Административные расходы

К административным расходам относятся те, которые служат обеспечению жизнедеятельности организации и ее текущей работы.

Часть этих расходов, как правило, относят к расходам по конкретному проекту.

Среди них:

ü аренда офиса (нежилого помещения)/его части, необходимого для реализации проекта;

ü коммунальные платежи;

ü приобретение оборудования, программного обеспечения;

ü услуги банка;

ü оплата связи (телефон, мобильная связь, междугородняя связь, интернет);

ü расходные материалы (картриджи, пленка, тонер, заправка принтера);

ü приобретение литературы, канцелярских товаров;

ü почтовые расходы;

ü транспортные расходы.

Перечень документов, которые нужны для отчета по каждой из этих статей, достаточно стандартный (см. Приложение 1 в разделе «Поставщик товаров или услуг – юридическое лицо»).

Остановимся на деталях отчетности по некоторым из статей.

ü Документом оплаты коммунальных платежей может быть квитанция с расшифровкой оказанных услуг.

ü Из документов на оборудование должно быть понятно, что именно приобреталось (наименование, модель).

ü Документами, подтверждающими оплату услуг банка, являются платежное требование или мемориальный ордер и выписка со счета.

ü Сотрудникам, работающим по проекту, организация может оплачивать мобильную связь и компенсировать затраты на Интернет при наличии необходимых первичных документов.

Важно, чтобы необходимость компенсации была обоснована:

• при компенсации затрат по сотовой связи характер работы сотрудника должен подразумевать активное общение или компенсация может осуществляться в период подготовки к какому-нибудь мероприятию (в этом случае в организации издается приказ о возмещении затрат);
• при компенсации затрат на Интернет в трудовом договоре с сотрудником должно быть зафиксировано, что он работает дистанционно.

В любом случае в трудовом договоре с сотрудником должна быть указана конкретная сумма, в размере которой организация обязуется компенсировать затраты.

• Документами, подтверждающими оплату услуг почты, являются квитанция и авансовый отчет сотрудника.
• Оплата транспортных услуг может осуществляться несколькими способами:

v по договору с организацией, оказывающей такие услуги, индивидуальным предпринимателем или физическим лицом по договору подряда. Оплата в этом случае производится на основании акта оказанных услуг или фиксированной суммой в месяц – в зависимости от условий договора;

v в качестве компенсации понесенных затрат сотруднику организации. Компенсация осуществляется аналогично компенсации на сотовую связь и Интернет.