Составление табеля учета рабочего времени

 

Для учета рабочего времени всех категорий работников и контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду организации должны вести табель учета рабочего времени по форме № Т-12 или № Т-13. Форма № Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Табель составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

 

Оформление табеля учета рабочего времени в программе "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" (редакция 2.5)

 

Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе применяется отчет Унифицированная форма Т-13. Для работников, использование рабочего времени которых регистрируется документом Табель учета рабочего времени организации, унифицированная форма № Т-13 может быть выведена в виде печатной формы этого документа.

Отчет Унифицированная форма Т-13 позволяет получить бланк табеля для ручного заполнения, или заполненный по данным информационной базы табель. Если табель формируется за текущий месяц, то данные об использовании рабочего времени выводятся в отчет только по текущее число месяца включительно.

Алгоритм формирования заполненного табеля зависит от того, произведено ли начисление зарплаты по работнику за месяц формирования отчета или начисление зарплаты по работнику еще не зарегистрировано в информационной базе:

· если начисление зарплаты по работнику еще не произведено, то табель строится по данным графика работника (индивидуального или общего) с учетом зарегистрированных в кадровом учете и в подсистеме расчета зарплаты отклонений от графика;

· если начисление зарплаты по работнику уже произведено, то табель строится только по данным подсистемы расчета зарплаты без учета кадровых данных.

При этом и в том и в другом случае если данные об использовании рабочего времени по работнику введены с помощью документа Табель учета рабочего времени организации (с разбивкой по дням), то эти данные считаются более приоритетными, и отчет формируется по данным, зарегистрированным документом Табель учета рабочего времени организации.

Пример 1

Правилами внутреннего трудового распорядка в организации установлена 5-тидневная рабочая неделя с двумя выходными днями - суббота и воскресенье, продолжительность ежедневной работы составляет 8 часов.

В феврале 2011 г. работница организации Иванова Е.И. находилась в отпуске без сохранения зарплаты период с 7 по 18 февраля.

Необходимо оформить табель учета рабочего времени работницы за февраль 2011 г.

Расчет зарплаты этой организации осуществляется в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, учет рабочего времени работников ведется в программе методом отклонений. Для начисления зарплаты работникам этой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.

 

1. Период нахождения работницы в отпуске без сохранения зарплаты регистрируется в программе в подсистеме расчета зарплаты с помощью документа Невыходы в организациях (рис. 1). При проведении документа Невыходы в организациях в регистре расчета Основные начисления организаций вводится запись по виду расчета Отпуск за свой счет, в которой фиксируется период неявки работницы - с 7 по 18 февраля. Для вида расчета Отпуск за свой счет установлен вид времени с буквенным обозначением в табеле учета рабочего времени ДО (рис. 2).

 

Рис. 1

 

Рис. 2

 

2. Начисление заработной платы работнице за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций (рис. 3). Оплата за труд работнице производится, исходя из месячного оклада, пропорционально отработанным часам. Этой форме оплаты труда в программе соответствует вид расчета Оклад по часам. Для вида расчета Оклад по часам установлен вид времени с буквенным обозначением в табеле учета рабочего времени Я (рис. 4).

 

Рис. 3

 

Рис. 4

 

3. Формирование табеля учета рабочего времени работницы производится с помощью отчета Унифицированная форма № Т-13. В графах формы № Т-13, соответствующих числам месяца, когда работница находилась в отпуске за свой счет, выводятся отметки ДО. Отработанные дни отмечаются буквой Я, ниже выводится количество часов, приходящихся по графику на этот рабочий день (рис. 5).

 

Рис. 5

 

Пример 2

Для подразделения "Охрана" в организации установлен следующий режим работы: день - рабочий, с продолжительностью смены 12 часов; два дня - выходные.

В связи с тем, что графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине взаимной подмены работников, учет рабочего времени работников подразделения "Охрана" ведется методом "сплошной регистрации". Учет организован следующим образом. В начале каждого месяца формируется бланк табеля, который передается в подразделение. В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в администрацию для начисления зарплаты.

Рассмотрим, как будет происходить учет по этой схеме в программе на примере учета рабочего времени одного работника этого подразделения.

В феврале 2011 г. работник подразделения "Охрана" Суриков Е.Д. по своему графику работы должен был отработать 10 рабочих смен: 1, 4, 7, 10, 13, 16, 19, 22, 25 и 28 февраля. В связи с необходимостью замены другого работника Суриков Е.Д. фактически работал: 2, 4, 6, 8, 10, 13, 16, 19 февраля. С 22 февраля работник заболел.

 

1. В начале февраля формируется бланк табеля для работников подразделения. Бланк формируется с помощью отчета Унифицированная форма №Т-13 - рис. 1

 

Рис. 1

 

2. Табель заполняется вручную и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты. Данные табеля вводятся в программу с помощью документа Табель учета рабочего времени организаций. При подборе работника в табличную часть документа данные об отработанном времени автоматически заполняются по графику работника с учетом зарегистрированных в информационной базе отклонений от графика, после чего корректируется в соответствии с полученным из подразделения табелем.

Рис. 2

 

Начиная с 22 февраля, в "бумажном" табеле будут стоять отметки отсутствия работника по невыясненной причине - буквенное обозначение НН (работник еще не предоставил листок временной нетрудоспособности)

Если отсутствие работника по невыясненной причине было предварительно зарегистрировано в программе с помощью кадрового документа Неявки и болезни организаций или расчетного документа Невыходы в организациях, то отметки НН будут автоматически проставлены и в электронном документе Табель учета рабочего времени организаций.

Если отсутствие работника по невыясненной причине в информационной базе еще не регистрировалось, то зарегистрировать его можно непосредственно документом Табель учета рабочего времени организаций - проставив отметки НН в соответствующих колонках документа. Документ Невыходы в организациях в этом случае можно не вводить.

После ввода данных табеля его можно дополнительно распечатать из программы - сформировав печатную форму документа Табель учета рабочего времени организаций (рис. 3), либо отчет Унифицированная форма № Т-13.

 

Рис. 3