Как работодателю заполнить листок нетрудоспособности?

Перед заполнением листка нетрудоспособности работодателю нужно проверить информацию, внесенную врачом (например, правильность написания фамилии, имени, отчества работника, дату его рождения).

Следует также обратить внимание на способ заполнения бланка: чернила должны быть черного цвета, а ручка - гелевой, капиллярной или перьевой (абз. 1 п. 56 Порядка выдачи).

При обнаружении ошибок в листке нетрудоспособности работника нужно направить в медицинское учреждение для их устранения. Взамен испорченного бланка врач должен выдать дубликат (абз. 5 п. 56 Порядка выдачи).

Важно! В дубликате листка нетрудоспособности помимо подписи лечащего врача должна стоять подпись председателя врачебной комиссии (абз. 2 п. 58, абз. 3 п. 57 Порядка выдачи).

Если работодатель примет листок нетрудоспособности, заполненный с нарушением Порядка выдачи, то его расходы ФСС РФ может не возместить.

Если ошибки отсутствуют, то работодатель оформляет раздел "Заполняется работодателем"; в соответствии с п. п. 64 - 67 Порядка выдачи.

При заполнении документа работодатель также может использовать только гелевую, капиллярную или перьевую ручку с черными чернилами (абз. 1 п. 65 Порядка выдачи).

Важно! Нельзя использовать шариковую ручку и ручку с синими чернилами.

Заполнять соответствующую часть листка нетрудоспособности необходимо с первой ячейки (без отступа), не попадая за их границы. Все записи вносятся на русском языке печатными заглавными (БОЛЬШИМИ) буквами (абз. 1, 2 п. 65 Порядка выдачи).

Строка "место работы - наименование организации"; заполняется в соответствии с абз. 2 п. 66 Порядка выдачи.

Если работодателем является юридическое лицо, то вносится полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения), например:

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

│О│О│О│ │В│Е│Р│О│Н│А│ │ │ │ │ │ │ │

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

Если работодателем является физическое лицо, то указываются его фамилия, имя, отчество с пробелами в одну ячейку, например:

┌─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┬─┐

│И│Г│Н│А│Т│О│В│ │Н│И│К│О│Л│А│Й│ │П│Е│Т│Р│О│В│И│Ч│ │

└─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┴─┘

В названии организации не запрещается указывать кавычки, точки, запятые, тире, также допускается произвольно сокращать его. ФСС РФ пояснил, что последнее допустимо, если название содержит более 29 символов или если сокращенное наименование отсутствует (абз. 2, 4 п. 1 письма от 14.09.2011 N 14-03-11/15-8605, п. 6 письма от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

В строке "Основное" или "По совместительству"; ставится отметка "V" в зависимости от того, на каких условиях работник выполняет трудовые функции - по основному месту работы или по внешнему совместительству (абз. 3, 4 п. 66 Порядка выдачи).

Строки "Регистрационный N"; и "Код подчиненности"; заполняются в соответствии с уведомлением, которое выдается при регистрации организации в территориальном органе ФСС РФ (абз. 5, 6 п. 66 Порядка выдачи, п. п. 17, 20 Порядка регистрации и снятия с регистрационного учета в территориальных органах Фонда социального страхования Российской Федерации страхователей - юридических лиц по месту нахождения обособленных подразделений и физических лиц, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 07.12.2009 N 959н).

В строке "ИНН нетрудоспособного"; указывается идентификационный номер налогоплательщика (абз. 7 п. 66 Порядка выдачи). Эта строка не заполняется в следующих случаях:

- если у гражданина отсутствует ИНН;

- если подлежит выплате пособие по беременности и родам (пособие при постановке на учет в медицинской организации в ранние сроки беременности).

В строку "СНИЛС"; вносится номер, указанный в страховом свидетельстве обязательного пенсионного страхования (абз. 8 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Условия исчисления"; проставляется соответствующий двухзначный код, а при необходимости - несколько кодов (абз. 9 п. 66 Порядка выдачи).

Коды и их расшифровка приведены в абз. 10 - 18 п. 66 Порядка выдачи и на оборотной стороне листка нетрудоспособности.

Например, в листке нетрудоспособности работника-инвалида в двух первых ячейках строки "Условия исчисления" нужно проставить код 45.

Строка "Акт формы Н-1 от"; заполняется, если временная нетрудоспособность вызвана несчастным случаем на производстве. Здесь необходимо указать число, месяц и год составления соответствующего акта (абз. 19 п. 66 Порядка выдачи).

Строка "Дата начала работы"; остается пустой, если работник трудится в организации.

Она заполняется, если трудовой договор был аннулирован и при этом работник заболел (получил травму) в период со дня заключения трудового договора до дня его аннулирования (абз. 20 п. 66 Порядка выдачи). В данном случае работодатель обязан принять листок нетрудоспособности и выплатить пособие (ч. 4 ст. 61 ТК РФ, ч. 2 ст. 5 Закона N 255-ФЗ).

В этой строке нужно указать дату (число, месяц и год), с которой работник должен был приступить к работе.

Например, согласно трудовому договору 25.06.2012 - день начала работы. Однако в этот день работник не приступил к работе.

26.06.2012 работодатель на основании ч. 4 ст. 61 ТК РФ издал приказ об аннулировании трудового договора.

28.06.2012 работник предъявил работодателю листок нетрудоспособности, в соответствии с которым он заболел 25.06.2012.

Следовательно, в строке "Дата начала работы" работодатель должен указать 25.06.2012.

В ячейках строки "Страховой стаж"; указывается количество полных лет и месяцев деятельности работника, учитываемых при исчислении размера пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (абз. 21 п. 66 Порядка выдачи). Страховой стаж подсчитывается на момент наступления страхового случая (заболевания, травмы и др.).

Для правильного исчисления такого стажа необходимо руководствоваться следующими документами:

а) Законом N 255-ФЗ;

б) Положением об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.06.2007 N 375);

в) Правилами подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 N 91).

Важно! При заполнении строки "Страховой стаж" нужно соблюдать определенные правила (п. 13 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

Если страхового стажа нет, то данная строка заполняется так:

┌─┬─┐ ┌─┬─┐

│0│0│ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘ └─┴─┘

Если стаж составляет полное количество лет, то он указывается, например, следующим образом:

┌─┬─┐ ┌─┬─┐

│5│ │ лет │0│0│ мес.

└─┴─┘ └─┴─┘

В ячейках строки "в т.ч. нестраховые периоды"; указывается количество полных лет и месяцев, в течение которых работник проходил военную или другую службу, предусмотренную Законом РФ от 12.02.1993 N 4468-1. Нестраховой период исчисляется с 1 января 2007 г. (абз. 22 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Причитается пособие за период"; в соответствующие ячейки вносятся даты начала и окончания периода, за который работнику должно быть назначено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам (абз. 23 п. 66 Порядка выдачи).

В строке "Средний заработок для исчисления пособия"; указывается размер среднего заработка работника (абз. 24 п. 66 Порядка выдачи).

Заработок исчисляется за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности либо отпуска по беременности и родам (ч. 1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

Сумма среднего заработка, исчисляемого за каждый календарный год, не должна превышать предельной величины базы для начисления страховых взносов в ФСС РФ (ч. 3.2 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

В 2012 г. такая предельная величина составляла 512 000 руб., в 2011 г. - 463 000 руб., а в 2010 г. - 415 000 руб. (ч. 4, 5 ст. 8 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, Постановление Правительства РФ от 24.11.2011 N 974, Постановление Правительства РФ от 27.11.2010 N 933).

В строке "Средний дневной заработок"; указывается средний размер дневного заработка работника (абз. 25 п. 66 Порядка выдачи). Каким образом определяется величина данного показателя, зависит от вида пособия: по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 3, 3.1 ст. 14 Закона N 255-ФЗ).

В ячейках строки "Сумма пособия"; указываются размеры пособия, которое выплачивается за счет средств работодателя, и пособия, подлежащего выплате за счет средств ФСС РФ (абз. 26 п. 66 Порядка выдачи).

По общему правилу первые три дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни - ФСС РФ (п. 1 ч. 2 ст. 3 Закона N 255-ФЗ). При этом размер пособия должен быть отражен в полном объеме с учетом НДФЛ (абз. 2 п. 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, абз. 7 письма ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022).

Важно! В отдельных случаях за счет средств ФСС РФ выплачивается вся сумма пособия с первого дня временной нетрудоспособности (ч. 3 ст. 3, п. п. 2 - 5 ч. 1 ст. 5 Закона N 255-ФЗ). Это значит, что строка "за счет средств работодателя" должна остаться незаполненной. В частности, указанные ячейки не заполняются в листках нетрудоспособности:

- по уходу за больным членом семьи (ч. 3 ст. 3 Закона N 255-ФЗ);

- по беременности и родам (ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ, ч. 1 ст. 3 Закона N 255-ФЗ, пп. "а" п. 17 Порядка назначения и выплаты государственных пособий, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н).

В строке "ИТОГО начислено"; указывается общая сумма начисленного пособия (с учетом НДФЛ) (абз. 27 п. 66 Порядка выдачи). Это правило введено пп. "б" п. 27 Приложения к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2012 N 31н.

Важно! До 22 апреля 2012 г. сумма пособия указывалась без учета НДФЛ (абз. 1 п. 11 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956, абз. 6 письма ФСС РФ от 08.09.2011 N 14-03-14/15-10022). Исключения составляли листки нетрудоспособности, выданные в связи с беременностью и родами, поскольку такое пособие налогом не облагается (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Подробнее о порядке расчета пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам см. разделы 14.5, 14.6 "Путеводителя по налогам. Практическое пособие по НДФЛ".

 

В строки "Фамилия и инициалы руководителя"; и "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера"; вносятся сведения об одном из приведенных лиц (абз. 28, 29 п. 66 Порядка выдачи, п. 12 письма ФСС РФ от 28.10.2011 N 14-03-18/15-12956).

В качестве личных данных руководителя должны быть указаны фамилия и инициалы одного из следующих лиц:

- руководителя подразделения;

- руководителя головной организации (при отсутствии подразделений);

- иного лица, действующего по доверенности;

- страхователя - физического лица.

Строка "Фамилия и инициалы гл. бухгалтера" должна содержать фамилию и инициалы одного из следующих лиц:

- главного бухгалтера организации (руководителя бухгалтерской службы);

- главного бухгалтера обособленного структурного подразделения;

- иного лица, действующего по доверенности (без указания ее реквизитов);

- страхователя - физического лица (при отсутствии должности главного бухгалтера).

В поле "Подпись"; напротив фамилии и инициалов руководителя, главного бухгалтера (иного лица) ставится подпись указанного лица (абз. 28, 29 п. 66 Порядка выдачи).

На основании заполненного листка нетрудоспособности работодатель исчисляет сумму пособия по временной нетрудоспособности либо по беременности и родам. Расчеты пособия отражаются на отдельном листе, который нужно приложить к листку нетрудоспособности (п. 67 Порядка выдачи).

Ситуация из практики. Какие особенности нужно учесть работодателю при заполнении больничного листка, выданного в связи с беременностью и родами?

При заполнении листка нетрудоспособности по беременности и родам работодателю нужно учесть следующее:

1) в строке "Сумма пособия" не заполняются ячейки "за счет средств работодателя".

Пособие по беременности и родам выплачивается полностью за счет средств ФСС РФ. На это указано в ст. 4 Федерального закона от 19.05.1995 N 81-ФЗ, ч. 1 ст. 3 Закона N 255-ФЗ, пп. "а" п. 17 Порядка назначения и выплаты государственных пособий (утв. Приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 N 1012н).

Следовательно, вся сумма пособия отражается в строке "за счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации";

2) строка "ИНН нетрудоспособного (при наличии)" остается незаполненной.

Эта строка не заполняется при выдаче листка нетрудоспособности по беременности и родам, а также при отсутствии у гражданина ИНН (абз. 7 п. 66 Порядка выдачи).