Протокол. Протокол – це один з найпоширеніших видів документації колегіальних органів

Протокол – це один з найпоширеніших видів документації колегіальних органів. У ньому фіксується мета, час, місце, послідовний хід і результати роботи зборів, конференцій, засідань, нарад.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа.

Протоколи відображають усі виступи з питань, що розглядаються, і прийняті в результаті обговорення рішення (ухвали). Протоколи загальних зборів, засідань, нарад підписують голова та секретар, а протоколи засідань комісій – усі члени комісій. Серед протоколів існують специфічні протоколи судово-слідчих органів і дипломатичної служби.

Під час засідань колегіальних органів протокол складається в чорновому варіанті. Безпосередніх записів вимагають лише виступи учасників обговорення питань. У найближчі після зборів кілька днів протокол має бути повністю оформлений секретарем і підписаний головою та секретарем. Протоколи нумеруються з початку календарного року. Оформляються на стандартних аркушах паперу або на спецбланках.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на три групи:

1. Стислі, в тексті яких записуються тільки прийняті рішення.

2. Повні, в тексті яких, крім ухвал, стисло записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де усі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Дата.

3. Номер.

4. Місце видання (складання).

5. Назва колегіального органу – це заголовок протоколу.

6. Текст.

6.1. Вступна частина, яка складається з таких елементів:

6.1.1. Прізвище та ініціали голови та секретаря.

6.1.2. У реквізиті “Присутні” перераховуються в алфавітному порядку прізвища й ініціали усіх присутніх, якщо їх не більше 15; якщо більше, вказується загальна кількість, а реєстраційний список додається до протоколу.

6.1.3. У реквізиті “Запрошені” вказується посада, прізвище та ініціали запрошених на збори, нараду, засідання тощо.

6.2. Порядок денний записується посередині робочого рядка. Питання порядку денного формулюються в називному відмінку (наприклад: Розгляд і затвердження плану...); посада і прізвище доповідача зазначаються після формулювання питання. Якщо питань декілька, то вони розміщуються за ступенем важливості і нумеруються арабськими цифрами.

6.3. Основна частина тексту поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Розділи складаються з частин, позначених словами:

СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

УХВАЛИЛИ:

Ці слова друкуються великими літерами в окремому рядку, після них ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказуються прізвище, ініціали доповідача, тема доповіді, повідомлення.

Частина СЛУХАЛИ нумерується римськими цифрами відповідно до пунктів порядку денного (якщо їх два або більше). Прізвища тих, хто виступає, можуть бути підкреслені. Так само оформляється розділ ВИСТУПИЛИ.

У розділі УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) повністю викладається прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або мати вигляд резолюції, тобто складатися з двох частин: з такої, що констатує, в якій підкреслюється значення обговореного питання, досягнення й недоліки, і з резолюційної, де пропонуються заходи, необхідні для виконання поставлених завдань.

Текст протоколу має бути стислим, зрозумілим, точним, лаконічним, але водночас він повинен містити інформацію, що всебічно висвітлює обговорення питання.

7. Підписи голови та секретаря.

Якщо якесь питання порядку денного не було розглянуте, то це обов’язково фіксується в протоколі.

Протоколи ведуть посадові особи – секретарі, стенографістки або обрані секретарі.

Запитання:

1.Хто має право оформляти протоколи?

2. Чи можуть прийняті рішення, зафіксовані у протоколі, стосуватися окремої людини?

3. Що лежить в основі поділу протоколів на різні групи?

4. Чи усі види протоколів підписують голова зборів та секретар?

 

ПРОТОКОЛ № 31

22 травня 2007 р. м. Вінниця

засідання художньої ради Будинку молодіжної моди

Голова – Литвиненко В. П.

Секретар – Панчук Т. Д.

Присутні: Богданова І. К., Вільчинська Т. Б., Гайдай О. С., Гук Ю. К., Казьмірук І. Й., Лазарчук Л. М., Стратієнко С. В., Сидоренко О. В., Тимофіївська Л. П., Цимбалюк М. Б., Фурман Г. Б.,

Запрошені: Загороднюк Н. А. – представник зовнішторгу.

 

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

 

1. Обговорення конкурентоспроможності виробів, запропонованих на зовнішній ринок (доповідь модельєра О. С. Гайдай).

2. Різне.

 

І. СЛУХАЛИ:

Гайдай О. С. Інформація модельєра О. С. Гайдай про конкурентно-

спроможність і перспективи збуту продукції Будинку молодіжної моди (доповідь додається).

 

ВИСТУПИЛИ:

Фурман Г. Б. (технолог) доповіла, що при виготовленні виробів були використані уніфіковані базові конструкції, складена єдина інструкційно-технологічна послідовність. Це свідчить про економічність та рентабельність наших виробів.

Стратієнко С. В. (модельєр-конструктор) наголосила на тому, що силуетна форма моделей відповідає сучасному напрямку моди.

Вільчинська Т. В. запропонувала два шляхи зменшення питомої ваги тканини: постачання оновлених зразків тканини або виготовлення тканини з іншими фізико-механічними показниками.

 

УХВАЛИЛИ:

1. Укласти угоду із зовнішторгом про постачання тканини для виготовлення запропонованих моделей до 1 січня 2008 р.

2. У подальшому виготовляти моделі за базовими конструкціями.

ІІ. СЛУХАЛИ:

ВИСТУПИЛИ:

 

УХВАЛИЛИ:

Голова (підпис) В. П. Литвиненко

Секретар (підпис) Т. Д. Панчук