Складання звітів у комп'ютерних програмах

При комп'ютеризованому способі обробки даних суттєво змінюється також порядок складання звітності. Вона формується як у регламентованому режимі, так і в режимі запитів до бази даних, а не складається один раз для використання протягом тривалого часу. Саме тому підприємці не завжди можуть своєчасно отримати звіти, які є основними носіями інформації для прийняття управлінських рішень, оскільки на їх отримання витрачається значна кількість часу та зусиль облікових працівників. Автоматизований облік відкрив перед обліковцями та керівниками доволі широкі можливості щодо складання звітності, адже саме рівень організації та якість інформаційного забезпечення визначають результативність управління.

Вся звітність, яка надається користувачам при використанні автоматизованої системи бухгалтерського обліку, умовно може бути поділена на три класи: 1) зовнішні (регламентовані) звіти; 2) системні внутрішні звіти; 3) специфічні (нестандартні) звіти (див. рис. 2.7). (Складові бухгалтерської звітності в автоматизованих системах бухгалтерського обліку).

Системні внутрішні звіти - це необхідні бухгалтерам звіти, які допомагають їм перевіряти правильність ведення обліку, а також відшуковувати імовірні помилки.

Зовнішні (або регламентовані) звіти - звіти, які є обов'язковими для подання юридичними особами державним органам, інвесторам, кредиторам тощо (автоматично отримані в програмах звіти для податкової інспекції, позабюджетних фондів, різноманітні довідки, фінансові звіти).

Специфічні (нестандартні) звіти - звіти, які не входять до основних форм бухгалтерської звітності, і е регламентованими лише для деяких видів підприємств (консолідована звітність (для холдингових компаній, які мають у своєму складі дочірні підприємства) та звітність за міжнародними стандартами бухгалтерського обліку GAAP або IFRS (для спільних підприємств та підприємств з іноземними інвестиціями). Комп'ютерні програми бухгалтерського обліку дають можливість ефективно створювати такі види звітності шляхом допрограмування.

Нестандартні звіти необхідні для задоволення потреб керівників підприємства у систематичному отриманні відповідей на актуальні питання. До цієї групи відносять звіти, які є засобом для проведення оперативного аналізу, наприклад, щоденний звіт про оприбуткування грошових коштів і напрями їх витрачання. Такий звіт не може бути заздалегідь передбачений розробниками, відповідно, його неможливо безпосередньо отримати штатними засобами програми.

2.2. Комп'ютерна форма ведення обліку

Технологія обробки облікової інформації здебільшого визначається формою бухгалтерського обліку. Під формою ведення бухгалтерського обліку розуміють сукупність облікових регістрів, які використовуються в певній послідовності та взаємодії для ведення обліку із застосуванням принципу подвійного запису.

Найпоширенішою паперовою формою ведення бухгалтерського обліку в Україні є журнальна форма обліку (рис. 2.8). (Журнальна форма ведення обліку).