Формуляр документа

Кожний документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих у певній послідовності на бланку, називається формуляром. Формуляр-зразок – це модель побудови однотипних документів. Він передбачає такі реквізити та їх розташування в організаційно-розпорядчих документах:

1) державний герб;

2) емблема організації чи підприємства;

3) зображення державних нагород;

4) код установи, організації, підприємства;

5) код форми документа;

6) назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа;

7) повна назва організації, установи чи підприємства – автора документа;

8) назва структурного підрозділу;

9) індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10) назва виду документа;

11) дата;

12) індекс;

13) посилання на індекс та дату вхідного документа;

14) місце укладання або видання;

15) гриф обмеження доступу до документа;

16) адресат;

17) гриф затвердження;

18) резолюція;

19) заголовок до тексту;

20) позначка про контроль;

21) текст;

22) позначка про наявність додатка;

23) підпис;

24) гриф узгодження;

25) віза;

26) печатка;

27) відмітка про засвідчення копії;

28) відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

29) відмітка про надходження;

30) відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31) відмітка про надходження до справи.

Розрізняють два основних види формулярів – з поздовжнім і кутовим розташуванням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Він залежить від змісту, призначення і способу обробки документа. Кожному реквізиту відведене певне місце. Це робить документи зручними для зорового сприйняття, спрощує їх обробку.

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк – друкована стандартна форма будь-якого документа з реквізитами, що містять постійну інформацію. Бланки заповнюють конкретними даними. Найпоширенішими є бланки актів, довідок, наказів, протоколів, листів. Застосування бланків при складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Трафаретний текст – це дослівне відтворення постійної інформації однотипної групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.

Мета правильного оформлення документів – забезпечення юридичної сили документів, оперативне їх виконання, використання, скорочення витрат праці та засобів на документування.

Для виготовлення документів використовуються два формати паперу: А4, А5 (відповідно 210 мм х 297 мм; 148 мм х 210 мм). Деякі види документів (плани, відомості, таблиці) – А3 (297 мм х 420 мм). Документи, які створюються рукописним або друкарським способом, мають поля: ліве – 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє – 20 – 25 мм, нижнє – 19 – 25 мм, або ліве – 25 мм, праве – 25 мм, нижнє – 25 мм, верхнє – 20 мм.