Системный подход к реализации механизма контроллинга предприятия

Раскрытие содержания организационно-экономического механизма контроллинга предприятия через призму синергизма его составляющих позволило сделать вывод о целесообразности его формирования (и последующей оценки) с позиций системного подхода, призванного способствовать созданию объектов с получением благоприятного синергетического эффекта. Признание системного подхода в качестве адекватного научного аппарата формирования организационно-экономического механизма контроллинга предоставило возможность предложить общие рекомендации в контексте реальных предприятий.

Системная сущность механизма контроллинга предприятия, сложность и многогранность вопроса его формирования, определив использование системного подхода в качестве методологической базы, обусловили необходимость рассмотрения трех аспектов построения:

· функционального;

· элементного;

· организационного (структурного) [7].

В результате, руководствуясь требованием первичности рассмотрения функциональной составляющей, посредством разработки дерева функций было реализовано функциональное построение механизма контроллинга предприятия. Для этого было уточнено содержание главной цели механизма, достижению которой должна способствовать реализация разрабатываемых функций:

Цель организационно-экономического механизма контроллинга предприятия состоит в ориентации процесса управления предприятием на достижение поставленных целей и его долгосрочное, эффективное существование посредством интеграции процессов планирования, контроля, информационного обеспечения.

Исходная, главная функция

Функции первого уровня

Функции второго уровня

Обеспечить ориентацию процесса управления предприятием для достижения поставленных целей посредством интеграции процессов планирования, контроля, информационного обеспечения F0

Обеспечить интеграцию процессов планирования, контроля, информационного обеспечения F1

Обеспечить информационно-аналитическую и методическую поддержку процесса управления для достижения поставленных целей F2

…

…

…

…

…

…

 

Рис. 6.4. Состав и содержание дерева функций организационно-экономического механизма контроллинга предприятия

Соответствующей главной цели была признана главная функция механизма контроллинга, которая легла в основу разрабатываемого дерева функций (рис. 6.4). При осуществлении последовательной декомпозиции главной функции был определен конкретный состав функций организационно-экономического механизма контроллинга предприятия первого и второго уровней.

Поскольку декомпозиция функций, учитывающая приоритетность их решения зависит, прежде всего, от целевых установок предприятия, принявшего решение о формировании механизма контроллинга, была предложена укрупненная модель состава и содержания его дерева функций, предполагающая дальнейшую адаптацию в реальных условиях предприятия.

По нашему мнению, универсальный характер разработанной модели дерева функций позволит предприятиям, выбрав ее в качестве исходной, продолжить декомпозицию и осуществить функциональное построение организационно-экономического механизма контроллинга в реальных условиях.

Функциональное построение выступит основой формирования элементного состава организационно-экономического механизма контроллинга предприятия, в результате которого функции, сгруппированные по признаку содержательной однородности, будут закреплены за конкретными автономными элементами.

Поскольку в реальных условиях формирования механизма контроллинга необходимость реализации его функций связана с использованием не только вновь формируемых, но и существующих элементов системы управления предприятия, функциональное и элементное построение должны носить встречный характер: от функций должны определяться необходимые элементы, а от существующих элементов – их возможные функции. Кроме того, так как речь идет о структуре конкретной высокотехнологичной системы, в комплексе должно быть осуществлено и структурное построение механизма.

Структурное построение, раскрыв состав и содержание связей элементов организационно-экономического механизма контроллинга, окончательно определит его структуру, а, следовательно, организационную форму его включения в организационную структуру наукоемкого предприятия. При этом в условиях отсутствия в мировой практике единого подхода в вопросе практического осуществления контроллинга первоочередной задачей станет выработка научно обоснованного подхода к включению структуры механизма контроллинга в существующую структуру управления предприятием.

Поскольку главным качественным отличием структуры от составляющих ее элементов является цельный характер, при выработке подхода станет важным руководствоваться тем, что формируемая структура механизма, объединив его элементы, должна подчинить их функционирование его главной цели.

Исходя из этого, применительно к элементам объекта управления организационно-экономического механизма контроллинга – процесса контроллинга, рациональная структура механизма должна обеспечить его интегрированную реализацию. По нашему мнению, лишь при таком подходе к организации механизма контроллинга предприятия, абстрактно представленном в виде схемы (рис. 6.5), элементы его объекта управления (процессы планирования, информационного обеспечения, контроля), потеряв свой независимый характер, будут определяться в контексте указанного интегрированного процесса.

Таким образом, предложенный подход позволит решить проблемы фрагментации, раздробленности процессов планирования, контроля и информационного обеспечения управления предприятием, подчинив их реализацию главной цели механизма контроллинга.

Поскольку ключевая роль в целенаправленной реализации процесса контроллинга принадлежит субъекту управления, рациональная структура механизма контроллинга должна упорядочить, связать и его элементы, которыми станут существующие и вновь формируемые службы, группы, а также отдельные работники предприятия, на которых будет возложено выполнение тех или иных функций управления реализацией процесса контроллинга.

В результате использование системного подхода позволит сформировать организационно-экономический механизм контроллинга конкретного предприятия.

Объект управления ОЭМК – процесс контроллинга

Процесс информационного обеспечения

Информационные потоки

Формальные связи

ОЭМК

Процесс контроля

Процесс планирования

Рис. 6.5. Рациональная структура организационно-экономического механизма контроллинга (ОЭМК)

 

Продемонстрируем это на конкретном примере - одном из промышленных предприятий г. Воронежа - ЗАО «Тяжмехпресс». При этом вопрос формирования механизма контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс» рассмотрим в разрезе его ключевой составляющей - управляющей подсистемы. В результате, рассматривая организационную структуру и состав подразделений ЗАО «Тяжмехпресс» (рис. П.1 Приложения), реализующих процессы планирования, контроля и информационного обеспечения, в который входят планово-экономический, финансовый отделы, отдел труда и заработной платы, бухгалтерия и отдел автоматизированных систем управления, при формировании механизма контроллинга поставим задачу обеспечения интеграции их деятельности.

В результате, изучив организационные формы контроллинга в работах Э. Майера, Р. Манна, Д. Хана, А. Дайле, П. Хорвата, и Б. Гайзера, Н.Г. Данилочкиной, Ю.П. Анискина, А.М. Павловой, А.М. Карминского, Н.И. Оленева, С.Г. Фалько, С.Н. Петренко[1, 5, 8, 10, 13] и практической деятельности предприятий, остановим свой выбор на варианте создания специализированной службы контроллинга предприятия.

Кроме того, согласимся с точкой зрения Н.Г. Данилочкиной о поэтапном развитии службы контроллинга предприятия, при котором на начальной стадии достаточным станет включение в ее состав 3-4 сотрудников, наделенных соответствующими должностными обязанностями [10]. Поддерживая указанную точку зрения, будем руководствоваться тем, что поэтапное внедрение элементов механизма контроллинга, раскрыв полную картину его преимуществ в условиях успешной реализации, при минимальных начальных затратах оправдает в дальнейшем увеличение затрат на его развитие.

С учетом изложенного, руководствуясь функциональным построением как основой формирования элементного состава, осуществим элементное построение субъекта управления организационно-экономического механизма контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс».

В результате, исходя из необходимости реализации разработанных функций организационно-экономического механизма контроллинга предприятия, в состав службы контроллинга предложим включить:

· контроллера-аналитика (1);

· контроллера-специалиста по информационным технологиям (2);

· контроллера-специалиста в области планирования и контроля (3).

Предлагая указанных специалистов службы и определяя их основные трудовые функции, будем исходить из технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить их оптимальную специализацию.

В результате, закрепляя разработанные функции механизма контроллинга, предложим следующее распределение функциональных обязанностей специалистов службы контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс» (рис. 6.6):

 

Руководитель службы контроллинга

Контроллер-аналитик

Контроллер – специалист по информационным технологиям

Контроллер – специалист в области планирования и контроля

F21 F 22 F23

F13

F11 F12

 

Рис. 6.6. Функциональные обязанности специалистов службы контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс» [7]

 

Предложенных специалистов расположим в функциональном подчинении руководителя службы контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс», на которого возложим обязанности обеспечения ее эффективного функционирования.

Осуществляя дальнейшую декомпозицию разработанных функций организационно-экономического механизма контроллинга предприятия, определим функциональные задачи специалистов службы контроллинга, которые отразим в разработанном каталоге должностных обязанностей специалистов службы контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс» (табл. 6.4).

 

 

Таблица 6.4

Каталог должностных обязанностей специалистов службы контроллинга ЗАО «Тяжмехпресс»

Наименование должности службы контроллинга

Должностные обязанности

Руководитель службы контроллинга

Обеспечивает создание и эффективное функционирование службы контроллинга. Осуществляет руководство деятельностью службы контроллинга предприятия. Осуществляет и контролирует рациональную организацию работы службы контроллинга. Обеспечивает разработку и предоставляет на рассмотрение руководителю предприятия должностные инструкции специалистов-контроллеров. Принимает меры по обеспечению службы контроллинга квалифицированными кадрами. Обеспечивает планирование работы службы контроллинга в разрезе каждого работника. Осуществляет контроль за соблюдением требований должностных инструкций работниками службы, рассматривает претензии по их деятельности и конфликтные ситуации между контроллерами и специалистами предприятия. Обеспечивает правильное сочетание экономических и административных методов руководства, коллегиальности в обсуждении и решении вопросов, материальных и моральных стимулов повышения эффективности функционирования службы контроллинга. Организует методическое, информационное, техническое и программное обеспечение службы контроллинга.

 

Продолжение таблицы 6.4

Организует предоставление консалтинговых услуг службы контроллинга в области планирования, контроля и информационного обеспечения подразделениям предприятия. Обеспечивает координацию деятельности функциональных подразделений предприятия по планированию, контролю и информационному обеспечению управления. Осуществляет организационную работу с начальниками других функциональных подразделений предприятия по обеспечению непрерывного движения информационных потоков. Координирует и контролирует работы по разработке и развитию нормативов и стандартов предприятия в области планирования, контроля, информационного обеспечения. Обеспечивает согласование деятельности подразделений предприятия в области планирования, контроля и информационного обеспечения. Контролирует организацию и проведение обучения работников функциональных служб предприятия новым технологиям планирования, контроля и информационного обеспечения. Принимает участие в практических семинарах по проблемам планирования, контроля и информационного обеспечения. Руководит проведением исследований и принимает участие в разработке вариантов управленческих решений. Руководит предоставлением экономически обоснованной информации по каждому альтернативному варианту управленческих решений на рассмотрение руководству предприятия в понятной форме.

 

Продолжение табл. 6.4

Принимает участие в выработке управленческого решения в качестве консультанта.

Контроллер-аналитик

Обеспечивает подготовку и предоставление руководству аналитической информации, релевантной принятию управленческого решения с позиций стоящих целей. Определяет объекты, цели, методический аппарат аналитической деятельности предприятия. Определяет форматы, сроки и направления сбора аналитической информации, релевантной принятию целевых управленческих решений. Разрабатывает аналитические процедуры в разрезе проблематики и подразделений предприятия. Обеспечивает разработку методических материалов по анализу. Руководит проведением и организует аналитическую работу в координации с другими подразделениями предприятия. Контролирует сбор аналитической информации. Консультирует подразделения предприятия по вопросам сбора аналитической информации. Производит аналитические расчеты. Обеспечивает своевременность подготовки и предоставления руководству аналитической информации, релевантной принятию управленческого решения с позиций стоящих целей. Разрабатывает инструментарий формирования полного перечня альтернатив управленческих решений, релевантных поставленным целям. Разрабатывает инструментарий анализа альтернатив управленческих решений с последующим выбором наилучшего с точки зрения стоящих целей.

Продолжение табл. 6.4

Разрабатывает алгоритмы и регламенты аналитических процедур. Организует аналитическую работу в координации с другими подразделениями предприятия. Оказывает организационную и методическую поддержку работникам других отделов в вопросах аналитических решений. Осуществляет внутрифирменное консультирование руководителей и сотрудников подразделений предприятия по вопросам внедрения и использования методов анализа.

Контроллер – специалист по информационным технологиям

Обеспечивает разработку инструментария информационной поддержки процессов планирования, контроля и принятия решений. Проводит оценку и обеспечивает оптимизацию документооборота предприятия. Консультирует при выборе электронно-вычислительного оборудования, производит его обоснование, определяет формы и методы сбора информации, обеспечивает разработку и согласование с соответствующими подразделениями предприятия технологических схем обработки информации. Осуществляет внутрифирменное консультирование руководителей и сотрудников подразделений предприятия в вопросах информационного обеспечения. Осуществляет методическую поддержку создания, развития системы средств вычислительной техники, коммуникаций и связи для автоматизированной обработки информации при решении управленческих задач.

 

 

Продолжение табл. 6.4

Обеспечивает обработку информации и проведение вычислительных работ в соответствии с установленными планами и графиками. Консультирует по вопросам обновления технической базы и информационного обслуживания, внедрения современных методов и средств обработки информации. Проводит изучение и анализ рынка информационных услуг с целью обеспечения управления предприятием современными информационными технологиями. Осуществляет руководство проектированием структуры базы данных и механизмов доступа к ним, разработкой и обеспечением регламента работы с данными системы, изучением возможных источников информации для обеспечения функционирования информационно-аналитической системы.Принимает участие в разработке и развитии нормативов и стандартов предприятия на использование программно-аппаратных средств, методической базы для создания и развития информационно-вычислительной системы предприятия, а также разработке организационно-технических мероприятий по внедрению средств вычислительной техники с целью повышения эффективности труда. Принимает участие в организации и проведении обучения пользователей прикладных программных приложений, проектировании и разработке автоматизированной системы непрерывного обучения работников предприятия.

 

Продолжение табл. 6.4

Контроллер – специалист в области планирования и контроля

Обеспечивает координацию деятельности подразделений предприятия в процессах планирования и контроля. Определяет потребность в информации и время для отдельных шагов процессов планирования и контроля. Разрабатывает инструментарий и определяет форматы, сроки, алгоритмы и процедуры планирования и контроля. Обеспечивает регламентацию и организационное оформление процедур планирования и контроля. Обеспечивает разработку методических материалов по планированию и контролю. Осуществляет руководство разработкой и контролирует в вопросах внедрения новых методов планирования и контроля. Обеспечивает координацию и агрегирование отдельных планов по времени и содержанию. Осуществляет проверку предлагаемых планов на полноту и реализуемость. Обеспечивает унификацию методов и критериев оценки деятельности предприятия, ее подразделений.Контролирует и обеспечивает методическую поддержку создания и развития точной и интеграционной системы отчетов, объективно и полно отражающей ход и результаты деятельности предприятия. Осуществляет методическую поддержку и внутрифирменное консультирование руководителей и сотрудников подразделений предприятия в вопросах планирования и контроля. Обеспечивает и принимает участие в обучение работников функциональных служб предприятия новым технологиям планирования и контроля.

 

 

Продолжение табл. 6.4

Все специалисты службы

Постоянно повышают свой профессиональный уровень путем: · изучения специальной литературы; · участия в конференциях и практических семинарах, посвященных проблемам контроллинга; · изучения опыта служб контроллинга ведущих предприятий.

 

Реализовав функциональное и элементное построение, определим форму включения предложенной службы контроллинга в организационную структуру ЗАО «Тяжмехпресс».

Осуществляя структурное построение, кроме разработанных должностных обязанностей специалистов, будем исходить из состава прав службы (табл. 6.5), полученного нами в результате обобщения предъявляемых к ней в ряде литературных источников требований.

 

Таблица 6.5

Права службы контроллинга предприятия

№	Права службы контроллинга предприятия
	Получать информацию от руководителей и сотрудников подразделений предприятия, необходимую для выполнения сотрудниками службы своих должностных обязанностей.
	Давать обязательные для подразделений указания по вопросам методического обеспечения процессов планирования, учета и анализа.
	Внедрять новые процедуры сбора аналитической информации на постоянной основе.
	Быстро доводить информацию до сведения высшего руководства предприятия.
	Быть независимой от той или иной финансово-экономической службы.
	Осуществлять связь с другими предприятиями и фирмами по вопросам, входящим в компетенцию службы

В соответствии с этим, изучив типовые структуры управления, сделаем вывод о целесообразности использования матричной схемы включения службы контроллинга в организационную структуру ЗАО «Тяжмехпресс».

Руководствуясь сделанным выводом, предложим схему включения службы контроллинга в организационную структуру ЗАО «Тяжмехпресс» в качестве подразделения, равноправного со службами, реализующими процессы планирования, контроля и информационного обеспечения, обеспечив установление их необходимой связи, способствующей их информационному сотрудничеству и более точному разделению функций (рис. 6.7):

 

Общее собрание акционеров

Правление ЗАО

Наблюдательный совет

Ревизионная комиссия

Главный бухгалтер

Директор по экономике

Генеральный директор ЗАО

Руководитель службы контроллинга

Руков-ль ОТиЗ

Руков-ль ФО

Руков-ль ПЭО

Руков-ль ОК

Руков-ль отдела АСУ и ВЦ

Технический директор

- информационно-координационные связи - иерархические связи - элементы (исполнители), ответственные за реализацию функций ОЭМК

1 – контроллер-аналитик; 2 – контроллер-специалист в области планирования и контроля; 3 – контроллер-специалист по информационным технологиям

Рис. 6.7. Схема включения службы контроллинга в организационную структуру ЗАО «Тяжмехпресс»

В рамках представленной схемы службу контроллинга в лице ее руководителя подчиним непосредственно руководителю ЗАО «Тяжмехпресс», придав тем самым ей необходимый для эффективной работы организационный статус. В результате за счет вертикальной составляющей разработанной схемы обеспечим ее стабильность, а с помощью горизонтальной придадим ей необходимый динамизм, способствующий интеграции существующих в реальных условиях процессов планирования, контроля и информационного обеспечения, их подчинению цели информационно-аналитической и методической поддержки процесса управления.

Таким образом, разработанной схемой предоставим ЗАО «Тяжмехпресс» организационную возможность осуществления эффективной реализации разработанных функций механизма, сохранив целевую направленность его существующих структурных элементов. При этом отметим, что системный подход, раскрыв содержание процесса формирования организационно-экономического механизма контроллинга, позволит осуществить его функциональное, элементное и структурное построение для любого предприятия. Его использование будет способствовать разработке состава функций механизма; созданию на предприятии эффективной структуры, реализующей его функции; определению необходимого оптимального элементного состава; усовершенствованию и созданию новых связей между структурными элементами реального предприятия.

В свою очередь, системная сущность механизма контроллинга, предполагающая целенаправленность, системность использования организационных форм и экономических методов управления, вызовет необходимость разработки соответствующих элементов экономической составляющей механизма, способных стать экономической основой, гарантией работоспособности сформированной структуры.

В такой ситуации дальнейшие рекомендации на наш взгляд, должны коснуться компенсационной политики предприятия, призванной стимулировать активность задействованных специалистов в том направлении деятельности и в том качестве, в котором от них ожидается максимальная отдача.