Студопедия Главная Случайная страница Обратная связь

Разделы: Автомобили Астрономия Биология География Дом и сад Другие языки Другое Информатика История Культура Литература Логика Математика Медицина Металлургия Механика Образование Охрана труда Педагогика Политика Право Психология Религия Риторика Социология Спорт Строительство Технология Туризм Физика Философия Финансы Химия Черчение Экология Экономика Электроника

Поняття про документ. Класифікація документів





Документ – (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, посвідчення, доказ) це: 1) матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має у відповідності з чинним законодавством юридичну силу; 2) матеріальний об’єкт, в якому міститься та або інша інформація, призначений для передачі її в часі і просторі (фотоплівка); 3) офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка, студентський квиток); 4) історично достовірні письмові джерела.

Багатозначність терміна зумовлена тим, що документи використовуються з різною метою у найрізноманітніших галузях людської діяльності. Для істориків, наприклад, це першоджерело, для юристів – засіб доказу, а для працівників управління – засіб фіксації і передачі інформації.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки служать писемним доказом, джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.

Оформляються документи на папері, магнітній стрічці, перфострічці, фотоплівці, дискеті, жорсткому диску.

У діяльності підприємств, установ, організацій найчастіше використовуються текстові документи, які оформляються рукописним, машинописним або друкарським способом. Документ має бути складений за встановленою формою, належним чином відредагований і оформлений.

В установах, організаціях, на підприємствах під час їх роботи створюється велика кількість різноманітних документів, які групуються за кількома ознаками.

1. За найменуванням: розписки, доручення, заяви, службові записки, телеграми, протоколи, листи, звіти та ін.

2. За способом фіксації: письмові (або рукописно-друкарські) – рукописні, машинописні документи, виготовлені на різних розмножувальних апаратах і друкарським способом; графічні – графіки, плани, карти, рисунки, схеми, малюнки, креслення – цінні своєю ілюстративністю; фото- і кінодокументи дозволяють зафіксувати ті об’єкти, явища і процеси, які іншими засобами здійснити важко або неможливо.

3. За походженням: службові (офіційні) та особисті. Службові створюються в установах, організаціях, підприємствах посадовими особами і стосуються діяльності установ. Особисті стосуються окремих громадян, фізичних осіб (заява, автобіографія, характеристика, довідка особистого характеру, доручення тощо).

4. За місцем створення: внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які оформляються і діють у межах тієї установи, організації, підприємства, де вони створені. Зовнішні надходять від інших установ, організацій, громадян або адресуються в інші установи.

5. За призначенням: організаційні, які визначають порядок утворення, функції, права та обов’язки установ, підприємств (статути, правила, інструкції, положення); розпорядчі документи утворюються в процесі розпорядчої діяльності (постанови, рішення, накази, розпорядження); довідково-інформаційні виникають у процесі виконавчої діяльності установ, організацій, підприємств і осіб (акти, протоколи, листи, плани, списки).

6. За складністю: прості і складні. До простих належать документи, які відображають одне питання, одну тему; вони більш зручні в діловодстві, їх легше реєструвати в оперативній роботі. Складні документи відображають кілька питань.

7. За напрямком: вхідні та вихідні.

8. За терміном виконання: звичайні, термінові й дуже термінові. Із звичайними документами робота ведеться в плановому порядку, а саме: в терміни, встановлені законом, правовим актом або керівником. Термінові мають позначку “терміново”. Вони опрацьовуються за надходженням, і в них установлено термін виконання. До цієї групи належать і документи термінові за способом відправлення (телефонограми, телеграми). До дуже термінових належать документи, які мають позначку “дуже терміново”. Вони виконуються негайно після надходження.

9. За ступенем гласності: звичайні (для службового використання) і секретні, які мають угорі праворуч позначку “секретно”. Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

10. За формою: індивідуальні та стандартні (типові). Індивідуальні – це документи, в яких у кожному конкретному випадку утворення документа складається індивідуальний текст (накази, протоколи, розпорядження, постанови, заяви). Стандартні мають однакову форму і заповнюються в певній строго визначеній послідовності та за обов’язковими правилами (постанови, положення, правила, інструкції, листи). Стандартні трафаретні документи мають стандартний текст у вигляді бланка, виготовленого трафаретним способом. Вони мають порожні рядки для заповнення в кожному окремому випадку конкретним змістом (для довідок, посвідчень).

11. За стадіями створення: оригінали і копії. Оригінал – це перший і єдиний примірник, складений індивідуально або колективно, оформлений відповідним способом. Оригінал містить підпис керівника установи, який при потребі засвідчується печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу, засвідчена в установленому порядку. На копії документа обов’язково ставиться вгорі праворуч помітка “копія”. Листуючись з підприємствами, організаціями і установами, обов’язково залишають копії. В юридичному відношенні оригінал і копія рівноцінні, мають однакову юридичну силу. Різновиди копії – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого в якусь установу оригіналу, яку підшивають у справу установи-відправника. Витяг – це копія частини документа, що видається на руки. Дублікат – аналогічний оригіналу, другий примірник документа, що видається у випадку втрати власником документа (диплома, паспорта, свідоцтва про народження і т. п.); має однакову юридичну силу з оригіналом.

12. За терміном зберігання: документи бувають постійного, тривалого (понад 10 років) і тимчасового (до 10 років) зберігання. Термін зберігання документів вказаний в номенклатурі справ.







Дата добавления: 2014-12-06; просмотров: 1642. Нарушение авторских прав; Мы поможем в написании вашей работы!




Расчетные и графические задания Равновесный объем - это объем, определяемый равенством спроса и предложения...


Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности...


Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями...


Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм...

Концептуальные модели труда учителя В отечественной литературе существует несколько подходов к пониманию профессиональной деятельности учителя, которые, дополняя друг друга, расширяют психологическое представление об эффективности профессионального труда учителя...

Конституционно-правовые нормы, их особенности и виды Характеристика отрасли права немыслима без уяснения особенностей составляющих ее норм...

Толкование Конституции Российской Федерации: виды, способы, юридическое значение Толкование права – это специальный вид юридической деятельности по раскрытию смыслового содержания правовых норм, необходимый в процессе как законотворчества, так и реализации права...

Гносеологический оптимизм, скептицизм, агностицизм.разновидности агностицизма Позицию Агностицизм защищает и критический реализм. Один из главных представителей этого направления...

Функциональные обязанности медсестры отделения реанимации · Медсестра отделения реанимации обязана осуществлять лечебно-профилактический и гигиенический уход за пациентами...

Определение трудоемкости работ и затрат машинного времени На основании ведомости объемов работ по объекту и норм времени ГЭСН составляется ведомость подсчёта трудоёмкости, затрат машинного времени, потребности в конструкциях, изделиях и материалах (табл...

Studopedia.info - Студопедия - 2014-2025 год . (0.008 сек.) русская версия | украинская версия