Впровадження та вдосконалення системи

На стадії впровадження інформаційної системи передбачається проведення наступних заходів:

- підготовка матеріально-технічної та нормативної бази;

- підготовка персоналу до роботи в умовах функціонування інформаційної системи;

- впорядкування конструкторської і технологічної документації відповідно до вимог комп'ютерної обробки;

- удосконалення виробничої та управлінської структури;

- організація матеріально-технічного постачання тощо.

Виділяють послідовний, паралельний і змішаний методи впровадження елементів системи.

За послідовного методу проект впроваджується почергово в однорідних підрозділах. В такому випадку продовжується термін впровадження, проте є час для коригування проектних рішень.

За паралельного методу проект здійснюється одночасно в декількох підрозділах.

Змішаний метод характеризується тим, що проект або комплекс завдань спочатку впроваджується в одному підрозділі, а потім доопрацьовується та впроваджується в усіх інших.

Оскільки успіх впровадження залежить від підготовленості служб, попередньо проводиться навчання персоналу, інструктаж з оформлення документообігу, уточнюються посадові інструкції, вивчаються технічна, проектна та інструктивна документація та інші заходи.

Необхідною умовою успішного впровадження інформаційної системи с підбір працівників та їх підготовка до роботи в інформаційній системі. Навчання спеціалістів робочої групи бажано проводити ще до впровадження системи, з одного боку вивчаючи програмний продукт, а з іншого - систему функціонування підприємства.

Підготовка персоналу може проводитися розробниками системи (лекції, семінари, практичні заняття) або за допомогою спеціальних курсів підвищення кваліфікації. Під час такого навчання кожен працівник повинен не тільки зрозуміти зміни у своїх посадових обов'язках, але й навчитися роботі з комп'ютерною програмою. Таке навчання може передбачати також опанування типових, найпоширеніших допоміжних програмних засобів.

Паралельно з підготовкою персоналу проводять роботи зі встановлення та налагодження апаратних і програмних засобів, визначають місця встановлення комп'ютерів, засоби їх охорони, осіб, відповідальних за збереження та супровід програмного забезпечення, встановлюють необхідні пакети програм. У разі необхідності виконують будівельно-монтажні роботи, пов'язані з прокладанням кабелів, встановленням обладнання, зміною освітлення місць, де встановлюються комп'ютери. Перед впровадженням системи важливо, щоб були проведені попередні випробування для перевірки коректності роботи технічних і програмних засобів, можливості використання прикладного програмного забезпечення розробником.

Послідовність робіт із впровадження інформаційної системи наведена на рис. 1.27. (Послідовність робіт з впровадження інформаційної системи). Результати впровадження повинні оперативно розглядатись та відпрацьовуватись з метою дослідження оптимального варіанту вирішення, ефективної обробки інформації. Із завершенням дослідного впровадження розробником проводиться коригування проектної документації та програм вирішення завдань. Остаточно оформлений проект передасться за актом в експлуатацію.

Отже, у відповідності з методологією створення інформаційних систем виділяють наступні стадії, етапи і види робіт створення та впровадження цих систем (див. табл. 1.9).

 

Таблиця 1.9.

Стадії, етапи і види робіт зі створення систем

Стадії	Етапи і види робіт
Передпроектна стадія	1.Вивчення господарської діяльності підприємства і обґрунтування вимог до системи. 2. Розробка техніко-економічного обґрунтування. 3. Розробка технічного завдання.
Проектування	1. Технічний проект: 1.1. Розробка рішень з функціональної частини (постановка завдань), 1.2. Розробка інформаційного забезпечення. 1.3. Узгодження і затвердження документації технічного проекту. 2. Робочий проект: 2.1. Розробка програмних засобів функціональних підсистем і завдань, контрольних прикладів випробування програм. 2.2. Розробка програм з інформаційного забезпечення. 2.3. Адаптація до окремих програм. 2.4. Розробка інструкцій використання технічних засобів.
Впровадження	1. Проведення експлуатації елементів (комплексів завдань, підсистем): 1.1. Перевірка робочої документації. 1.2. Перевірка умов і режимів роботи програмних і технічних засобів інформаційного забезпечення. 1.3. Перевірка роботи персоналу у відповідності з технічним процесом. 1.4 Коригування документації та програм за результатами експлуатації. 2. Здача в експлуатацію: 2.1. Наказ про склад комісії, протоколи випробувань. 2.2. Оформлення актів приймально-переданих випробувань. 3. Аналіз функціонування систем: 3.1 Розрахунок ефективності і науково-технічного рівня системи за результатами експлуатації. 3.2. Технічно-економічне обґрунтування розвитку інформаційних системи.

 

Технічна робоча документація складається з:

- опису комплексів завдань і алгоритмів;

- посадових і технологічних інструкцій;

- програмної документації;

- актів здачі системи в експлуатацію;

- актів приймання в експлуатацію технічних засобів;

- актів приймання-передачі системи обробки даних.

У період впровадження інформаційної системи необхідно стежити за тим, щоб дотримувались строки здачі первинних документів на обробку в економічні підрозділи, здійснювався контроль прийнятих документів у частині їх оформлення та виконувались передбачені проектом інструкції. Після закінчення звітного періоду необхідно підвести підсумки впровадження інформаційної системи, проаналізувати виявлені помилки та недоліки й вжити заходи по їх усуненню (уточнити строки здачі первинних документів і складання звітних зведень, змінити окремі положення інструкційних карток, шифрів, програм налагодження тощо). Після цього слід внести зміни до проекту. Про здачу-приймання проекту складають акт. З цього моменту проект стає керівним документом, за яким організовується робота на даній ділянці обробки економічної інформації. Строк впровадження проекту у середньому складає півтора-два місяці, починаючи з моменту впровадження класифікаторів і до закінчення звітного періоду.

Досвід використання комп'ютерної техніки показує, що продуктивність праці економічних працівників підвищується вдвічі і більше. Амортизація економічних робіт сприяє впровадженню передових форм і методів, дозволяє скоротити кількість працівників, зайнятих на елементарних операціях, звільнити їх для виконання інших робіт. Поліпшення якості обробки досягається завдяки прискоренню документообігу, застосуванню дієвого контролю на всіх технологічних операціях, застосуванню більш сучасних технічних засобів, поліпшенню форм документів і можливості складати на комп'ютерах за один прийом дві-три різноманітні звітні форми.