Мотивация проведения оценки

Оценка деятельности осуществляется организацией для того, чтобы заинтересованные лица могли получить достоверную информацию о деятельности организации, качестве проекта или программы с тем, чтобы полученный опыт был учтен при принятии решений партнерами и донорами.

Например:
1) что хотят знать организации и люди, предоставляющие финансовые или материальные ресурсы некоммерческим организациям?

А. Насколько адекватно организация распоряжается полученной поддержкой с точки зрения:

- целевого использования средств (финансовая отчетность)

- выполнения всей запланированной (и обещанной спонсору) деятельности (программная отчетность)

Б. Происходят ли те изменения, ради которых была предоставлена поддержка.

2 ) Что хотят знать добровольцы, уже работающие в организации или только собирающиеся пойти работать?

А. Делает ли организация что-то, действительно нужное окружающим,

Б. Изменяет ли деятельность организации жизнь людей к лучшему,

В. Каким будет их добровольческий труд в этой организации.

3 ) Что хотят знать люди, пользующиеся или планирующие пользоваться услугами некоммерческой организации?

А. Насколько доступны эти услуги с точки зрения времени и места их предоставления, а также их цены в денежном выражении.

Б. Изменили ли что-то эти услуги в жизни других людей со схожими проблемами, и если да, то что именно.

В. Чем эти услуги отличаются от аналогичных услуг, предоставляемых иными организациями (по цене, качеству, уникальности и др. показателям).

4 ) Что хочет знать сама некоммерческая организация?

Правильно ли она организует свою деятельность, учитывает ли все положительные и отрицательные факторы, предпринимает ли все необходимые действия для достижения максимально положительного результата?

Ниже приведен один из возможных вариантов развернутой анкеты для оценки/самооценки организации.

АНКЕТА

Данный инструмент является ресурсом, разработанным для внутреннего пользования. Он поможет вам достичь лучшего понимания ваших потребностей и/или увидеть, в каких областях менеджмента и практической работы вам требуются улучшения. Этот инструмент также предлагает вам список организационных систем и правил внутреннего распорядка, позволяющий оценить, какие системы и правила вам, возможно, скоро придётся разрабатывать. Заметьте, что вашей организации могут понадобиться не все пункты списка. Как только анкета заполнена, у вас будет хорошая “карта” сильных и слабых сторон вашей организации, так что вы увидите, чтоó следует предпринять в первую очередь. Инструмент самооценки позволяет вам определить те приоритетные области, с которых вам следует начать. Поскольку речь идёт о самооценке, вы должны оценивать честно. На основании данных вами ответов следует менять или совершенствовать работу. Самооценка может осуществляться несколькими различными способами и при самых разнообразных условиях и обстоятельствах. Эту анкету можно давать отдельным людям для заполнения поодиночке, однако для более эффективного использования этого инструмента следует собрать разных функционеров - учредителей, членов правления и попечительского совета, а также добровольцев - и предложить им обсудить список и поработать над ним вместе в течение нескольких часов.

Мы настоятельно рекомендуем, чтобы вы периодически возвращались к этому списку (например, раз в год). Это поможет вам определить приоритеты на следующий плановый период (следующий год, например).

Нижеследующая анкета самооценки разбита на категории, отражающие основные аспекты работы любого фонда. Это следующие категории:

· Цель (предназначение) организации

· Управление

· Менеджмент

· Организационный процесс

· Финансовый менеджмент

· Маркетинг

· Укрепление материальной базы

· Работа / мероприятия

· Инфраструктура

Каждая из категорий включает список конкретных параметров, которые вы можете классифицировать как “сильный”, “адекватный”, “слабый” или “неприменимый”. Эти категории несколько гибки. Со временем ваша организация может захотеть добавить или изменить некоторые пункты. Пожалуйста, заметьте, что если вы пометите какой-либо параметр как “неприменимый”, вы должны спросить себя - почему? Если причина заключается в вашей неуверенности, этот вопрос следует рассмотреть или исследовать глубже.

Желаем удачи!

 

	сильно	адекватно	слабо	неприменимо
Предназначение организации
Предназначение и деятельность организации отвечают нуждам местного сообщества и/или целевой группы
Кратко сформулированная миссия, которая отражает назначение и ценности организации, а также интересы людей, которым она служит
Понимание нашей миссии Советом попечителей
Понимание нашей миссии Правлением и сотрудниками организации
Понимание нашей миссии членами, клиентами или целевой группой
Понимание нашей миссии местной властью
Понимание нашей миссии местным бизнесом
Понимание нашей миссии общественностью
Миссия регулярно пересматривается с учётом мнения как внутри организации, так и вне ее
Краткая история организации существует на бумаге
Управление
1) Организация управляется честно и беспристрастно
2) Организация не поддерживает никаких правонарушений, коррупции, взяточничества, финансовых махинаций или других незаконных действий
3) Попечительский совет независим, активен и информирован и работает безвозмездно
4) Попечительский совет представляет обслуживаемые местные сообщества
5) Предусмотренная уставом структура организации адекватна ее миссии
6) Роли внутри организация ясно определены и при этом достаточно гибки, чтобы приспосабливаться к меняющимся потребностям
7) Ясная подотчётность
8) Управляющие органы внимательно следят за внутренней и внешней средой, чтобы лучше понимать воздействующие на организацию силы
9) Управляющие органы должным образом реагируют на важные внешние тенденции и влияния
10) Определяемая уставом управленческая структура оперирует эффективно и компетентно
11) У попечительского совета есть календарь встреч, мероприятий, акций и последних данных
12) Правила инструктажа членов Попечительского совета
13) Правила, ограничивающие срок пребывания в должности членов Совета
14) Адекватное количество членов Совета
15) Определена структура комитета Попечительского совета
16) Понимание обязанностей Совета
17) Присутствие на заседаниях Совета (посещаемость)
18) Процедура подготовки заседаний и оповещения о заседаниях
19) Эффективное использование времени на заседаниях Попечительского совета
20) Степень участия сотрудников в принятии решений
21) Понимание членами Совета взаимоотношений между Советом и Правлением
22) Понимание членами Совета сути фандрайзинга
23) Члены Совета ежегодно вносят достаточные наличные взносы
24) Члены Совета делятся своим временем и специальными знаниями
25) Члены Совета продвигают и представляют интересы организации в местном сообществе
26) Члены Совета пересматривают / одобряют долгосрочные планы
27) Члены Совета рекрутируют новых спонсоров
Менеджмент
1) Пытается следовать лучшим управленческим практикам, которые соответствуют миссии, работе и структуре управления организации
2) Соблюдение всех требований закона
3) Время от времени подход к менеджменту переоценивается
4) Административное руководство
5) Ясно прописанная подотчётность/диаграмма организации
6) Связь между Правлением и сотрудниками
7) Связь между Правлением и советом
8) Понимание Правлением функций и обязанностей Попечительского совета
9) Участие сотрудников в планировании
10) Адекватность размера оплаты сотрудников количеству той работы, которую необходимо проделать
11) Достаточно времени для удовлетворительного выполнения работы
12) Нужные люди на нужных местах
13) Уровень поддержки со стороны добровольцев
14) Описания работы для каждой должности
15) Возможности для обучения и повышения квалификации членов правления и добровольцев
16) Системы рекрутирования / инструктирования (ориентации) / использования / поощрения сотрудников и добровольцев
17) База данных потенциальных добровольцев
18) Моральный дух Правления и добровольцев
19) Регулярность встреч сотрудников организации
20) Процедуры оценка и самооценка персонала
Организационный процесс
1) Ежегодно разрабатывается и принимается письменный стратегический план для реализации миссии организации
2) Формальное представление плана Совету, Правлению, добровольцам и членам сообщества
3) План обычно принимается и поддерживается Советом, Правлением и другими сотрудниками
4) Стратегический план ежегодно пересматривается, оценивается и дополняется Советом и Правлением организации
5) План основывается на оценке внутренних и внешних потребностей и ресурсов, а также на анализе сильных сторон, слабостей, возможностей и угроз (SWOT-анализ и.т.д.)
6) Ежегодный план устанавливает цели и задачи и очерчивает круг работы
7) Ежегодный план оговаривает сроки мероприятий, назначает людей, ответственных за каждое мероприятие и задаёт ожидаемые количественные и качественные результаты каждого мероприятия
8) Работа оценивается по её соответствию плану
9) Методы, позволяющие оценить, отвечает ли программа нуждам целевой группы
10) Механизмы обратной связи с разными группами (целевая группа, клиенты, местная власть, бизнес, другие члены сообщества, доноры)
11) Деятельность организации протекает ровно, своевременно (без аврала)
12) Существуют механизмы принятия решений
13) Решения принимаются своевременно
14) Определены, в том числе письменно внутренние правила и процедуры, которые доступны всем сотрудникам
15) Насколько вы придерживаетесь внутренней политики и процедурам
16) Внутренние политика и процедуры периодически пересматриваются
17) Существуют внутренние правила и процедуры для мониторинга и оценки работы
18) Данные, собранные посредством мониторинга и оценки, используются в стратегических, программных, внутренних и бюджетных документах
Финансовое управление
1) Практика бух. учёта находится в соответствии с законами Российской Федерации
2) Финансовая деятельность организации осуществляется таким образом, чтобы обеспечить целевое использование средств и отчётность перед донорами
3) Набор внутренних контрольных нормативов, определяющих обращение с наличностью, работу с депозитами и порядок снятия со счёта, одобрение расходов и выплат
4) Все средства учитываются с момента их получения
5) Адекватное бюджетное планирование, включая годовой бюджет организации, где показаны ожидаемые ресурсы и расходы
6) Годовой бюджет организации одобряется Советом
7) Члены Совета и Правления участвуют в бюджетном планировании
8) Годовой отчёт, прошедший аудиторскую проверку
9) Установлена регулярная ревизия финансовых документов попечительским советом
10) Установлена система финансовой отчётности, включая ежемесячные отчёты о движении денежных средств (cash flow)
11) Система финансового управления прозрачна, причём годовой отчёт доступен любому интересующемуся, представившему письменный запрос
12) Все расходы санкционируются назначенным человеком до осуществления платежа
13) Никаких секретных фондов
14) Система управления движения денежных средств (cash flow)
15) Адекватные внутренние контрольные нормативы, определяющие порядок денежных выплат во избежание несанкционированных платежей
16) Никаких неподотчётных транзакций или кредитов членам Совета или Правления организации или целевой группе
17) Способность организации управлять движением денежных средств
18) Система учёта донорских взносов
19) Пожертвования используются так, как это обещается или подразумевается в обращениях и просьбах к жертвователям
20) Система мониторинга раздаваемых грантов / распределяемых средств
21) Система мониторинга активов организации
22) Понимание правлением финансовых систем
23) Ресурсы не используются в качестве инструмента партийного влияния или личной выгоды
Маркетинг
1) Маркетинговый план для информирования спонсоров и местного сообщества и повышения их интереса к работе и успехам организации
2) Простая и ясная мысль, отражающая миссию организации
3) Механизмы определения интересов и нужд ключевых групп, в том числе непосредственные контакты
4) Целевые сообщения, отвечающие на интересы, нужды и опасения ключевых групп
5) Маркетинговые материалы
6) Постоянство и ясность имиджа организации, сообщаемого общественности
7) Эффективность в представлении организации: целевой группе
8) -- " --: спонсорам
9) -- " --: клиентам
10) -- " --: местной власти
11) -- " --: общественности
12) -- " --: СМИ
13) Местная власть видит пользу организации и поддерживает ее
14) Деловые круги видят пользу организации и поддерживают ее
15) Другие члены сообщества видят пользу организации и поддерживают ее
Укрепление материальной базы
1) Ресурсы привлекаются через деятельность, согласующуюся с принципами, миссией и планом организации, соблюдая этику
2) Как Попечительский совет, так и Правление организации осведомлены о фандрайзинговой деятельности и имеют свои роли на каждом из её этапов, а именно идентификация доноров, работа с ними, обращение к ним и выражение благодарности
3) Разные источники финансирования организации
4) План расширения источников финансирования
5) Механизмы вовлечения Совета/других групп местного сообщества в фандрайзинг
6) Попечительский совет/организация учредили комитет (другую структуру/людей), отвечающий за разработку, оценку и пересмотр правил, практик и целей фандрайзинга
7) Организация отчитывается перед донорами и другими ключевыми группами посредством годовых отчётов
8) Процесс установления годовых целей и задач фандрайзинга
9) Годовой план фандрайзинга
10) Типы ресурсов (финансовых и нефинансовых) определены
11) Знания в области написания заявок на грант
12) Знание о возможных источниках грантов
13) Систематизация информации о донорах и потенциальных донорах (определены возможные доноры, а также количество и тип поддержки, которую можно просить у каждого потенциального донора)
14) Участие Совета в идентификации потенциальных доноров
15) Участие Совета в обращении к конкретным донорам
16) Способность организации привлекать пожертвования от частных лиц
17) Способность организации привлекать пожертвования от коммерческих структур
18) Уровень поддержки со стороны областной администрации
19) Уровень поддержки со стороны городской администрации
20) Система учёта пожертвований
21) Система благодарности и информирования доноров о результатах
22) В организации есть деятельность, которая могла быть представлена на рынок как платные услуги (печатные продукция, экспертиза, тренинги и.т.д.)
Мероприятия / работа
1) Соответствует принципам, миссии и плану организации, нуждам целевой группы и пожеланиям доноров
2) Количество людей, привлечённых к выполнению работы
3) Реалистичное и честное разделение обязанностей между выполняющими работу людьми
4) Механизмы координации работы
5) Механизмы мониторинга и оценки работы
6) Обращение к прошлым успехам и неудачам при планировании текущей деятельности
7) Привлечение и распределение средств
8) Участие в проведение в вашем сообществе социально значимых акций / мероприятий
9) Чётко определены индикаторы для программ/проектов и ожидаемые результаты своих акций / мероприятий
10) Результат вашей работы приносит конкретный, измеримый, положительный эффект для целевой группы или членов организации
11) Освещение работы организации в средствах массовой информации
12) Резонанс от мероприятий
13) Сотрудничество с другими организациями / секторами для проведения совместных акций
Инфраструктура
1) Связь между стратегическим планом и инфраструктурными возможностями и “узкими местами” организации
2) Постоянное планирование по вопросам инфраструктуры и устойчивости
3) Размер офисного помещения для работы организации
23) Степень контроля организации над помещением (собственность, долгосрочная аренда со скидками и.т.д.)
24) Доступное помещение организации
25) Безопасность помещения
26) Коммуникационные системы (Интернет, сайт и.т.д)
27) Уровень технологии / оборудования
28) Умение сотрудников и добровольцев пользоваться оборудованием
29) Системы контроля и использования помещений и оборудования

 

Заключительные комментарии:

 

Список участвовавших в самооценке ________________________________ (дата)

 

1. __________________________________________________________________

2. __________________________________________________________________

3. __________________________________________________________________

4. __________________________________________________________________

5. __________________________________________________________________

6. __________________________________________________________________

7. ___________________________________________________________________