Операція реєстрації документів

Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур­нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку­ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто­роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово­ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон­фиденциальных документов имеет следующие графы **:

Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи­зацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет­ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

• поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту­пивших документов процесс регистрации занимает значи­тельное время, что естественно приводит к задержке даль­нейшей работы с документом;

• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под­разделениях, куда он передается для исполнения, и доку­мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото­рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор­мах журналов;

• журнальная система регистрации делает практически не­возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

• при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле­ния документов, срок исполнения которых истекает на оп­ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга­низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране­ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод­ство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

• карточки можно изготовить в необходимом количестве эк­земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по­вторной регистрации документов в структурных подразде­лениях;

• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра­зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор­мационно-справочную работу;

• карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен­ного обслуживания в учреждении.