонал).

Працівники, які обіймають посади в державних органах та їх апараті, згідно із Законом України “Про державну службу” є державними службовцями. При прийнятті на роботу вони складають присягу державного службовця і їм присвоюється відповідний ранг у межах категорії.

Ранги, які відповідають посадам першої категорії, присвоюються Президентом України, а другої категорії – Кабінетом Міністрів України.

Прийняття на державну службу на посади третьої-сьомої категорії здійснюється на конкурсній основі, при цьому ранги, які відповідають цим категоріям, присвоюються керівником державного органу, в системі якого працює державний службовець.

Загальна чисельність працівників бюджетної установи називається списковою чисельністю, або штатним складом.

Для виконання робіт на короткий час можуть залучатися особи, які не перебувають у штаті установи і працюють за трудовою угодою; такі працівники належать до нештатного (неспискового) складу.

Завдання по оперативному обліку особового складу покладено на відділ кадрів, який оформляє прийом, переведення та звільнення працюючих на основі різного роду документів, а саме: заяви працівника, наказів про прийом на роботу, про надання відпустки, припинення трудового договору. При прийомі на роботу працівник до відділу кадрів подає оформлену відповідним чином трудову книжку, паспорт чи інший документ, що засвідчує особу, довідку про присвоєння ідентифікаційного коду, заяву на ім’я керівника, документ про освіту (за потребою), довідку про стан здоров’я (за потребою). Якщо особа не працювала до цього часу і не має трудової книжки, відділ кадрів видає їй трудову книжку.

Первинні документи використовуються не тільки відділом кадрів для ведення особових карток працівників, а й іншими відділами та службами. Так, у бухгалтерії на підставі копій наказів відкриваються картки-довідки або особові рахунки на кожного працівника, прийнятого на роботу, видаються розрахункові книжки, заноситься прізвище в табель. На керівних, наукових працівників та ІТР додатково оформляється особовий листок з відділу кадрів, а на наукових працівників крім цих двох документів заповнюється й облікова картка наукового працівника.

Вперше прийнятому на роботу на строк більше п’яти днів видається трудова книжка, присвоюється табельний номер, який наводиться в усіх документах з обліку заробітної плати. У разі переведення працівника на іншу роботу чи звільнення його табельний номер, як правило, не присвоюється іншому працівникові 1-2 роки. За даними карток і первинних документів, якими оформляється рух персоналу, в установі організується статистичний облік чисельності та складу працівників.

Приймаючи працівника на роботу із відповідним записом в його трудовій книжці, адміністрація бюджетної установи вступає, таким чином, із ним у трудові відносини, що зазначені Законом України “Про працю”. Основним документом, що регулює ці відносини, виступає трудовий договір чи контракт.

Трудовий договір (щодо бюджетної установи) – це угода між працівником і адміністрацією бюджетної установи.

Контракт є різновидом трудового договору, він укладається на певний строк і застосовується щодо працівників, що працевлаштовуються на визначений термін або на час виконання певної роботи. Після укладання договору чи контракту у відділі кадрів заводиться особова картка, в якій фіксуються всі відомості про трудову діяльність прийнятого на роботу.