Застосування штрихових кодів для реєстрації операцій

Для того, щоб автоматизована система могла сприймати зовнішню інформацію, на етапі впровадження системи, як правило, проводиться кодування. Існує багато різноманітних систем і правил кодування (наприклад, коди номенклатур товарів, інвентарні номери об'єктів, бухгалтерські проводки господарських операцій тощо).

Важливим завданням обліку та управління є контроль за рухом матеріальних цінностей. Одним з найефективніших засобів, що дозволяють підвищити швидкість і ефективність такого контролю, є використання штрихових кодів.

Штриховий код - особлива система кодування символьної інформації про товари або інші товарно-матеріальні цінності у вигляді послідовності чорних та білих смуг, яка може бути прочитана автоматичним цифровим пристроєм.

Штриховий код розроблений спеціально для побудови систем автоматизованого збору інформації для наступної комп'ютерної обробки та оптимальної організації матеріальних потоків у різних галузях господарства, економіки.

Сфери застосування штрихових кодів найрізноманітніші - від окремих магазинів, складів, виробничих конвеєрів, цехів до цілих галузей та великих економічних регіонів. Усуваючи ручну роботу на вході інформаційних систем, штрихові коди надають їм завершеного вигляду і, разом з тим, залучають до сфери автоматизації нові ділянки господарської діяльності. Автоматизація інформаційної технології безпосередньо впливає на основну виробничу технологію галузі, піднімає її на якісно новий рівень організації.

Штрихове кодування включає наступні елементи:

- штриховий код;

- апаратні засоби його нанесення та зчитування;

- автоматизовану систему розпізнавання товару за кодом;

- комп'ютерну систему бухгалтерського обліку, що здатна працювати із закодованою інформацією.

В Україні штрихове кодування почали використовувати з початку 90-х років.

Найбільш розповсюдженою міжнародною системою кодування товарів є EAN, європейська товарна нумерація.

Штриховий код EAN/UPC найчастіше зустрічається на упаковках продуктів харчування. EAN є абревіатурою від Europian Article Number (європейський номер товару) так само, як американський еквівалент UPC є абревіатурою від Universal Product Code (універсальний код товару). Існують два типи штрихового коду EAN: EAN 8, який має вісім цифр, та EAN 13, який має тринадцять цифр. Слово " цифра", а не " символ" використовується навмисно, тому що коди EAN (також, як і UPC) можуть відображати тільки цифрову інформацію. Штрихові коди EAN не треба плутати з американським UPC, де використовується 12-знаковий числовий код, дві цифри якого виносяться за штрихову сітку, а код країни не виділяється.

Звичайний вигляд і структуру штрихового коду зображено нарис; 2.3. (Штриховий код).

Перші три цифри штрихового коду вкачують на країну, де був зареєстрований даний код. Наприклад, будь-який штриховий код, який починається з цифр " 482" вказує на те, що товар був виготовлений в Україні.

Наступні 4 цифри відведено для номеру підприємства. Виробника або пакувальника можна визначній, звернувшись до нетрів кодування, які є в кожній країні.

П'ять наступних цифр вказують на код товару і присвоюються самим підприємством.

Остання, тринадцята цифра коду викопує роль контрольної. Контрольна цифра використовується для визначення правильності зчитування коду спеціальним пристроєм.

Вона розраховується з 12 попередніх цифр за спеціальним алгоритмом.

Система кодування повинна:

- відображати повну характеристику об'єкта;

- забезпечувати мінімальну довжину запису;

- мати резерв для розширення номенклатури;

- бути логічною за структурою, легко засвоюваною та зручною;

- забезпечувати можливість автоматичного контролю помилок при обробці.

На всіх етапах збору, передачі, підготовки та обробки кодованої інформації, при її записі та передачі лініями зв'язку необхідний ефективний контроль. Застосовуються контролюючі коди, тобто контрольний розряд коду, що використовується для перевірки правильності записів кодового значення. При такому підході до розробленої структури штрих-коду справа додається контрольний розряд для автоматичного виявлення помилок.

При введенні таких кодів у ЕОМ програмним шляхом виконуються необхідні контрольні вирахування та порівняння кодів.

Впровадження технології штриховою кодування в торгівлі полягає, по-перше, в автоматизації складських операцій; по-друге, в автоматизації збутової діяльності та роботи роздрібної торговельної мережі.

На складі встановлюється комп'ютер, підключений до локальної мережі магазину. Завдяки цьому працівник складу має доступ до мережевої програми комплексної автоматизації торговельного, складського та зведеного обліку. При надходженні товару на склад комірник або товарознавець заносять до комп'ютерної системи найменування цього товару, кількість, вартість та інші характерне гики, серед яких і номер штрихового коду. Завдяки комплексній мережевій системі вся занесена складська інформація стає доступною як для бухгалтерської служби (для операцій з оприбуткування товару), так і для продавця в торговельному залі (товарознавця). Якщо склад територіальне віддалений від головного магазину, то інформація може бути передана за допомогою модему або дискет, компакт-дисків тощо.

Важливою особливістю впровадження на торговельних підприємствах системи обліку з використанням штрихових кодів с її сумісність з іншою, не менш необхідною системою - електронною системою захисту від крадіжок. Етикетка із зображенням штрих-коду може мати у своїй структурі тонкий прошарок, що складається зі спеціальної речовини. При спробі пронести через встановлені на виході магнітоакустичні пристрої неоплачений товар, звучить спеціальний сигнал.

Комп'ютеризація процесу інвентаризації Комп'ютеризація також вносить зміни до процесу інвентаризації. Одним з ефективних засобів, що дозволяє підвищити швидкість та дієвість контролю за рухом товарів, покращити якість проведення інвентаризацій, є використання штрихових кодів.

Процес проведення інвентаризації товарів можна майже повністю комп'ютеризувати. Єдиним недоліком проведення інвентаризації шляхом сканування штрихових кодів є те, що сканер не може визначити повторно просканований один і той же товар.

При проведенні інвентаризації готової продукції і товарів достатньо використовувати такий найпростіший робочий інструмент, як етичний зчитувач у вигляді олівця (так званий " олівець"), що має відносно невеликий обсяг пам'яті та інтерфейс зв'язку з персональним комп'ютером.

Технологія роботи члена інвентаризаційної комісії при такому способі с наступною (рис. 2.4). (Технологія ідентифікації товарів).

Цю технологію можна суттєво спростити і виділити два основні етапи:

- формування програмним забезпеченням автоматизованої системи на основі облікових даних інвентаризаційні відомості про залишки, що завантажується до зчитувача (не обов'язково " олівець", але також зручний і компактний);

- зчитування оператором коду (можливе використання засобів дистанційного зчитування на дистанції до 2 метрів), і прилад порівнює дані.

Інформація про залишки товарів вводиться до комп'ютера з інвентаризаційних описів, а надходження товарів - з прибуткових документів. Потім вона групується в порядку, необхідному для застосування норм природного убутку.

Методику проведення інвентаризації за допомогою комп'ютерної техніки можна представити у вигляді наступної схеми (рис. 2.5). (Комп'ютеризовані процедури інвентаризаційного процесу).

Автоматизований контроль при обліку наявності ТМЦ повинен забезпечувати можливість занесення записів фактичної кількості товару на ту дату, коли було закінчено " зняття залишків" з врахуванням руху (надходження та відпуску) під час проведення інвентаризації. Відомість про недостачі і лишки повинна формуватись автоматично та будуватись на підставі порівняльних відомостей.

Традиційні організаційні прийоми фактичного контролю - перерахування, зважування, перемірювання, контрольний обмір - в умовах комп'ютеризації бухгалтерського обліку зберігають своє значення, їх застосування пояснюється неможливістю повного уникнення помилок при визначенні фактичної наявності цінностей.