Республики Беларусь. 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен. 3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен

Найменне вышэйстаячай аргашзацьп Найменне аргашзацьп АКТ _______ №__________ Месца складання або выдання

Наименование

вышестоящей организации

Наименование организации

АКТ

Место составления или издания

Гриф утверждения

Заголовок к тексту

Текст

Отметка ^наличии приложений

Подпись

председателя комиссии

Подпись комиссии
Виза \

Отметка о переносе данных на машин­ный носитель

Отметка об исполне­нии документа и на­правлении в дело

. реквизиты «гриф утверждения» и «визы» необходимы в Примечание, реквиты отдельных случаях.

Приложение 18 Схема расположения реквизитов акта без изображения Государственного герба Республики Беларусь

Наименование организации АКТ Дата №

Место составления или издания

Гриф утверждения Заголовок к тексту

Текст

Отметка о наличии приложений Подпись председателя комиссии Подпись членов комиссии Виза

Отметка об исполне- Отметка о переносе
нии документа и на- данных на машин-
правлений в дело ный носитель

Примечание: реквизиты «гриф утверждения» и «визы» необходимы в отдельных случаях.

Приложение 19 Образец должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Контур» подпись И.О. Фамилия 06.10.2002

АО «Контур»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

06.10.2002 №1

Секретарю-референту генерального директора

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия.

1.2. Секретарь-референт подчиняется непосредственно гене­ральному директору предприятия.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность, перемеща­ется и освобождается от нее приказом генерального директора предприятия.

1.4. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5. Основными задачами секретаря-референта являются орга­низационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

\ 1.6. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

законодательными актами Республики Беларусь;

уставом предприятия;

приказами (распоряжениями, указаниями) руководства пред­приятия;

нормативно-методическими материалами по организации де­лопроизводства;

правилами трудового распорядка;

настоящей должностной инструкцией.

1.7. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйствен­ной деятельности;

организации работы с документами; организации управленческого труда;

 

применения компьютерной и организационной техники;

перевода служебной документации на иностранный язык ком­мерческого партнера;

культуры труда и служебной этики;

охраны труда, техники безопасности и противопожарной за­щиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Оперативно-организационное обслуживание руководства:
организация работы по обеспечению документационного об­
служивания руководителя организации;

подготовка аналитических материалов, проектов выступлений руководителя по основным направлениям деятельности предприятия;

подготовка деловых поездок, приемов, встреч с представителя­ми организаций-партнеров, общественностью.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах пред­приятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Ведение делопроизводства в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по кадрам).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполне­ния документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность со­ставления, согласования и утверждения документов, представляе­мых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поруче­ний руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия реше­ния и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить

анализ справок и докладов, представляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организа­циями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельно­сти предприятия.

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия.

3.9. Производить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.10. Осуществлять подготовку и проведение приемов, совеща­
ний, переговоров и презентаций.

4. ПРАВА Секретарь-референт имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства организа­ции по вопросам своей деятельности.

4.2. Запрашивать и получать от руководителей и специалистов структурных подразделений предприятия информацию и докумен­ты по вопросам, связанным с осуществлением своих должностных обязанностей.

 

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подго­товленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности пред­приятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех до­кументов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф ограничения доступа.

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

 

 

в ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах - учредительной конференцией;

в кооперативах состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствова­ния работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

1.4. Работа службы ДОУ регламентируется Положением о ней, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного поло­жения. Деятельность работников службы регламентируется долж­ностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работ­ников, распределение работ по сложности выполнения и квалифи­кации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем. При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются.

1.5. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законо­дательными и иными нормативными правовыми актами государ­ственных органов Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организа­ции, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национального центра по архивам и делопроизвод­ству Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

1.6. Руководство службы ДОУ должно замещаться специалис­тами с высшим или средним специальным образованием соответ­ствующего профиля.

1.7. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ СЛУЖБЫ ДОУ

2.1. Основной целью службы ДОУ является организация, руко­водство, координация, контроль и реализация работ по документа-

ционному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

2.1.1. Совершенствование форм и методов работы с документами;

2.1.2. Обеспечение единого порядка документирования, органи­зации работы с документами, построения поисковых систем, кон­троля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

2.1.3. Сокращение документооборота, количества форм доку­ментов;

2.1.4. Разработка и внедрение нормативных и методических
документов по совершенствованию документационного обеспече­
ния в организации и подведомственной системе (для организаций,
имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий
документационного обеспечения управления на базе применения
вычислительной и организационной техники.

3. ФУНКЦИИ СЛУЖБЫ ДОУ 3.1. В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

3.1.1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифи­цированных форм документов организации, внесение в них изме­нений;

3.1.2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3.1.3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представля­емых на подпись руководству;

 

3.1.4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установлен­ный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

3.1.5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проекти­рование бланков документов;

3.1.6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной инфор­мации;

3.1.7. Организация работы по предложениям, заявлениям и
жалобам граждан;

 

3.1.8. Организация контроля за работой с документами в струк­турных подразделениях;

3.1.9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

 

3.1.10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;

3.1.11. Организация работы архива в соответствии с законода­тельством по архивному делу Республики Беларусь, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями Национальной архивной службы Республики Беларусь;

3.1.12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ;

3.1.13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СЛУЖБЫ ДОУ 4.1. Служба ДОУ имеет право:

4.1.1. Принимать меры и осуществлять контроль за сокращени­ем избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);

4.1.2. Контролировать и требовать от руководителей структур­ных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;

4.1.3. Запрашивать от структурных подразделений и организа­ций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;

4.1.4. Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и дово­дить итоги проверок до руководителей структурных подразделе­ний для принятия соответствующих мер;

4.1.5. Привлекать в установленном порядке специалистов струк­турных подразделений к подготовке проектов документов по по­ручению руководства;

4.1.6. Возвращать исполнителям на доработку документы, под­готовленные с нарушением установленных требований;

4.1.7. Совместно с ВЦ определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

4.1.8. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

4.1.9. Разрабатывать положение о структурных подразделени­
ях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

4.1.10. Вносить предложения руководству организации о при­менении административных мер во всех случаях нарушения под­разделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

4.1.11. Участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

4.1.12. Вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

4.2. Служба ДОУ несет ответственность за:

4.2.1. Обеспечение установленного порядка работы с докумен­тами в организации;

4.2.2. Выполнение указаний и поручений руководства и соблю­дение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

5. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

5.1. Со структурными подразделениями организации - по воп­росам документационного обеспечения управления;

5.2. С юридической службой - по правовым вопросам, связан­ными: подготовкой документов;

5\3. Со службами кадров, труда и заработной платы и с соот­ветствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повыше­ния их квалификации в условиях широкого использования вычис­лительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершен­ствования стиля и методов работы с документами;

5.4. Со службами хозяйственного обслуживания - по\вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техни­ки, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бы­тового обслуживания работников службы ДОУ;

5.5. С вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно-методических документов.

Должность лица,

подписавшего документ подпись И.О. Фамилия

 

Приложение 21