Джерела в документознавстві

Джерелами в документознавчих дослідженнях можуть виступати практично будь-які документи, системи документації й комплекси документів. На їхній основі можна одержати певне уявлення про рівень роботи з документами, способах документування, про діловодну культуру тієї або іншої епохи. Однак головну роль грають все-таки ті документи, у яких зафіксовані правила, норми, рекомендації, нормативи й т.п., що регламентують і регулюють різні напрямки, способи й форми роботи з документами. Це насамперед законодавчі й правові акти, стандарти, класифікатори, інструкції, методичні вказівки. Джерела є необхідною базою для проведення теоретичних досліджень, для вдосконалювання практики документаційного забезпечення управління й визначення основних тенденцій розвитку документаційних процесів.

Документознавчі джерела можна класифікувати по декількох підставах:

по хронології (джерела дореволюційних, радянських, пострадянського періодів);

стосовно певного інформаційного середовища (ретроспективної, оперативної або перспективної);

джерела "у звичаї" і джерела "у законі" (Н.В.Варадинов) і т.д.

Оскільки документознавство, як ми вже відзначали, виростало із практичних потреб роботи з документами, остільки важливу роль у його розвитку, особливо спочатку, грали традиції й звичаї. Потім, у міру осмислення й узагальнення, ці звичаї й традиції стали закріплюватися в різних законах, нормативних актах. Відповідно й джерела, що дозволяють простежити насамперед історію становлення документознавства, можна розділити на дві більші групи: це, по-перше, документи, які вийшли безпосередньо з діловодної практики й містять стихійно сформовані норми й правила, що відбивають традиції діловодства; по-друге, різного роду правові акти, протягом декількох сторіч законодавчо регламентували роботу з документами.

До першої групи джерел, у яких акумульований найбагатший досвід, традиції, звичаї російського діловодства, ставляться, зокрема, що видавалися до 1917 р. численні збірники зразків документів (так звані "письмовники"). Широке поширення в нашій країні вони одержали в 18-19 століттях. Їхніми попередниками були "формулярники", відомі на Заході вже в 7 столітті, а в Україні - у першій третині 16 сторіччя (зокрема, формулярники київської митрополітчої кафедри). До теперішнього часу відомо більше 100 таких збірників.

В "письмовниках" регламентувалися склад, форма й зміст документів. Досить примітні вже самі їхні назви. Так, одним з перших ще в 1765 р. з'явилося "Наставляння як складати й писати всякі листи до різних осіб". Через два десятиліття був виданий "Письмовник, що містить різні листи, прохання, записки в справі, контракти, атестати, схвалення, розписки, пропуски й письмовий вид кріпосним людям, наказ старості, форму купецьких асигнацій, квитанції, розписки, листа посилкові й кредитні". "Письмовники" нерідко досягали значних обсягів.

До іншої групи належать джерела, що представляють собою законодавчо закріплені правила й норми роботи з документами. Їхня поява відзначена вже із середини 17 сторіччя, але вирішальний крок був зроблений Петром 1, що затвердив в 1720 р. "Генеральний регламент16". У цьому документі докладно були розписані структура й діловодна діяльність канцелярій, питання реєстрації документів, обов'язку співробітників і т.д.

До числа важливих джерел, поряд з "Генеральним регламентом", відносяться також розроблені в петровські часи "генеральні формуляри" - зразки документів; "Установа для керування губерній", видане в 1775 р. Катериною Другою; "Загальна установа міністерств", що з'явилося в 1811 р., і багато інших законодавчих актів, що регламентували вітчизняне діловодство на різних рівнях державного керування.

Значний інтерес представляють документознавчі джерела періоду революції й Громадянської війни (1917-1922 р.). Вони мали свою специфіку, хоча в основі роботи з документами, особливо на території України, лежали тоді головним чином законодавчі акти й традиції дореволюційного діловодства.

Велику кількість джерел залишив після себе радянський період української історії. Уже в перші місяці після приходу до влади більшовиків був підписаний декрет Раднаркому "Про порядок твердження й опублікування законів", прийнята постанова СНК "Про форму бланків державних установ". Ці й інші подібного роду документи згодом увійшли в навчальний посібник "Збірник законодавчих актів по діловодству (1917-1970)" (М., 1973). Найважливішими джерелами останніх десятиліть існування радянської влади з "Основні положення Єдиної державної системи діловодства" (1973), затверджена в 1988 р. "Державна система документаційного забезпечення управління", загальносоюзні класифікатори (зокрема, Загальносоюзний класифікатор управлінської документації - ОКУД), Уніфіковані системи документації (УСД) і ін.

У наш час в Україні існує досить велика нормативна база документаційного забезпечення управління, що одночасно є й найважливішим джерелом для дослідження документознавчих проблем. У її склад входять:

- нормативні правові акти держаних органів влади з питань документаційного забезпечення управління (Цивільний кодекс України, Закони "Про інформацію", "Про державну таємницю", "Про стандартизацію", та ін.;

- відомчі й загальногалузеві нормативні, інструктивні й методичні документи, видавані органами виконавчої влади різного рівня;

- інструктивні й методичні матеріали, що встановлюють вимоги до документів, технології їхнього створення й обробки на рівні окремої організації або її структурного підрозділу.